西山煤电(集团)公司办公自动化的开发与应用

曾智勇

西山煤电(集团)公司办公自动化系统是西山煤电集团信息化建设规划中的一个重要组成部分，笔者从西山煤电办公自动化系统的项目实施背景、目标、功能模块和特点，到系统运行情况做了具体的描述和总结。同时，阐述了项目成功实施的体会和认识。

1 项目实施背景

近年来，西山煤电(集团)公司得到了快速的发展，如何有效提升集团公司运营效率及核心竞争力，是在新的发展阶段面临的极为重要的问题。但是，作为一个传统的大型煤炭企业，由于集团行业多，地域分布广泛，人员计算机应用水平参差不齐等原因，导致集团的指令、文件、通知不能及时上传下达，工作流程效率低下。西山煤电集团在确定大力推进企业信息化的同时，迫切需要一个能充分利用网络优势，打破部门和地域界限的网络互动式办公作业环境，和一个可以管理企业运作的信息平台，并利用该平台快速建立自己的信息网络和网络办公系统。在经过全面调研和细致分析后，采用了北京万户网络技术有限公司的OA办公系统和相关产品，并在产品基础上进行了开发，建立起了覆盖全集团的协同OA应用。

2 项目实施目标

按照“建设高起点、高标准、高效率、高质量的办公自动化系统”的总体目标，为西山煤电集团领导、机关办公人员及所属各二级单位间提供一个开放式的办公自动化应用平台，实现各部门之间信息资源共享，提高办事效率，为决策管理提供科学依据，这是西山煤电(集团)公司开发办公自动化系统的根本目的。具体总结为以下几点：

1)建立内部的通信平台，建立集团公司内部的邮件系统及即时通讯系统，使集团内部的通信和信息交流快捷通畅。

2)建立信息发布的平台，为集团公司的信息发布、交流提供一个有效的场所。

3)实现工作流程的自动化，规范各项工作，提高企业协同工作的效率。

4)实现文档管理的自动化，可使各类文档(包括各种文件、知识、信息)能够按权限进行保存、共享，能够非常方便地查找和使用。

5)辅助办公，包括昨日要情、短信等与日常事务性的办公工作相结合的各种辅助办公。

6)把企业原有的业务系统数据集成到工作流系统中，使企业员工能有效获取和处理信息，提高企业整体反应速度和决策能力。屏蔽掉“信息孤岛”和“数字鸿沟”。

7)实现分布式办公，支持跨地域的办公模式以及移动办公。

3 功能模块

西山煤电集团办公自动化系统是在集团日常办公模式的基础上，结合办公自动化软件开发公司历年来在各企事业单位办公自动化的开发、实施经验，为西山煤电集团而定制开发的专用办公自动化系统。满足包括各机关处室在内的集公文流转、辅助办公、公共事务管理及决策信息等模块，实现与所属二级单位间的公文及信息传输的各项功能，见图1。

图1 西山煤电办公OA系统协同管理平台示意图

整个系统共有19个功能模块，33个栏目(其中21个应用栏目)。大致可分为四种类型：1)信息类。包括领导主页、昨日要情、调度报表，为使用者提供了了解相关信息的功能。2)办公类。包括公文处理、内部邮件、领导请销假等栏目，这部分主要满足基本的办公需要。3)服务类。包括文件阅览、通知通告、新闻中心等，主要是为使用者提供日常办公和生活方面的一些公共资源，增强系统的服务功能。4)系统管理类。包括系统维护、系统帮助等。主要是对整个系统的管理和维护，由系统管理员掌握和应用，同时对操作者提供一些必须的帮助。

4 系统特点

西山煤电集团办公自动化系统架构图见图2。

图2 西山煤电办公自动化系统架构示意图

主要具有以下特点：

1)平台化。集成Web Server，集成功能完善性能可靠的电子邮件系统。

2)兼容性。对硬件要求低，对软件依赖少，可运行于Windows、Unix、Linux等多种系统环境。

3)配置灵活。完善实用的部门岗位设计，支持多层次部门关系，管理员可定义每个用户在各个模块的各种权限。

4)工作流引擎。可解决多路分支、选择分支、汇聚等复杂流程。

5)公文流转。支持在浏览器上修改Word、Excel文档，实现痕迹保留、数字签名、电子印章等。

6)知识管理。全面引入知识管理思想，不仅可以分类整理单位的企业资料信息，更可通过工作日志等模块挖掘员工掌握的各类技术技巧、隐性知识，更快更深入的积累知识，利于长远发展。

7)安全性。严格的权限控制，未授权人员无法做相应操作，强大的日志功能，记录用户的各种重要操作，记录系统的异常信息。

8)先进的开发技术。采用业界领先的Java开发技术。

9)移植性。由于系统全部采用Java技术开发，用户可以选择在不同服务器平台上运行。基于不同应用模式的设计和功能参数化配置，系统设置具有灵活性和适应性。建立在目录服务基础上的系统管理，方便了维护人员对系统的维护，同时也使系统具有很好的可扩展性。

10)易用性。完全的B/S结构，用户用浏览器访问系统，无需安装客户端，方便远程访问;界面简洁友好，使用简单，便于培训，易于实施。

5 系统运行情况

西山煤电办公自动化系统自2010年5月10日正式启动实施，2010年10月30日通过项目验收，历时173天，基本实现了办公自动化预订的目标。在使用过程中，通过管理和维护人员的努力，基本解决了系统中关键性和重要性的问题。目前，集团公司办公自动化系统已经覆盖所有二级单位，拥有1 249个注册用户，工作时间平均200多个用户同时在线，形成8个固定工作流程，33个固定工作表单。仅公文处理一项，至2011年3月累计发文979份，收文1 236份，请示卡和请假卡580份，各类信息资料发布6 941份。

6 项目成功实施的心得体会

从目前西山煤电集团办公自动化运行情况来看，效果比较理想，办公办文效率也得到了很大的提升。在集团公司办公自动化系统的成功应用过程中，笔者有以下心得体会：

1)软件的调研和招标工作是决定软件质量的前提。需求调研是系统开发的基础工作。办公自动化系统的开发应用，是一种管理模式的变革，是一种工作流程的再造，其复杂性、艰巨性显而易见，做好需求调研，使办公自动化系统既符合现代化办公的要求，又符合西山煤电的实际情况至关重要。正是因为坚持从西山煤电办公系统的实际需要出发，改造流程、设计栏目、定制界面，才使它从测试开始就得到办公人员的初步认可。

2)领导高度重视，组织机构健全，是顺利开展此项工作的关键。在2010年年初职代会上确定了办公自动化项目之后，便积极筹备，成立了由集团总工程师总体负责，集团办公室、信息中心具体实施，由北京万户网络公司进行项目开发的组织机构。项目开始实施后，集团公司领导对此高度重视，无论在人员上、在硬件设施上、还是在培训工作上都给予了大力支持，在项目试运行后，领导重视，带头使用，上行下效，为应用推广创造了良好的条件。

3)不断补充完善，加强交流沟通，是顺利开展此项工作的有效手段。在安装调试和推广应用中，集团公司办公室开通了2部热线电话，随时接受咨询和建议，针对碰到的问题，办公室、信息中心和软件开发人员密切配合、及时拾遗补漏、修改调整，不断完善系统。

4)加强推广应用，开展全员培训，是顺利开展此项工作的重点。推广应用是办公自动化建设工作的难点。要真正用起来，要让大家形成网上办公的习惯，绝非一日之功。该集团公司采取“一对一”帮助服务的办法，从集团公司领导和机关各部门负责人的应用开始入手，针对全集团所有单位和部门的办公室和综合部门，举办了三次大规模的应用培训。通过这些工作，为后期推广应用创造了良好的条件。

西山煤电办公自动化系统的开发与应用，解决了集团办公中存在的信息不畅、效率低下、操作不规范等一系列问题。信息化手段和新一代的管理思想，提供了强有力的网络化、电子化支持，把协同办公的理念、知识管理的思想带入到了日常的办公生活。同时也减少了实物消耗，降低了办公成本，实现了无纸少纸办公，从而使集团公司信息化程度得到了全面提升。同时，对绿色环保、低碳经济等方面也具有良好的社会效益。

［1］ 李 贺，王颖莉，孙淑琴.网络办公自动化系统的设计与开发［J］.情报科学，2002(2)：36－42.

［2］ 王 波，桑 军，谭克艰.办公自动化系统设计［M］.徐州：中国矿业大学出版社，1999：23－27，271－305.