组织引入开放内容机制并有效实施的策略分析

●王丹丹

（1.中国科学技术信息研究所，北京 100038；2.河南科技大学 管理学院，河南 洛阳 471023）

1 引言

这些年来，开源的机制表现出强大的生命力，作为一种新的知识共享和合作方式已经取得了巨大成功，也吸引了大量研究者和实践家的注意力。目前起源于开源软件的开源机制，已经进一步扩展到开放内容，以维基百科为典型代表。[1，2]维基百科是Wiki技术和协作模式成功的典范，证明了开放共享、协同写作这一新的内容创建形式和协作模式的可行性和成功之处。Wiki是Web2.0技术中最明显体现出社群力量的技术之一，它展现了一种崭新的、高效率的知识积累方式，为人们提供了创造信息、交流信息、利用信息的平台，让用户在使用信息的同时，也能像信息组织者一样创造出满足他人需求的信息资源。[3]

维基百科的巨大成功，使许多组织尝试引入以Wiki为应用平台的开放内容机制，但是大部分Wiki应用并未取得和维基百科一样的效果。那么维基百科的成功运作模式应用到其他领域存在什么条件和限制？对于组织而言，如何有效地引入开放内容机制并保持其长效运行？为了回答这两个问题，本文一是对最成功的案例维基百科进行了详细的分析，以此构建了理论假设的基础；二是选取其他应用领域中开放内容成功的实践案例进行分析，剖析其成功经验及启示；三是对失败的案例进行分析，以期从中获得反面的启示。此外，为了深入了解开放内容社区的实际运作状况，笔者围绕有关社区成长的问题与Wiki社群不同层次的社区成员通过E-mail、MSN和QQ进行了自由交流，这对本文中很多观点的形成及深入理解带来了很大的帮助。

2 开放内容社区成长机理分析

开放内容社区能否呈现出良性的成长态势实际上是由两件事情决定的：① 一组用户能不能发展成为一个积极的社区；② 一组页面或者条目能不能发展成为有价值的内容。[4]社区的增长和动态稳定性可以通过这两组变量进行测度，即用户的数目和条目的数目。这两个变量之间又存在着一种相互影响和相互制约的关系：一方面用户越多越有助于创建和关注越多的条目；另一方面越多的条目又需要越多的用户去维护它们，因为更好的内容而吸引更多的用户。简言之，用户依赖于内容，内容依赖于用户。在这个意义上来看，社区的成长实际上是一个双重的议题：一是人口动力机制，包括吸纳新成员，保留现有的成员，拒绝不合格的成员和现有成员的退出与离开；二是内容动力机制，包括内容的增长与稳定，伴随着内容质量的提升。

根据对Wiki应用调研的情况和部分建站者访谈的结果，以及将组织领域的Wiki与维基百科对比分析的结果，发现简单地安装Wiki使用户可利用对于鼓励用户广泛地使用和接受是不够的，相反需要采取积极的措施以促进社区关键成员的使用，并提供容易获取的支持与帮助。对于打算引入开放内容机制的组织而言，内部的采纳可以通过两种途径来实现：一是自下而上有机地发展草根的行为，二是通过自上而下的教育推广。

3 开放内容机制长效运行的策略

3.1 自下而上有机的发展策略

自下而上的有机发展策略成败的关键在于识别组织内部的核心关键用户。理想的情况下，核心关键用户应该是组织的“超级结点”——与其他组织成员存在着密切的联系，参与了大量部门的事务，在部门内部和部门之间转移信息。换句话说，核心关键用户就是指那些愿意尝试新软件，在同事中具有一定影响力，并且能够得到上层管理者支持的用户。在引入开放内容机制的初期，首先应该帮助组织内部的这些核心关键用户理解该软件平台如何有用，并促使他们使用，让他们从中获取并感受使用该平台所带来的益处。组织内部核心关键用户的接纳可以有效地推进开放内容机制在组织内部的实施与发展。管理者可以通过查看组织内部的电子邮件系统，从中找出那些具有广泛社会联系的重要员工，然后，经常鼓励这些员工就如何改进组织的运营流程在网上发表建议。这种发掘“思想领袖”并促使他们积极作出贡献的方法，可以大幅增加贡献者的数量，并提高发布内容的质量。当然，为了保持他们持续参与的热情，组织还可以采取一些适当的物质或精神激励手段。

要推动开放内容机制的有效实施，除了组织内部的核心关键用户，还应该进一步识别潜在用户群体，即确定组织内部哪些潜在的用户最可能受益于使用类似于Wiki这样的开放内容平台。具体而言，就是要明确这一用户群体需要共享什么？每天的目标是什么？在一起从事哪些项目？他们之间流动着什么样的信息，这些信息如何流动？一旦确定了潜在的用户群，还需要知道在这一群组中哪些用户不仅具有感召和影响力而且可能是极富热情的使用者。接下来应考虑如何让类似于Wiki这样的开放内容平台融入他们的工作情景或者说他们每天的工作过程中。为了实现这一目标，需要深入思考类似于Wiki这样的开放内容平台解决了哪些具体的问题？为组织的成员带来了哪些益处？如何将这一软件平台简单地整合入组织成员现有的工作流程中？如何降低组织成员的工作负担？

在完成上述两个基本任务之后，需要进一步发挥组织内部核心关键用户的作用，让他们成为开放内容机制的营销与推动者。方法有很多，比如可以以短期非正式会议（面对面的或在线的）的形式培训，但是需要把握培训的度，因为太多的培训或者太正式的训练可能会将用户拒之门外，并且通常过多的培训也是不必要的。培训的关键在于将步骤1和步骤2中收集的信息传达给组织内部的核心关键用户。让他们深入了解自己的需求是什么？如何通过使用开放内容平台（比如Wiki）使其自身的需求得到满足？开放内容平台能让他们获取哪些益处？如何将开放内容平台融入自己每天的工作流程中。培训的最终目的是将组织内部的核心关键用户转变为开放内容机制的宣传者、营销与推动者。在自身使用的同时，鼓励和他们一起工作的同事学习并使用这一平台，从而帮助推动开放内容平台在组织内部的使用或者说组织成员对开放内容机制的采纳，为开放内容社区的成长创造良好的外部条件。

一旦组织内部的这些核心关键用户接纳了开放内容机制和工具，他们也会有兴趣鼓励他们的同事使用并参与贡献。为此，应该对这些核心关键用户进一步培训，提供给他们所需的支持和材料，从而使他们自己变成培训者。这一点对开放内容机制的顺利推进是非常重要的，因为组织内部这些核心关键用户对其他同事日常需求和工作进程的了解程度要远好于外部的培训人员，而且有共同的工作环境所以更容易进行交流。与此同时组织内部这些核心关键用户也有很多机会为其他用户提供更为非正式的，临时的培训。只要给予他们足够的支持，他们也可以对那些直接与其发生接触的其他同事提供支持，从而推动开放内容机制在组织内部的长效运行。

当然除了培养开放内容社区中的领袖型人物，还应该通过各种途径在组织中营造出协作的乐趣，培养出所有员工都愿意积极参与协作的气氛与文化。这样做的目的是让协作活动本身对组织成员而言不再成为一种任务或负担，而变成一种趣味横生的活动。

3.2 自上而下的教育推广策略

对于自上而下的教育推广策略，可以考虑从以下几个方面进行把握和推动。

（1）管理者通过自身的力量来影响和带动

通过团队本身，或者整个部门使用开放内容协作平台，管理者可以鼓励他们的同事也使用开放内容系统，通过积极地向下属展示新的工具如何被使用，并证明使用该平台取得的效果，管理者可以在促进开放内容机制采纳方面发挥积极的作用。与此同时，组织的管理者应该努力发现并培养组织内部的“思想领袖”，即那些能发布高质量内容的少数用户。那些有着丰富和良好的社会关系资源的员工，如果能积极参与开放内容系统，显然将对组织共享知识系统的建设产生重要意义，因此，组织必须鼓励这一群体到开放内容系统中发表他们的想法、观点和意见等。

（2）管理者通过强制的方式推进

如果管理者明确要求将开放内容协作平台用于某一特定的过程或者任务，鼓励那些不情愿的用户学习如何使用这些工具，可以帮助促进组织成员对这一平台的采纳。比如管理者可以强制要求所有的会议都记录在Wiki上，通过协作书写议程，会议记录在会议一结束就立即出版，或者要求将需要每月、每周更新的报告做成Wiki的形式，而不是通过Word文档或者电子邮件的形式。管理者通过强制的方式推进这一策略的关键点在于，管理者必须发挥榜样带头的作用。如果他的团队成员之一把文档放在Wiki上，但是管理者自己却通过电子邮件发表看法，这将极大地破坏开放内容平台在组织内部的顺利推进，降低组织其他成员参与这一平台的热情。[5]管理者必须明确他期望下属使用哪一种工具，同时他自己也必须使用那一种工具。管理者也可以通过提醒同事使用新技术的方式增加平台的使用，例如当组织成员之一通过带文档的电子邮件要求发送已读回执，管理者可以通过把它放在Wiki上这一方式回复其请求，以此提醒使用。

（3）管理者要确保提供充分的支持

对于维基百科而言，上层管理人士对推进维基百科的使用和采纳发挥的作用极有限，但是在组织内部，即便是早期的采纳也需要高层管理人士的支持和鼓励。管理者必须接受他们的员工需要支持这一事实，保证员工可以得到有效的支持，以便于问题可以快速解决——在最初的采纳阶段有人手把手的教是很重要的。此外，在确认和沟通采用开放内容机制带来的好处时，管理人员也发挥着关键的作用。只有当用户理解并感受到开放内容机制带来的这些好处（例如，减少电子邮件的数量，加快了项目进展，提高了生产力，鼓励了创新）时，他们才将更加相信这一平台值得他们自己投入时间和精力，参与贡献内容。

（4）管理者要考虑合适的培训方式

对于有数千名用户的大型组织，为每一位用户进行一对一的或者面对面的展示和培训是不可能的，即使提供在线播放的视频教程和帮助文档，也需要花费相当多的时间去促使组织成员使用这一开放内容平台。为此，在组织引入开放内容机制初期，管理者必须考虑制定出一个明确的推动采纳战略，并确保及时识别组织内部的核心关键用户并将其恰当“转化”，使其成为开放内容平台的助推者，这有助于加速开放内容社区的成长进程。但现实情况是，使组织成员对新技术、新的做事方式，最重要的是新的文化感到适应需要花费时间。开放内容机制要想得以有效实施，一定不能够低估组织文化方面的因素，这也是开放内容机制长效运行需要克服的最困难的方面，这一困难的解决需要有时间、耐心和理解，但是假如具备这三个条件，这也只是个暂时的障碍。

（5）时刻牢记实施开放内容机制真正的目的所在

开放内容平台的采用不是采纳的目标本身。组织内部使用电子邮件的次数惊人的多，这并不意味着使用电子邮件就真正有效地解决好了问题。因此，对于组织管理者而言，要时刻牢记实施开放内容机制真正的目的所在，把目标进行适当地分解，使其可测度和可实现。例如，与其改善交流倒不如争取减少通过组织的邮件系统发送的垃圾邮件。在开始之前鼓励Wiki的使用，在组织采用之后要进行同步的监管，并且定期汇报以便于人们可以看到由于其集体决策所带来的进步。

4 结语

总之，在组织中Wiki是一个非常强大的工具，但是像任何其他的IT项目，为了确保其成功的采纳，花费时间思考并制定可行计划是必须的，必须认真考虑平台的使用情景与用户的定位。比如，有关平台支持方面，首先要制定中长期发展规划，持续发展。坚持观念先导，循序渐进的路线。不管是平台内容、运行机制、还是技术功能实现都坚持走搭建并不断完善的路线。制定持续不断的推广和宣传方案。其次，设置有效的反馈渠道，随时随地的收集用户在平台使用过程中遇到的问题。第三，考虑如何让平台变成嵌入员工现有工作流程的一部分，不额外增加工作负担。有关集成平台方面，考虑增强Wiki的计算能力、监督能力和协作能力，以解决组织中人员数量的限制。通常而言，自下而上的有机发展策略更可取，因为经过初始的发展阶段它将形成真正的社区自治管理的模式——组织成员相信开放内容平台的有用性，向同事证明开放的机制与他们的真正需求相符合，以其自身的力量帮助推动开放内容平台的发展使用。在某些情形中，自上而下的教育看上去更合适，但是从长远看来不可能是有效的。因为尽管团队的领导者可以积极地推动并要求下属使用软件，但是如果软件的有用性不能使下属信服，他们仍可能会择放弃。自下而上的采纳充分利用了贡献者的社会动机，促进了一种开放工作的组织文化，从这个意义上说，该策略对组织的发展更具战略意义。

[1]Giorgos Cheliotis.From open source to open content：organization,licensing and decision processes in open dultural production [J].Decision Support Systems,2009 （47）：229－244.

[2]GrahamAttwell,PaoloMPumilia.TheNewpedagogyof open content:brining together production,knoeledge,development,and learning[J].Data Science Journal,2007 （6）：S211－S219.

[3]Wiki Wiki Web[EB/OL].[2010－06－21].http://c2.com/cgi/wiki?WikiWikiWeb.

[4]Camille Roth.ViableWikis——Struggle for Life in the Wi-kisphere[EB/OL].[2010－05－20].http://www.patres-project.eu/images/4/47/ViableWikis.pdf.

[5]Wikipatterns[EB/OL].[2010－11－04].http://www.wikipatterns.com/display/wikipatterns/Wikipatterns.