会计电算化对档案管理的影响刍议

蒋玉娟 莫 伟

会计电算化对档案管理的影响刍议

蒋玉娟 莫 伟

电子计算机技术全面在会计工作中的应用，使会计数据处理及传输高度自动化、电子化、无纸化、实时化和动态化，会计档案以全新的面目出现。可以说，会计电算化是会计发展史上一次重大的革命。会计电算化的普及应用对传统的会计档案及其管理方式产生的影响主要表现在以下几个方面。

一、会计档案的范围扩大

众所周知，传统的会计档案是指各会计主体在会计核算活动中直接形成的、作为历史记录保存下来的会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算专用材料，它是记录和反映经济业务、财务收支状况及其结果的重要史料和证据。在传统的手工操作模式下，形成的会计档案均为纸质介质，主要包括会计凭证类、会计账簿类、财务报告类、其他类。

实施会计电算化后，上述纸质介质的会计档案同样存在，只不过这些纸质档案的形成不再是手工记录（原始凭证除外），而是通过计算机打印输出的，是电算化会计档案的书面表现形式。同时，会计档案还增加了以下内容：一是存储在计算机硬盘及其他磁性介质或光盘中的会计电子数据以及存储这些数据的介质本身；二是会计软件的程序文件本身及其相应的数据结构文件、各种会计报表格式及各种会计算法公式、编程语言和数据库系统等诸多文件资料；三是保障会计软件正常运行所需的软硬件系统。

二、对会计档案管理的要求加强

实施会计电算化后，随着档案内容和载体范围的扩大，对会计档案管理的要求也发生了相应的变化。

（一）对书面会计档案的管理要求

实行电算化后，书面会计档案不仅包括计算机输出的会计资料，还包括会计软件所包含的资料。书面会计档案保管的具体要求如下：

1.现金日记账和银行存款日记账要求每天登记并打印，每天业务较少、不能满页打印的，可按旬打印输出。一般帐簿可以根据实际情况和工作需要按月或按季、按年打印；发生业务少的帐簿，可满页打印。

2.现金日记账和银行存款日记账可采用计算机打印输出的活页帐页装订成册，在当期所有记账凭证数据和明细分类账数据都存储在计算机内的情况下，可以用“总分类账户本期发生额及余额对照表”替代当期总分类账。

3.在保证凭证、账簿清晰的条件下，计算机打印输出的凭证、账簿中的表格线可适当减少。对会计软件的全套文档资料以及会计软件程序，视同会计档案保管，保管期截止该软件停止使用或有重大更改之后的五年。

（二）对磁性介质或光盘档案的保管要求

实行会计电算化后，对磁性介质或光盘档案而言，最重要的是在选用存储介质时，要选用质量好、可靠性高的存储介质，决不能选用价廉质次的不良介质，以免因小失大造成不可挽回的档案损失，确保电算化会计档案安全。选好存储介质后首先要按档案管理规范加以分类和排列，使之系统化、条理化、有序化。一是登记编目，包括文件名、存放物理地址等；二是确定保管单位，常用一个盘片定为一个保管单位，盘片也存在“立卷”问题，每个磁盘的前端有“卷标”，是本磁盘的识别信息，相当于传统档案的封面，卷标含有识别符，用字母和数字表示磁盘分类与编号的卷号、卷题名、文件起止年月、保管期限等；三是著录与检索，信息系统形成的电子文件本身通常已具有信息检索的功能，因此不必另行著录和建立检索工具，但当电子文件数量较多时也可以按照“档案著录规则”著录，案卷级（一个盘）的卡片或书本式目录，既可以用纸介质，也可用磁介质。

由于电算化档案存储在磁介质或光盘上，根据这些信息载体的物理特性，形成这些档案时应以只读形式保管，准备双份即采用“AB备份法”进行数据的备份，并且每份上要注明形成档案的时间、所使用的会计软件版本和操作员姓名，存放在两个不同的地点，以防止因火灾等意外情况发生引起整个会计电算化系统的毁灭，备份盘应贴写好保护标签，存放于铁皮柜中。在保存这些档案时应远离磁场，注意防潮、防尘、防热、防磁、防冻等。对采用磁性介质或光盘保存档案的，尤其是存放往年会计档案的，还应定期进行检查、复制，防止由于介质的损坏而造成无法挽救的损失。另外，与手工方式一致，电算化方式生成的证、账、表等会计档案，应按规定立卷归档保管，其保存期限应按照《会计档案管理办法》“会计档案保管期限表”中所列的保存期限进行管理。

（三）建立会计档案的借调阅管理制度

为加强会计档案的安全性和保密性，要建立严格的会计档案借（调）阅制度。原则上本系统内部人员只能借（调）阅与其工作有关的会计档案。会计档案一般不能对外借（调）阅，如有特殊需要，须经单位负责人批准后方可提供查阅或复制。借阅会计档案时必须由档案管理人员进行登记，并由借阅人签字，特别是对采用磁性介质或光盘保存的会计档案，在借阅前后都要进行检查，以保证数据的完好。对一些只有主管人员或系统维护人员才能查询或调阅使用的特殊数据，如程序文件、数据结构文件等，必须严格按权限制度进行审批。

在电算化档案的借（调）阅过程中还要注意软件版本号的问题。在长期开展会计电算化的过程中，随着软件系统的不断升级，被借（调）阅的会计档案会出现两种情况，一是被借（调）阅的会计档案的软件版本号与当前使用的软件版本号一致，这时只需通过当前的电算化软件系统中的档案调阅功能调阅即可；二是被借（调）阅的会计档案的软件版本号与当前会计软件版本号不一致，此时须先安装与此档案相对应版本的软件，然后调阅。

（四）对会计电算化档案保管中的安全防范

由于电算化会计档案容易修改且不留痕迹，在档案管理方面，也应具有相应的安全保密措施，防止对会计档案进行恶意修改。常采用的有效安全防范措施有：一是用户识别控制，防止非法用户接触会计档案。在进入系统时加一些诸如用户口令、声音监测、指纹辨认等检测和用户权限设置等限制手段；二是采用硬件加密和软件加密等机械加密技术措施，杜绝数据安全隐患；三是实行操作日志管理，应由系统自动进行操作登记，建立加密的机内操作日志监督系统操作，留下审计线索；四是建立数据存取权限限制，对安全保密程度不等的数据，应给不同的使用人员赋予不同的操作权限，防止越权使用。在磁介质或光盘保存档案的情况下，还有一个很重要的事项就是制定防范计算机病毒的措施，在有电算化会计系统的计算机上都必须安装优秀的防病毒软件，严防计算机病毒的感染，电算化会计操作人员和档案管理人员必须采取积极的态度，利用一切有效手段保证电算化会计档案资源的安全。

（五）会计档案的鉴定与销毁

会计档案的鉴定和销毁就是按照一定的原则标准，对超过保管期限的会计档案，重新评估其价值，剔除失去保存价值的会计档案予以销毁。但长期以来，人们普遍存在着“宁存勿销”的不正确思想，对早已超过保管期限的会计档案不进行清理鉴定，对已到期应销毁的会计档案仍作长期保存，给保管工作造成了一定的困难。从档案工作环节上看，鉴定和销毁会计档案工作是整个会计档案工作的重要环节，是科学管理和开发会计信息资源的坚实基础，也是一向科学性、组织性很强的工作。保管期满的会计档案应严格按照《会计档案管理办法》规定的销毁程序分五个步骤实施完成。对于实行电算化后的会计档案的鉴定和销毁报告中除了对纸质档案进行鉴定和销毁外还应包括对电算化档案电子数据的同步销毁，对存放在磁性介质或光盘上电算化档案电子数据可采用直接删除、格式化的办法或者直接物理毁坏存储介质。需要注意的是不论是直接删除还是格式化，都要确保数据不能恢复，以防财务数据外泄。

三、会计档案数据的利用效率大大提高

传统会计采用手工方法进行数据处理，选择会计处理方法时既要考虑信息的决策有用性，还要考虑处理方法的简便可行性。受成本效益原则的约束，一些本来能使会计信息更为有用也更科学的处理方法由于手工操作的难度不得不放弃。实行电算化后，计算机成为数据处理的主体，无论多么复杂的处理方法，只要相关的设置正确，计算机都能在很短的时间内完成。会计处理方法中完全可以选择大量的数学模型和数学方法来进行会计档案数据处理，财务报告披露的内容在深度和广度上都得到了极大的扩充，为筹资、投资、预测、分析和辅助决策等各项管理工作提供了更高效的技术支持。与此同时，在会计电算化系统中，计算机联机实时报告系统的出现和应用使得原始数据在取得的同时就可以实时记录和处理，相关会计信息使用人员可以根据自身的需要，通过联机的方式及时有效地筛选和分析自己所需要的信息，再不必象传统的处理方式下一定要等到财务报告出来后才能得到相关的“历史”信息，从而在及时性方面提高了会计档案数据的利用价值，使会计在经济管理中的功能作用得以更加充分的发挥。

然而会计电算化的应用也给会计档案的利用提出了新的课题，那就是如何更充分利用档案中数据进行分析，从而提高单位的绩效。实际中经过整理的电算化档案与传统意义上的会计档案相比有着无法比拟的优势，通过整理可以形成历年会计数据的比较与分析，从而为单位领导提供可靠的决策依据。各单位还可利用电算化会计档案的数据设计出一些有利于管理与决策的数据模型，进行财务分析和预测，建立一整套比较完善的决策支持系统，以实现电算化会计档案的再利用。

总之，会计电算化给档案管理提供了更先进的技术和更迅速、更高效的处理手段，影响甚巨，意义不凡。另外，会计电算化也对档案管理人员提出了更高的要求，要求他们不仅要精通财务会计和管理方面的专业知识，更是要求他们能熟练掌握计算机的知识和技能，不断积累经验，更新知识，甚至可制定一些更好的电算化会计档案管理办法，实现电算化会计档案管理的科学化、标准化、现代化，以充分发挥电算化会计档案的经济效益和社会效益。

（作者单位：江苏省人民政府法制办公室、广西广播电视大学区直分校）