公共图书馆国有资产条形码管理模式的实践与思考

沈佩霞

（浙江图书馆，浙江 杭州 310007）

〔作者信息〕沈佩霞，女，馆员，固定资产管理部副主任。

事业单位的固定资产，种类繁多、形式多样，布局分散。简单、静态的传统管理模式，已无法适应现实要求，更无法保证资产的高效利用。计算机、多媒体、网络技术的不断成熟与发展，为事业单位资产管理现代化提供了强有力的技术支撑。因此，形成以条形码识别为基础、采用数据存储与传输的自动化资产管理模式，已经成为一种必然趋势。它不仅可以全面控制资产的入库、出库，而且对提高资产管理效率，节省人力物力，确保固定资产的完整性具有重要意义。

1 目前固定资产管理中存在的问题

一是管理难度大。固定资产具有数量大、种类多、价值高、使用周期长、使用地点分散等特点，管理难度大。二是资产统计工作难以及时跟进。目前仍然依赖简易软件记账的管理方式。由于管理单据多、盘点工作繁重，需占用大量的人力物力，而且，由于固定资产存在“自主”流动性，造成资产统计工作难以及时跟进，有时甚至导致资产流失。三是存在账、卡、物不符的情况。由于缺乏有效的资产日常管理手段，即使花大力气进行资产清查，没多久，账实不符的情况又会重新出现。因此，必须采取有效的实物管理手段，对固定资产实施动态跟踪管理，完善固定资产的管理制度，及时做好固定资产的购置、转移、盘点、维修、报废等登记工作。

2 条形码的优点

条码是将某种特定的几何图形按照一定的编码规则组合起来，形成黑、白像素不同分布的图形符号，用来代表一定的字符、数字及符号等组成的信息。在对条码进行辨识时，使用条形符号扫描器扫描条码，得到一组反射光信号，此信号经过光电转换后变成为一组与该条形码相对应的电子讯号，经解码后还原为相应的字符、数字等信息。条码能够快速、高质量打印并长时间保留，能够被移动数据采集终端快速准确识别记录。随着条形码技术的成熟和广泛应用，将条码数据终端采集技术，应用在资产管理的盘点、资产抽查等固定资产管理环节中的数据信息采集，可提供详实、准确、及时的基础数据。它具有数据输入快、可塑性强、准确度高、设备简单灵活、易于操作、操作方便、推广普及等特点。因此，在各行各业中得到了广泛的应用。

3 引入条形码的目的

目前，在固定资产基础数据采集上，多数单位还采用手工抄写、单据录入的模式，此种模式不仅难以满足固定资产管理系统化信息化的要求，而且影响了资产管理应有的作用。这一个弊端在固定资产盘点时，尤为突出。2007年省级行政事业单位资产清查时，虽然大多数单位已经建立了固定资产清查系统，但仍以人工管理为主，存在数据统计时间长、盘点工作量大等情况，直接导致信息反应不及时、误差率高等严重问题的出现。为了与国家公共财政体制相适应，完善我省的公共财政体系，使我省的国有资产完成政府分级监督管理、单位管理使用的资产管理体制，省财政厅提出了固定资产“归属清晰、权责明确、配置合理、处置规范、运作高效”的管理目标。为实现这一管理目标，引入条形码管理技术、以数据终端解决技术难题，已势在必行。

4 条形码系统操作流程

条形码系统主要分为数据采集器、条形码打印机和数据终端器三个部分。各部分通过软件将数据采集、打印、查阅、统计、修改、更新、控制等形成系统，其操作流程和应用原理如下：

4.1 数据采集器

为系统软件与固定资产软件配套合成。根据固定资产符号先判断是否符合规则，如果不符合盘点的固定资产编号规则，则提示；如果符合规则，则在待盘文件中查找。采集器显示资产的账面数量，盘点时可以根据实盘的数量与账面数量作比较判断数量是否有误，并且采集器能够自动生成一列“实盘数量”。如果盘点时发现数量有误，则允许修改数量，保存确认后机器才会在“实盘数量”列中存储客户修改后的数量，并且在“备注”列记录“数量有误的”信息。如果盘点数量和账面数量相同，则自动将账面数量读写到“实盘数量”列中。利用数据采集器可随时随地盘点数据，灵活方便。打开固定资产管理软件，可任意调出自己所需要盘点的数据。

4.2 标签打印

首次进行固定资产操作时，操作人员根据固定资产软件打印出固定资产条形码标签，然后进行实物粘贴。破损标签打印：从数据终端中调出需要打印的数据，采用条码打印程序进行标签打印，然后对破损标签进行更换粘贴。

4.3 上传盘点数据到数据终端

通过数据终端通讯软件，上传固定资产管理软件倒出的盘点数据到数据采集终端（注：资产顺序按照固定资产编号生序排列）。其中第一列为固定资产编号，倒数第二列为盘点标志，最后一列为备注信息，这几列的信息和位置是固定的。固定资产编号和盘点标志在两列中间，支持配置浮动列，即可以根据关注的信息，配置多列资产的相关信息。

4.4 数据终端盘点操作

①用户输入用户名和密码，登入数据终端应用系统。观察固定资产标签是否损坏，如损坏则输入固定资产编号，没有损坏则进行条形码扫描。

②数据终端应用系统判断该资产是否在待盘点资产当中；如不是，则记录该条形码；如是，则进行判断是否经过盘点。如资产已经盘点过，则提示；如没盘点过，显示该资产在待盘点文件中的相关信息；如发现有错误项，可以按指定键进入错误设定页，对错误信息进行相关设定，确认后保存盘点信息。对在盘点时发生无法扫描或条码破损的资产，可以在数据采集器上操作记录。盘点或日常抽查如发现资产移动、转移等，数据采集器可以进行变动，当回传到资产系统时，可以直接做相应的变动处理。资产查看时，要求数据库优化，不会出现查看数据时间等待或死机现象，做到每条扫描物品显示信息的完整性。

③查看未盘点选项，如为空项，则说明此盘点完成；如有数据，则按照提示再进行。盘点可以随时保存，并随时查询已盘、未盘、待盘的信息。盘点操作标志：0代表未盘点，1代表已盘点，待盘资产在传到采集器中默认都是0；在盘点的时候，如果发现资产的相关信息有误，按特定键标记错误信息，错误的资产信息项存储在备注列中。盘点时可以对需要的资产名称进行修改，如对已经存在的物品直接勾选即可，无须再进行扫描。

④数据终端下载到软件：通过数据终端通讯软件把盘点数据下载到固定资产管理软件中即完成操作。

〔1〕 中华人民共和国国家标准 GB／T12905－2000〔S〕

〔2〕 陈岱晨，闫平，刘国鑫.关于财政事务采用条码管理模式的探讨〔J〕.山西财税，2009（9）