某校医药毕业生超期滞留档案现状及应对管理措施与策略

潘鸿飞 鲁耀邦*

（湖南中医药大学就业指导中心，湖南 长沙 410007）

高校毕业生档案随着我国就业制度的统包统分、改革的调适过度（双向选择）以及市场化的自主择业，特别是近年来人才流动的加速和用人机制的灵活异动，使得学生和社会对档案的重视及档案对市场的影响力都在逐年下降，造成很多高校以及人事档案管理机构的“弃档”、“问题档”而滞留下来，学校承载了太多不该承载的社会功能，也由此出现了毕业生结婚、出国和发生刑事案件后再回头找学校的现象，造成高校不必要的负担，也导致毕业生错失很多就业机会[1]。为解决高校毕业生毕业后户档在高校长期托管的状况，教育部下发了《关于调查高校毕业生户档长期在高校托管情况的通知》（教学司[2011]3号），湖南省教育厅最近发出了《关于调查高校毕业生户档长期在高校托管情况的通知》（湘教办通[2011]44号），决定对在长普通高等学校毕业生毕业2年以上户档仍在高校托管情况进行调查，分析毕业生户档长期在高校托管的原因并提出对策建议，认真解决高校毕业生超期滞留档案的问题。

湖南中医药大学医药学生的档案是学生在大学期间思想素质、学习成绩、各种专业技能操作、体质体能等方面情况的真实写照，是医药单位及其他用人单位选择毕业生的重要依据。特别是对于进入医疗事业单位和考公务员的学生，其档案在干部身份的鉴定、定职、晋级、退休等方面将作为非常重要的凭据。湖南中医药大学历届毕业生滞留档案，上可追溯到二十世纪五、六十年代，下可追溯至二十一世纪。历年的沉积加重了湖南中医药大学学校档案机构的管理负担，同时给用人单位对毕业生档案的利用和毕业生职业发展造成了一定程度的隐患。分析和解决毕业生滞留档案在湖南中医药大学毕业生档案管理和促进就业有着其重要的意义。

1 滞留档案原因分析

造成湖南中医药大学毕业生滞留档案的原因是多种多样的，概括起来有如下原因。

1.1 分配政策原因和特定历史因素[2]

1951年至1987年期间，大中专毕业生处于计划经济状况下的统一分配制。从1966年文化大革命开始，大学毕业生的分配工作也同时停止，造成湖南中医药大学1961至1970年部分档案滞留于学校，另有部分档案由于参军、下放、开除、疾病死亡以及当时特定的政治历史因素而滞留下来。这部分档案占湖南中医药大学所有滞留档案的20%左右。

1988年至1997年期间，大中专毕业生处于改革开放形势下的“双向选择”制，档案基本上随国家分配寄到毕业生所在单位；只有极少量档案由于毕业生个人原因而滞留，这段时期的遗留档案只占湖南中医药大学所有滞留档案的2%左右。

1998年至2009年期间，大中专毕业生是处于市场经济形势下的“自主择业”制，虽促进了人才流动和人尽其才，却给毕业生档案留下了一些问题，如首都、沿海等大城市不接受和限制外地生源毕业生的户口和档案，导致档案无法投递和退档而滞留下来。还有各类非公企事业单位、各类民营机构无人事管理权而不能接受档案，以及国家政策允许毕业生在尚未落实单位前有2年择业期，档案可暂存于学校，这期间遗留下来的档案占湖南中医药大学所有滞留档案的78%左右。

湖南中医药大学2011年前毕业2年以上滞留档案情况见图1。

1.2 毕业生缺乏档案意识教育和部分用人单位档案意识不强

很多用人单位特别是外企、私企在录用员工时只看其能力，很少查看毕业生档案，而毕业生抱有侥幸、患得患失的心理，觉得自己把档案存放在人才交流中心手续繁杂，不如继续把档案留在学校，认为学校信誉度高而且安全，且不收取任何费用。

1.3 高考上线录取的考生未来校报到而弃档

这些弃档的高考生大部分是由于高考失误，所录取学校或专业不够理想，准备来年复读重考而弃档。

1.4 高校本身档案管理原因

高校有关部门对学生档案管理的重要性认识不够，有关衔接配合不能及时到位，造成有些休学、退学、死亡、开除的学生档案没有及时通报处理而滞留下来。

1.5 其他原因

毕业时投递档案地址不详或投档单位不够资格接收档案；以及毕业生由于自身其他原因而要求档案暂缓派寄的如西部计划、出国、考研、工作异动、未找到工作等。

2 针对湖南中医药大学滞留档案现状的应对管理措施与策略

针对大学生滞留档案的现状，国家教育部和各省市教育管理部门已引起高度重视并开始着手进行摸底调查，有关政策和解决办法将会相继出台。在相关政策和办法出台之前，笔者认为可采取以下应对管理措施及策略。

2.1 加强在校学生和学生管理工作者对档案意识的宣传和教育

可利用大学宣传橱窗、就业指导课及大学和各学院院网等阵地加强大学生和学生管理工作者对档案管理等知识的宣传，提高学生和学生管理老师的档案意识。

2.2 制订对滞留档案的管理办法

对于特定历史因素滞留的档案因年代久远采取分类保管或移交上级人事档案管理部门。对签约至大城市及沿海城市不接受档案的毕业生，可将其档案派寄回生源地人事机构；而对签约于各类非公企事业单位、各类民营机构无人事管理权而不能接受档案的可将其档案派寄至所在地的人才交流中心或教育局毕业生就业办公室。对于择业期满和暂缓期满的毕业生遗留档案，按毕业时间逐一登记，并与院学生科老师和本人联系，确定档案再次邮寄的地址或直接将其寄至生源地的人事局、人才交流服务中心、教育局或专门的政府分配办等。对于暂缓就业、考研、出国毕业生应明确责任和期限，并以书面形式签订协议，留下其联系方式，或督促其把档案转至人才交流中心。对于退学、开除、死亡、未来报到入学的四类滞留档案要按年级分别、分类存放保管或移交有关部门[3]。此外，根据毕业生档案不同滞留情况可酌情考虑制定一些收费标准，适当收取相应的保管费，这样可在一定程度上督促毕业生尽早转档[4]。

2.3 及时转递和定期清理毕业生滞留档案

对于应届毕业生档案，应及时投递。同时在投递时一定要注意全国各地对于接收外地应届毕业生生源的政策和条件，以免误投和遗失。对于那些择业期满和暂缓期满的毕业生遗留档案，应根据毕业生信息及时与档案本人联系，妥善投递或保存。

2.4 加强学校档案管理部门与其他各院系部门工作的沟通和衔接

学校档案管理部门要根据学生档案管理要求及时收集保存于各院系的有关收档范围的材料，同时定时通报档案不全的学生信息。各院系对于休学、复学、退学、开除、死亡学生的信息应及时通知学生档案室，并督促这类学生或家长及时领走档案。

2.5 加强和充实档案管理人员

由于历年高考各大学的大量扩招，各大学由于教学场地的不足纷纷建设新校区，沉重的负债使得大学不敢大肆增加教学管理人员，导致学校学生档案管理人员相对不足。如湖南中医药大学现只有1名学生档案管理人员，而在校学生档案有1万多卷（不包括三年制研究生和博士生档案）；另外档案管理员每年要对几千卷左右应届毕业生档案的派寄工作和几千卷左右新生档案的收集、整理、分类、排架、入库工作，因时间段是特定、周期又短而急、人手不够难免会给毕业生档案管理和毕业生顺利走向工作岗位带来一定的影响。

综上所述，高等学校的学生档案管理有其特殊性和重要性。大学档案管理工作要以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指针，全面落实科学发展观，贯彻执行《全国档案事业发展“十二五”规划》，按照“确保档案安全，加快业务创新，狠抓基础建设，激发队伍活力”的工作要求，认真、细致、不断创新高校学生档案管理工作，制定一套符合高校发展的学生档案管理制度，使档案收集、整理、归档、鉴定、分类、编目、排架、入库、移交、转递工作有章可循。总之，要达到高校毕业生的滞留档案逐步减少和彻底妥善解决，必须要依靠毕业生自己、用人单位、社会及学校共同重视，共同参入，这样才能促进高等学校学生档案工作全面、协调、可持续发展，为毕业生求职择业铺垫道路和保驾护航[5]。

[1] 王欢.美国社会安全码对解决我国大学生弃档现象的启示[J].山西档案,2009(4)：44-45.

[2] 学信就业.1978-2008：大学生就业制度的市场化改革[Z].(2008-05-28).中国高等教育学生信息网,http：//job.chsi.com.cn/jyzd/jygz.

[3] 王欢.电子档案：解决大学生弃档现象的有效途径[J].兰台世界,2009(9)：15.

[4] 党传玲.高校毕业生遗留档案管理中存在的问题与对策[J].档案,2005(5)：39-40.

[5] 汪海泳.北京高校毕业生“弃档”问题分析与对策[J].中国大学生就业,2008(13)：63-64.