浅谈高职院校二级院系考试管理系统的改革——以黎明职业大学机电工程系为例

叶琼茹

(黎明职业大学机电工程系，福建泉州362000)

浅谈高职院校二级院系考试管理系统的改革
——以黎明职业大学机电工程系为例

叶琼茹

(黎明职业大学机电工程系，福建泉州362000)

高职院校需要实用的科学化管理系统来规范学校的教学管理工作。传统的考试管理方式不仅刻板、费时、工作量大，而且容易出错。考试管理系统的改革不需要额外的费用，人员培训过程简单，容易掌握，加上近年由于科技不断创新，高速度大容量的电脑已在许多学校的日常工作中得到普及，因此，创建科学、合理的考试管理系统在经济和技术方面都具有可行性。以黎明职业大学机电工程系为例，提出改进二级院系考试管理系统的方法。改进后的系统能对二级院系的学生和成绩做统一管理并自动生成考试安排表，可实现教学管理的规范化、系统化和科学化，大大提高二级院系教学秘书的工作效益，优化资源，从而提高高校的管理水平。

二级院系;考试管理系统;创建模式;高职

高校教学管理在高校管理中起着举足轻重的作用。现在所提倡的高等教育改革，其重点无非就两个：高教教学改革和高教管理改革。以学生为本的高校管理工作承担着国家教育事业的重任，直接影响着培养人才和服务社会［1］。在科技不断发展的今天，利用科学化管理系统来规范高校的教学管理，可以优化资源，降低成本，提高工作效率，从而使教学管理水平得到提升。其中二级院系考试管理系统的改革是高校管理改革的一个重点任务，改进后的系统能按教学计划的要求对二级院系的学生成绩做统一管理，规范考试安排，避免了工作量大、步骤繁琐、数据查询困难等情况。

现就以黎明职业大学机电工程系为例，来谈谈高职院校二级院系考试管理系统的改革。

一、考试管理系统改革的目的及必要性、可行性分析

(一)考试管理改革的目的

从事教学秘书工作多年，每次安排学生考试均需先从教务管理系统中调出学生课程、任课教师等相关信息，再按科目进行分类整理，最后利用WORD或EXCEL进行手动考试安排。这种方式不仅古板、浪费时间和工作量大，而且容易出错。为了对二级学院的学生、教师及课程等教学关键要素进行科学化管理，就要对考试管理系统进行改革，主要实现：安排考试、安排考试座位、统计成绩、即时查询、按照各项要求完成统计报表，以及对各种教学资源进行统一、科学的管理等等。改革的目的是为了节省人力、物力资源，提高教学管理的效益，保证良好教学秩序的顺利建立和教学工作的正常进行，这对加强二级学院管理工作、提高高校管理工作水平具有重要意义。

(二)创建考试管理系统的必要性、可行性分析

1.管理工作的必要性分析

在高校教学工作中，要想拥有完善的管理机制并建立规范的管理制度，就必须拥有较为完善的考试管理系统。对于高校来说，教学材料归档完整、教学计划管理规范、学分制度完善，以及合理、科学、规范的管理工作等为考试系统改革创造了良好的条件［2］。虽然我们学校目前拥有良好的客观条件，但却缺乏一套完善、简单易用的考试管理系统。我系所使用的二级教务管理系统虽然比较规范、可以提供较高质量的系统信息，但仍需更加简易有效的管理系统来督促教学计划的有序实施、保证考试数据的准确和提高工作效率等［3］。因此，有必要对现有考试管理系统进行改革。

2.经济上的可行性分析

一方面，考试系统的改革不需要额外增加设备购置费、软件开发费以及管理和维护的费用，而且人员培训过程简单，容易掌握;另一方面，考试系统的改革可以解决二级院系教学秘书因业务繁杂而造成的工作效率低下问题，并可以及时掌握学生的学习动态，为及时调整决策提供可靠的数据支持。从而既可以提高信息传递效益，同时还可以减少人工劳动、提高工作效率。

3.技术上的可行性分析

近几年随着科技的不断创新，计算机技术得到快速发展，高速度大容量的电脑已成为许多学校日常工作必不可少的设备，并且新的办公自动化软件不断涌现，通过QQ、邮箱、MSN等方式进行工作业务的沟通已经变得非常普遍。微机的普及为考试管理系统的创建奠定了厚实的基础，使其在技术上具备了可行性。

二、考试管理系统创建方案

(一)考试管理工作分布

1.二级院系教学秘书工作：

(1)负责收集学生考试科目、任课教师等信息，专业课考试由二级院系教学秘书安排，英语等公共课考试明细表则上报给教务处和外语系教学秘书;

(2)通知专任教师上交考试试卷，包含A、B卷，随机抽卷，统一收发誊印，再装封试卷;

(3)利用教室资源系统查询相关的可用教室明细表，利用系统自行安排考试的时间、地点及监考教师，安排表编制出来后及时通知学生;

(4)按照考试安排表组织学生考试，考完后让任课教师阅卷批改;

(5)让任课教师填写成绩报告单，由教学秘书统一在教务系统里录入成绩。

2.教务处工作：负责汇总二级院系采集的公共课学生考试信息、安排考试的时间和地点，并下发二级院系，最后汇总学生考试成绩，提出学籍变动意见。

3.分管教学的副校长工作：全面负责审批教务处拟订的考试计划、审批考试后有关学生学籍异动的处理意见等等。

(二)考试管理系统数据库设计的关键点

1.存储考试课程、班级、监考教师等数据

按惯例，考试数据一般是由二级院系教学秘书手工从教务管理系统中调出学生课程明细表，再通过WORD或EXCEL文档进行手动安排形成考试安排表，然后经过反复审核无误后报送学生和监考教师处，最后报送教务处存底。由于考试班级、人数、监考教师众多，手工排考难免会出现很多不应有的错误，而现在教学秘书可以直接在该系统存储考试课程、班级、监考教师等信息，在区分课程的性质 (公共基础课、专业基础课、专业课等)、上课的学生班级 (是否不同年级或专业)、上课的班级数 (人数是否超标)的基础上，利用系统自动生成考试安排表，从而保证了教学计划制定和实施过程的一致性。

2.自动编排随机座位或常规座位

在系统中设计两种座位模式：随机排座和常规排座。现在高校考试提倡随机排座，这样可以大大降低学生的作弊率。系统还加入人工调整界面，可以检查考试时间、地点、课程、班级等信息是否冲突，可以对生成的不符合实际的安排结果进行相应的人工调整。

3.合理安排监考人员

一间教室正常情况下安排两名监考教师(主、副监考人员)，一般主监考教师由任课教师或班主任来担任。但往往由于班级多、分班、一个教师任几个班级的课程等原因，主监考教师不够，所以需要随机穿插安排其他监考教师，这样才能形成合理的监考队伍。

(三)考试管理系统数据库创建表模式

1.输入报表的创建模式

以下图1是黎明职业大学机电工程系考试安排系统输入报表的创建模式图。本系统以报表的方式输入，主要包括班级、科目、教室、监考教师四个部分。各种输入是二级院系教学秘书在安排考试前需要提前录入的信息，是非常重要的一部分工作［4］。输入设计的目的是为了确保数据正确、有效、及时、快速地输入到系统中去。

图1 输入报表的创建模式图

2.输出报表的创建模式

以下图6、图7是黎明职业大学机电工程系考试安排系统中输出系统的界面选项设计。利用计算机编排考试，还加入人工调整的界面，可以对自动生成的不符合实际情况的数据进行适当调整，得到包含课程、时间、地点、监考教师、班级、学生(人数)、随机(或常规)座位号数安排等相关要素的考试安排表。

图6 输出选项表

图7 黎明职业大学机电工程系考试安排系统打印考试安排选项表

(四)考试管理系统存在的不足及需要改进的地方

1.系统还无法满足我系特殊的考试模式要求

我系的考试安排方式比较特殊：要求不同年级的两门不同课程排在一起，分成两间教室考。这样的模式给编排座位及考试增加了难度，闭卷、开卷不能混搭，同年级同专业的不能混搭，类似科目也不能混搭，系统无法自动识别这些情况，所以必须人工对系统界面选项进行调整，才能编排出合理的考试安排表。

2.考试人数超标问题

由于教学秘书在创建教室信息表时输入的信息包括教室座位的行、列数，这样一间教室的座位数已被限定。当班级人数超出这个限定数时，系统就无法识别，只能靠教学秘书手动对班级人数进行修改到限定人数内，再把缺漏的人数自行填补到安排表中。

3.可用教室问题

在建立教室数据库时，可以先把所有可利用的教室信息都录入进去，但不同学期不同时间可利用的教室不一样。在编排考试时，必须先核对教室是否可利用;如果不符合，就要进行人工调整。

总结

近年高职院校办学规模的扩大，每年招生人数的剧增，给学校的教学管理带来了一定的困扰。二级院系教学秘书的教学工作量也越来越大，加上工作方式守旧，工作效率明显降低，尤其是考务安排方面更是吃力。因此，考试管理系统在学校教学管理工作中的作用将越来越被重视。

除考试管理系统外，其他各种管理软件也应该陆陆续续地被开发应用到教学管理中。现代高校管理与企业一样都讲究高效、低失误率的工作方式，而各种管理系统的开发应用刚好可以满足这种要求，为管理信息系统在高校教学管理中的应用提供了各方面的可能性［5］。各种管理系统的实施对于高职院校来说，是一项系统、复杂、长期性质的工作，需要全体教职工齐心协力、齐抓共管，使教学管理工作更加科学化、规范化、合理化和人性化，以全面提高高校教育教学的质量。

［1］周越俊.高校考试管理模式改革研究［J］.中国商界(上半月)，2010，(3).

［2］张霞.浅析学分制下的成绩管理工作［J］.成功(教育版)，2008，(12).

［3］周庆莲.高校学生成绩管理的问题及对策研究［J］.和田师范专科学校学报，2009，(4).

［4］梁晓辉.考试管理系统的设计与实现［D］.西安：西安理工大学，2007，(10).

［5］曾琦华.高校学生成绩管理探索［J］.科教文汇(中旬刊)，2010，(4).

On Reforming the Examination System of the Secondary Professorship Colleges

YE Qiong-ru
(Electrical Engineering Department of Liming Education University，Quanzhou，Fujian 362000)

Higher vocational colleges need a practical and scientific management system to regulate the school teaching management.Taking electrical engineering department of Liming Education University as an example，this paper shows how to improve secondary departmental exam management system.This improved system can automatically arrange the test tables，thus realizing the teaching management standardization，which in turn improves the efficiency of the department secretary’s work and the management level of universities.

secondary colleges;examination system;create patterns;higher vocational colleges

G712.4

A

1008-8156(2011)02-0023-04

2011-03-11

2011-05-18

叶琼茹(1984-)，女，福建泉州人，黎明职业大学机电工程系研究实习员。研究方向：教学管理、电子与通信专业的教学与研究。