项目管理软件Microsoft Project在办公室工作中的应用

王大本

(河北工业大学，天津300401)

项目管理软件Microsoft Project在办公室工作中的应用

王大本

(河北工业大学，天津300401)

将项目管理的理论、技术以及应用软件应用到办公室的具体工作中，是用科学发展观思想指导办公室工作的具体体现，对于提高办公室的工作效率，更好地发挥其职能具有现实的意义。办公室搬家是办公室中具有代表性的工作实例，通过对办公室搬家进行管理，进而指导工作，可以有效地展示项目管理软件对于实现办公室工作科学化、精细化、上水平等方面的重要意义。

项目管理;Microsoft Project;办公室管理

引 言

长期以来，办公室作为企事业单位的综合办事机构，承担着承上启下、联系左右、沟通内外、衔接各方的桥梁枢纽作用，肩负着发挥“决策中枢、参谋助手、效能标杆、形象窗口”的重要作用，工作内容涉及部门、单位发展建设的各个方面。随着经济社会发展速度不断加快，按照过去的工作模式所确定的办公室的工作内容、工作效率、工作节奏都已不能满足服务对象的需求，集中体现在要求办公室的工作更加精细化、科学化、上水平。其中“精细化”是要实现做一切工作都要以精心的态度、细致的过程，实现精品的服务;“科学化”是指不能习惯于凭经验、靠感觉办事，而是要建立起规范化、科学化的工作流程;“上水平”是要使各项工作切实做到效率高、效果好、形象佳，能达到较高的满意度和公认度。为使办公室的各项工作能够达到上述目标，满足服务对象的各种要求，我们可以将项目管理的相关理论、技术以及实现的软件应用到办公室的具体工作中，从而实现办公室工作的精细化、科学化、上水平。

一、项目管理思想在办公室工作中的运用

现代项目管理理论认为：“项目是一个组织为实现自己既定的目标，在一定的时间、人员和其他资源的约束条件下，所开展的一种有一定独特性的、一次性的工作。项目管理是运用各种相关的知识、技能、方法与工具，为满足或超越项目有关各方对项目的要求与期望，所开展的项目起始、计划、组织、控制和结束的管理活动。”［1］办公室的日常工作大体分为两类，一类是重复性、程序化较强的工作，如文件传阅、印章管理等;另一类是单次的工作，如召开会议、服务接待等。相对于前一类工作，第二类工作更具有独特性、目标确定性、灵活性、临时性、开放性等特点，比较符合项目管理理论对项目的定义，进一步讲这类工作可以通过项目管理的方式对其加以管理，以实现办公室工作的精细化、科学化、上水平。

二、项目管理技术与工具的引入

在运用项目管理的知识过程中，有许多项目管理技术和工具可以使用，如工作分解结构法(WBS)、关键路径法(CPM)、计划评审技术(PERT)、甘特图(Gantt Chart)。特别是由于计算机的广泛应用，使得项目管理的技术和工具可以通过项目管理软件得到更为广泛的应用。项目管理软件是指“以项目的实施环节为核心，以时间进度控制为出发点，利用网络计划技术，对实施过程重点进度、费用、资源等进行综合管理的一类应用软件。”［2］根据办公室的工作特点，这里我们选取当前较为通用的，比较容易操作的Microsoft Office Project 2003进行介绍。Microsoft Office Project 2003 有 Standard(标准版)、Professional、Server、Web Access几个版本。这里我们主要介绍Standard(标准版)版本。由于Microsoft Office Project 2003同属于 Microsoft Office家族系列软件，界面与Word、Excel等大家所熟知的Office软件相似，在这里，我们直接以Microsoft Office Project 2003自带的“办公室搬家”模版为例，介绍Microsoft Office Project 2003在办公室工作中运用的主要操作步骤。

(一)创建项目文件

创建项目文件主要有三种方式：利用模版创建、利用现有文件创建、从空白项目开始。由于本文以Microsoft Office Project 2003自带的“办公室搬家”模版为例，所以采用模版创建方式创建项目文件。步骤如下：1.开启Microsoft Office Project 2003;2.选择“文件/新建项目/本机上的模板/Project模版/办公室搬家”(见图1)。Project 2003常用的视图有“甘特图”、“网络图”、“资源工作表”等，图1即为甘特图视图。随后需要对项目信息(“项目/项目信息”)进行设定，如设置项目的开始时间和结束时间、项目日程排定方法、工作日历等项目信息(见图2)。

图1 Project模版：办公室搬家

图2 对项目信息进行设定

(二)编辑任务信息

设置好项目的基本信息后，需要编辑任务信息，即对任务进行分解。以办公室搬家为例，就是要对各分解任务如：制定搬家计划、召开调度会、联系搬家公司、制定预算、安排工作人员食宿等进行编辑。对于任务信息的编辑，主要填写“任务名称”、“工期”和“资源名称”三项(其中“前置任务”在任务关联性中进行介绍)，即对“任务是什么，用多少时间，由谁来做”的任务信息进行设定。设定方法可以直接在甘特图主窗口的域内进行添加和修改(见图3)，也可以通过“项目/任务信息”进行添加和修改。对于“任务名称”和“工期”可以通过直接输入完成，而资源名称首先要将资源名称列入资源工作表中(“视图/资源工作表”)，再在甘特图视图窗口的“资源名称”的下拉列表中选取，同时对于各种资源的其他属性还可以通过资源工作表对其进行设置。

图3 直接在甘特图主窗口的域内添加和修改任务信息

(三)按结构化组织任务

“对于一项工作任务，最好的管理方法是按层次结构的方法组织项目。这样可以方便地管理项目和提取项目信息。”［2］因此，我们可将所有项目任务按“大纲”模式分类进行管理，使得工作思路更为清晰。具体操作可以通过 项目/大纲/升级、降级”实现(见图4)。

(四)设定任务关联性

在对任务信息进行设置后，要对各项任务之间的关联性进行设置，即安排工作之间的“流程”，明确任务之间的相互关系。任务之间的关联性主要有4种类型：1.完成-完成(FF)：后续任务必须在前置任务完成之后才能完成;2.完成-开始(FS)：后续任务必须在前置任务完成之后才能开始;3.开始-完成(SF)：后续任务必须在前置任务开始之后才能完成;4.开始-开始(SS)：后续任务必须在前置任务开始之后才能开始。设置方法可以在“任务信息”中进行设置，也可以在甘特图视图中的“前置任务”中直接输入“前置任务”标识号进行设置(见图5)。

另外，在对任务信息进行上述主要设置后，还可以通过“任务信息”对话框中的“高级”域对任务限制类型与优先级等相关内容进行设定。当然上述只是对Microsoft Office Project 2003的基本操作过程进行介绍。通过该软件还可以对工作中需要的各种人力资源、物品资源的分配和使用进行管理。至此，一个“办公室搬家”的工作任务计划基本完成了。通过运用Microsoft Office Project 2003对工作进行规划和安排，可以使工作思路更加清晰、具体操作更加有章可循，从而进一步提高工作效率，实现工作的精细化、科学化、上水平。

［1］戚安邦，张连营.项目管理概论［M］.北京：清华大学出版社，2008.1-9.

［2］林则夫.项目管理软件应用［M］.北京：机械工业出版社，2010.1，51.

［3］吴洁，彭其渊.项目管理软件的发展状况及其应用分析［J］.世界科技研究与发展，2004，(12).

［4］胡祥.浅谈办公室工作管理的精细化［J］.经营与管理，2010，11(11).

［5］蔡磊.项目管理软件Project的管理效能初探［J］.科学之友，2010，(12).

The Application of the Project Management Software Microsoft Project in the Office Work

WANG Da-ben
(Hebei University of Technology，Tianjin 300401)

The application of the theory，technology and application software of the project management to the office work is the direct expression of using scientific development ideas to guide office work.It has the positive reality significance of improving the working efficiency of the office，and better plays the functions of the office.The office moving is representative of the examples in the office work.To manage office move through the application of project management software can show the significance of project management software.

project management;Microsoft Project;office management

C931.4;TP317.1

A

1008-8156(2011)02-0046-03

2011-05-02

2011-05-29

王大本(1983-)，男，河北卢龙人，河北工业大学办公室主任科员，助教，河北工业大学2009级项目管理专业在读研究生。研究方向：项目管理。