高校院系档案管理工作刍议

王树新

(中州大学工会，郑州450044)

高校院系档案是指院系在从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动中直接形成的对学校、院系和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。院系是高校教学的一线单位，所形成的档案真实地记录和反映了高校的教学、科研和管理实践工作，是衡量学校教学水平、教育质量和管理水平的重要依据。切实做好院系档案管理工作，对于探索和总结学校教学、科研及管理工作的规律，改进教学质量，强化科研能力，提升管理水平具有重要的意义。

一、高校院系档案管理工作存在的问题

随着高校发展战略的调整和教学改革的推进，高校档案管理工作呈现出复杂化和多元化的特征。学校将院系档案管理的工作下派到各院系，有助于集中力量，有针对性地开展档案管理工作，确保档案管理工作的完整有序。但是，我国高校院系档案管理工作起步较晚，认识的不足及管理经验的缺乏在一定程度上制约着院系档案管理工作的开展，具体来说，主要存在以下四个方面的问题。

(一)管理标准的缺失

高校院系档案管理工作的不足首先表现在相关标准的缺失。很多院系在管理本单位档案时，多是借鉴其他高校或院系档案管理的经验，甚至照搬照抄其他学校的整理办法，同自身工作结合不紧密，且借鉴的标准多较为粗放宏观，没有明确的归档要求。另外，对于档案管理人员的职责也没有给予明确的规定，容易导致管理混合和责任失当的局面出现。

(二)管理环境的不利

高校院系档案管理工作一般起步较晚，因此，很多院系并未设立专门的院系档案室，有的是将办公室做了临时的改造，有的干脆就以办公室代替档案室保存院系档案，这样的办公用房无法实现有效的温湿度控制，不能杜绝有害气体和灰尘的侵袭，使档案保存面临较多的安全隐患。

(三)管理手段的滞后

随着计算机网络技术的普及和多媒体技术的不断发展，电子档案的数量越来越多，通过电子政务生成的电子公文也与日俱增，传统的手工管理模式已不再适应电子档案的管理。目前，绝大部分校级档案部门已通过购买或自行研发管理系统的方式，实现了档案管理的自动化，但院系一级的档案管理往往还停留在手工管理阶段，档案的收集较不规范，电子档案的归档管理多以物理方式展开，管理水平和效率较为低下，管理层级较低，仅停留在收集和保管阶段，未能进行系统的整理。

(四)管理队伍的落后

院系档案管理队伍的落后体现在管理意识的缺失和管理人员信息素养不高两个方面。一方面，教学人员和档案管理人员对于院系开展档案管理工作的重要性认识不足，一些教学和科研人员并不愿意将自己的书籍、科研成果送到档案室保管，从而影响了档案收集的连续性和完整性。另一方面，院系档案管理人员信息素养普遍不高。院系档案管理人员多为兼职，没有经过专业的档案工作培训，普遍缺乏必要的信息知识，很大程度上影响了院系档案管理工作的开展。

二、高校院系档案管理工作的发展趋势

院系档案管理工作是高校工作的重要组成部分，保证院系和高校教学、科研工作的顺利进行。当前，对于院系档案管理工作重要性的认识正在不断提升，笔者认为，常态化、科学化和规范化将成为下一阶段院系档案管理工作的发展趋势和发展目标。

具体来说，院系档案管理的常态化是指院系档案管理工作将被纳入学校整体发展规划之中，它不再是应付检查的临时性工作，而应该作为院系的一项重要工作长期坚持下去。管理和监督院系档案管理工作的开展将被列入院系相关领导和相关工作人员的职责范围之中。院系档案管理的科学化是指高校和院系将采用更为科学的方法和更为先进的手段来强化院系档案管理工作，提高院系档案管理效率。高校和各院系将增加设备投入，切实做好档案管理系统的引进和研发工作，增加人员编制，强化院系档案管理机构的服务意识，提升院系档案管理人员素质，实现院系档案管理工作从传统的管理型向服务型的转变。院系档案管理的规范化是指学校和院系将会正视当前管理标准缺失的现状，尽快制定和出台相应的规章制度，以指导院系档案管理工作的开展，确保档案管理工作有章可循、有法可依，保证院系档案的归档、保管和开发利用工作顺利进行。

三、高校院系档案管理工作的改进对策

针对当前我国高校院系档案管理工作的现状及不足，要实现院系档案管理工作的常态化、规范化和科学化，必须要采取相应的对策，以改进和完善院系档案管理工作。具体来说，笔者认为主要应从法规、体制、认识、资金保障和人才队伍建设等层面来着手改进。

(一)健全法规，完善管理体制

法规和制度是开展工作的准则和依据。只有制定科学合理的院系档案管理制度，才能指导和规范院系的档案管理工作。2008年8月20日，教育部联合国家档案局公布了《高等学校档案管理办法》，突出了档案工作在高校管理中的重要位置，在高校档案管理发展史上具有重要意义。高校院系档案管理工作应在《高等学校档案管理办法》的宏观指导下，结合本校实际，在修改、补充和完善档案业务规范的基础上，尽快建立起一套适应时代和学校、院系发展要求的档案管理制度，强化制度约束力，从而大大提高高校院系档案管理的工作效率，为学校的发展提供保障和服务。

同时，还应该进一步健全院系档案管理机制，制定院系档案管理责任制，让院系所有的教学和科研人员都成为院系档案管理的参与者，定期或不定期地移交个人教学、科研档案至档案室。档案室有责任定期抽查个人教研档案的归档情况，并对成绩较为突出的个人予以奖励。这种方法细化了管理程序，将繁琐的档案管理工作分解开，从制度上保证了院系档案的收集和保存，推动院系档案管理工作的顺利进行。

(二)强化意识，实现档案信息化管理

强化意识是院系档案管理工作顺利开展的前提。只有切实提高学校及院系领导的档案意识，才能争取到更多的支持和关注，使院系档案管理工作成为学校和院系工作的一部分。要争取学校及院系的经费支持，加快院系档案用房和设备的建设，为院系档案管理工作的开展提供充足的物质保障。同时，高校院系教学、科研及管理人员既是院系档案的形成者，又是档案的利用者，只有强化他们的档案意识，使他们明确自身所承担的归档义务以及依法利用档案的权利，才能保证档案管理工作顺利开展。

高校院系档案部门还应该根据学校的发展目标，加强档案管理现代化建设步伐，逐步实现档案信息的数字化管理。具体来说，应依托校园网这一平台，充分利用现代信息手段和网络资源，积极开发位于学校档案管理系统下层的院系档案管理软件，实现院系档案的分层级集中管理。中国计量学院外国语学院利用Dreamweaver 8、Photoshop cs3和Access等软件，设计制作了“资料－档案在线”网站，实现了院系档案的灵活管理，并具有良好的视听和检索效果，减少了院系档案管理人员的工作量，其成功的经验值得我们学习和借鉴。

(三)增加投入，提高人员素质

对档案工作的投入切实体现了一个单位对档案工作的重视程度。随着社会的进步和科技的发展，新任务、新要求不断出现，因此，高校及其院系领导要重视院系档案室的建设，加大投入，确保院系档案室的正常运转，使院系档案的作用与价值得以充分发挥。

档案管理人员是档案管理工作的执行者，其信息素质和管理水平的高低将直接影响院系档案管理工作的开展。当前，高校院系档案管理的人才队伍参差不齐，专业人员缺乏、业务知识薄弱、工作方式随意等都成为当前院系档案管理水平低下的重要原因。因此，必须要加强对院系档案管理人员的教育和培训，使其具备档案管理的专业知识，掌握档案管理的专业技能，增强档案管理的责任心和使命感，同时，积极引进新型复合式档案管理人才，努力提高档案管理水平。

总的来说，我国高校的院系档案管理工作还处于摸索阶段，标准的缺乏、档案意识的薄弱和人才队伍的落后在很大程度上制约着档案管理工作的进行。随着一系列改进措施的提出与实施，我们有理由相信，高校院系档案管理工作必将成为一项常态工作，并逐步科学化和规范化，为保存高校教学、科研档案，推动高校教学、科研的进步发挥重大作用。

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