图书采购招标过程中的问题及对策

吴兴功

（江苏海事职业技术学院 图书馆，江苏 南京 211100）

近年，高校图书馆文献采购被纳入到政府体系中，根据《中华人民共和国采购法》的解释，文献资源政府采购是指各级国家机关、事业单位和团体组织，使用财政性资金采购依法制定了集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物、工程和服务行为。政府采购主要通过备案制、单一来源谈判、公开招标及竞争性谈判四种方式进行，其中公开招标是主要形式。

政府采购的目的是规范政府采购行为，提高政府资金使用效率，促进廉政建设。图书文献实行政府招标采购已不再是理论层面上的探讨，通过试点到普遍推行已是大势所趋。图书馆招标采购实施几年来，从实践来看有好处，但也存在一些问题。据调查，有相当数量的图书馆对这一做法的效果并不满意，而不少书商也对这种采购方式多有抱怨；图书馆不满意实行招标采购后，由于中标书商方面的原因，使藏书的质量得不到保证，损害了图书馆的利益；而书商们则抱怨图书馆过分苛求，折扣压得过低，不仅使他们无利可图，而且要“倒贴”。面对这种书商和图书馆“双不赢”的局面，目前有一些学者开始呼吁停止图书文献的政府采购。当然，政府采购并非万能，我们应该理性对待。

1.图书招标过程中存在的问题

1.1 招标制度不健全。

缺乏图书采购招标专门的组织机构，不单独设立招标工作小组和评标工作小组，招标、评标合二为一现象比较普遍。招标文件制定得不科学、不规范、不具操作性。招标程序过于简单，缺少对投标商资格审查等必备环节。由于招标制度不健全，已经实行招标采购图书馆中，有的是由当地政府采购中心招标选择书商，有的是本单位组织几个人成立招标小组来选择书商，有的图书馆实行全额招标，有的图书馆只是部分招标；正因为没有相应的规范和制度，加之政府主管部门对图书文献这一特殊商品的认识上的差异，图书采购与政府采购在某些方面存在着一定的矛盾。

1.2 没有科学的评标标准。

在招标过程中评标是很重要的，也是最关键的一个环节，招标采购能否成功，关键是书商的选择，而决定书商命运的就是评分标准。科学的、合理的、可操作性的评分标准，是保证公平、公正的重要条件。由于图书的特殊性决定了没有明确的标的。图书馆只能以自己的购书经费制度进行集中招标。在技术参数方面，一般图书馆只会要求，比如社科书多少比例，科技书多少比例，至于买什么书，买多少书，买哪些出版社的书，一概不知道，这样的参数根本无法准确定位需要采购图书的真实价值，由于没有科学的评标标准，造成标的不清，从而引发投标过程中的混乱。

1.3 招“折扣标”现象普遍。

在政府采购图书招标中，普遍采取“低价评标法”，以折扣价格主导招标结果。经过多年市场竞争挤压，图书折扣在图书市场已经形成较为稳定的状态，正规书商间扣点已相差不大。一些资质较低的投标商家在投标时将折扣让得很高，中标后的图书质量，到书率和其他后续服务却难以保证，而一些资质高、服务好的投标商在招标中反而容易落败。这样的招标结果容易导致恶性竞争，购书质量和后续服务得不到保证。

1.4 对投标商家考察不到位。

大部分高校图书馆在组织招标时，不对投标商家的资质进行审查，开标之前对投标公司的状况，如注册资金、合作书商情况、业绩与高校图书馆的合作情况、网站、现采场地及征订数据提供能力等了解不完全，对投标商的要求过于宽泛，从而导制不合理的评标结果，最终损害的是图书馆的利益。

1.5 监督约束机制不健全。

图书馆面对书商的违约行为缺乏有效的约束机制，有的高校图书馆定期约谈有关商家，向书商反馈服务情况，对服务不到位的商家提出警告，虽然起到一定作用，但不能从根本上解决问题。虽然合同中也明确了商家违约所应承担的责任，但实施起来却十分困难。

1.6 服务不到位。

虽然书商在投标时对其服务有明确承诺，并将其写入了合同书，由于这些承诺在履约过程中才能体现，一些书商在投标时以价格优势中标，而服务则无法保证。某些书商在配套服务方面能省则省，竞标时的承诺无法兑现，直接影响读者对图书馆的使用和图书馆的馆藏量，也损害了图书馆的形象。到书率低，有的是因出版变更等原因造成的，但大部分是因书商考虑自身的利益人为造成的。

1.7 文献资源建设质量下降。

由于图书馆采购工作的专业性很强，为图书馆服务的书商自然是长期合作的最为顺手，最能更好地满足图书馆的专业需要，然而招标采购消除了这种不知明天合作者是谁的困惑。由招标选择的供应商具有期限性，也就是说具有不确定性和不稳定性，很难有一家供应商保证每次都中标，使图书馆的预定工作受到一定影响，连续出版的多卷书、工具书、配套书很难保证它的系统性和完整性。当有些出版社给书商的折扣较少，特别是对一些印数少的专业图书给的折扣更少，低于书商竞标的均价时，书商就不得不考虑自身的利益，很难再以均价将这些图书配送给图书馆。这就必然会造成图书馆所需文献的缺藏，从而直接影响文献资源建设的质量。

2.解决办法

面对文献资源政府采购中存在的各种问题，对于实施采购的具体图书馆来说，要保证文献资源建设工作的顺利完成，应从以下几方面做好工作。

2.1 健全相关的组织机构。

学校要成立图书采购工作领导小组，负责对全校图书采购工作的领导、组织和监督。领导小组下设采购招标小组和采购评标工作小组。采购招标工作小组，由采购项目承办单位相关人员组成，具体负责起草图书文献采购招标相关文件和技术规范，对投标单位资质进行初审，管理相关招标文件。采购评标小组由采购项目承办单位工作人员和评标专家组成，评标工作小组负责图书采购的开标、评标工作。

2.2 制定科学合理的评标标准。

在众多的投标中，如何筛选出最适合本图书馆需要的最佳书商，评标的标准相当重要。评标是通过分值来计算的，招标委员会应制定一套科学的、合理的评分标准，而且要易于操作，细化技术评分要求，如经营资质、经营场所、营销网络、客户群体、客户数量、成功案例、信誉度、服务能力、服务水平、财务状况、到货率、到货周期、性价比都要有详细的指标。要减少价格分的比例，为避免指标采购中价格“一票胜出”的弊端，招标时可以取所有投标单位报价的平均值为参考依据、上下都进行扣分的处理办法。

评分标准一般分商业标和技术标两部分，总分值为100分。一般情况下，商务标占60分，商务标中一般商务资质20分和折扣优惠40分。商务资质中又分注册资金，近几年的营业额。标书内容完善规范，标书对服务承诺明确完整等若干小项，可视情况赋分，在折扣优惠项目中还可以根据需要设置“拦标价”，防止个别商家采取超低价恶意竞标。

技术标占40分，技术标分信誉情况10分和服务承诺30分，信誉情况分高校图书馆服务情况和与各学科主要书商合作情况两要项。服务承诺中又不能提供所需准确图书征订数据，每月提供书目条款数，每月提供所需准确、质量符合CALIS要求的标准MARC编目数据，具有全面的采购网络，建有功能较完善且性能稳定的电子商务网站，供货能力，保证图书质量，供书清单符合要求，每批订单及现采到书率，按出版社统计每批订单的到书率等若干小项，可根据情况赋分。

2.3 加强与主管部门的沟通。

政府采购是政府上的要求和称呼，其对采购的规定也仅仅是采购的程序而不是具体的操作细节。主管部门对其特殊性的认识也有较大差异，在已实行政府采购的图书馆中，具体操作要求是难以完全一致，有的实行全额招标，有的只是部分招标；有的中文图书采用政府采购；有的所有文献类型都采用政府采购。因此，加强与政府主管部门的沟通是完善文献资源政府采购过程的要素。

2.4 实行供应商的准入制度。

面对供应商资质参差不齐的状况，政府主管部门应通过市场的广泛调研，明确书商的基本条件和各项服务指标，如资质、性价比、供书周期、增值服务、付款方式等，实行准入制度。只有达到准入制要求的供应商，才可以成为文献资源政府采购的供应商。政府主管部门要对其实行资格审核，颁发资格证书。通过对参与投标商家的资质、规模、实力、信誉反应能力等诸多因素的筛选、过滤、确定最终参与投标的商家，谨防不法商家扰乱市场秩序，给采购工作带来不必要损失。

实行准入制度，图书馆可以选择具有资格证书的供应商完成采购，同时还可以增强供应商自身的品牌效应，形成一个服务与销售双赢的局面，防止有的供应商片面增加折扣，提供低质量产品和服务的情况发生。

2.5 完善监督和评估机制。

要对政府采购过程进行全面监督，包括：财务、技术和党纪监督，同时还应对供应商的服务质量进行监督。作为采购方的图书馆要及时向政府主管部门提供服务质量的评估材料和产品反馈信息，以便于主管部门对供应商的资格进行宏观调控，对有违规操作或被投诉的供应商向社会公布，取消其资格，甚至进行行政处罚，保证采购市场的健康发展。

同样，如果采购方有任何超出采购合同的要求，供应商可以向政府主管部门进行投诉，保证整个采购过程的公开、公平、公正，使文献资源政府采购成为真正意义上的阳光交易。

2.6 正确认识折扣，客观公正评标。

折扣不是图书馆选择供应商的唯一标准，除折扣外，还应考虑供应商提供文献资源的完整性和及时性、资源保障率等因素。如果一味追求高折扣率，就会牺牲质量和一些增值服务，如资源的完整性、及时性、售后服务的快捷高效等。

针对目前市场存在不正当竞争现象，图书馆方面应呼吁有关部门正视折扣的问题，充分认识到只注重折扣对图书馆资源采购工作的负面影响。同时，还要尊重图书馆采购人员的意见，避免通过牺牲资源质量或服务来获得折扣的情况发生。

2.7 加强对图书的宣传,提高优质的服务。

图书资料实行政府采购之后,到馆的新书都有一定的滞后性,与读者的求快心理和求新心理相违背。图书馆工作人员对一些畅销新书要有敏锐的洞察力,即使这些新书没有到馆,也可以先出示此类新书的目录及相关内容,充分吸引读者的浓厚的求知欲和期待感,为滞后新书的到馆埋下一个伏笔。同时也要做好网上预约或者直接预约，保证他们所需的新书到来后第一时间送达其手中。当这些新书实际到馆后，应充分挖掘这部分图书的资源，把这些资源重新推送到读者面前。必要时，对这些优质图书重新宣传，再次唤起读者对这部分图书利用的欲望和认识。另外，图书馆还可以提供更优越的服务条件，如延长借阅期限、提高借阅册次、降低过期赔款金额，以便稳定读者群，防止读者群的流失。

综上所述，政府采购在图书馆的实行，是一项新兴事物，图书馆界的全体同仁都在摸着石头过河，边实践边探索。实践是理论的基础，理论反过来将有效地指导实践，任何一项改革都面临着阵痛，出现一些问题也是正常的，发现问题固然重要，解决问题才是关键。只要我们积极对待，在试验中不断探索、不断总结和完善，就能保证图书文献资源建设的质量。

［1］谢小梅.浅析高校图书馆图书采购招标中供应商的选择［J］.图书馆论坛，2006，（4）.

［2］吴锦荣.论高校图书馆文献政府采购［J］.图书馆，2008，（4）.

［3］周谨.图书实行政府采购应注意的问题［J］.图书馆建设，2004，（5）.

［4］王巧萍.高校图书馆图书的招标采购［J］.图书馆论坛，2005，（3）.