当代物流外包中有效沟通系统模型研究

当代物流外包中有效沟通系统模型研究

从实践出发，通过建立一个有效信息沟通系统整合物流外包中包括运作、监管在内的所有业务来提升外包资源整合力度，降低由于信息沟通不畅引起的外包风险。同时，该系统还强调了物流外包中供应商关系发展的概念。

物流外包；有效信息；沟通系统；供应链合作；伙伴关系

1 引言

物流作为第三利润源泉，其重要性正受到越来越多企业的关注。在现实中，由于受企业资源限制或战略规划要求，大多数企业往往会选择外包物流功能这一形式来完成相关业务。物流外包是指将企业相应的物流功能全部或者部分交给一个企业外合同商来运作，一般是指物流企业或货运代理企业（GB/T18354-2001）。通常这一合同商又被称为第三方或第四方物流供应商。物流外包属于企业采购战略决策与运作的重要组成部分之一，直接影响整个企业运作能否正常开展并达到预期的客户满意水平。通过有效物流外包与外包流程的控制，企业可以享受很多益处，诸如帮助企业自身核心竞争力的聚焦与提高、降低或控制企业运作成本、改善服务质量、提升企业运作效率、获取新技能、规避企业业务弱势等[1]。值得一提的是，物流外包中成本的降低，不仅仅指运作成本的下降，更包括如其他额外运费、风险、客户投诉、货差（损）率等的降低[2]。

然而，物流外包也存在一定风险，如果控制不佳也会导致业务外包的最终失败，甚至产生巨额损失。导致业务外包失败的原因很多，其中最重要的一点是由于外包系统内企业间沟通不畅甚至失灵造成的[3]。物流外包中的低效率沟通会导致诸如对外包业务和供应商失去有效控制、物流成本和时间的增加、资源浪费等严重问题[4]。此外，物流外包中信息系统沟通的成败也直接影响供应链企业间关系的发展与延伸。因此建立合理、有效、灵活的供应链物流外包沟通机制是非常重要的，越来越多的企业也意识到这一点，推出了许多专门用于供应链信息沟通的应用软件。然而在实际业务中，仍然存在很多问题，尤其是缺乏外包业务系统性和资源整合性的特点。本文通过建立有效沟通模型涵盖物流外包程序中的常见业务如供应商的选择、物流运作管理及供应链关系管理等，真正体现供应链物流外包的信息整合性与互补性，从而避免因为信息沟通问题引起的任何物流外包损失。

2 物流外包有效信息沟通系统（Effective Communication System，ECS）

2.1 有效信息系统的设立原则与特点

供应链物流外包的信息沟通应该符合生产协同、采购协同与市场协调等“三一致”原则[5]并保证信息交换的时效性（time）、准确性（preciseness）、流畅性（flexibility）和互动性（Mutual Communication）。供应链企业间的有效多向沟通不仅仅保证了物流运作的正常开展，更直接影响供应商关系的发展。因此，合理的沟通系统模型应不仅仅完成物流需求准确预报、及时回应（Quick Response）等运作层面的基本业务，更应体现与物流供应商关系发展与未来物流流程与技术合作提升的企业管理精神。有效沟通模型的设立有助于实现以下目标：

（1）缩短物流供应链时间（Lead Time）,及时回应市场需求及变化；

（2）减少物流成本，刺激物流运作的创新；

（3）降低供应链复杂度，优化物流资源；

（4）提供供应链中任何企业的及时响应支持；

（5）过业务透明化提升供应链关系；

（6）使服务质量不断提高（Continuous Improvement）；

（7）提高客户满意度从而不断扩大客户群体等。

2.2 有效信息沟通系统的组成结构

供应链物流外包信息沟通的存在从物流业务竞标开始一直至合同关系完终（含法律赔付）为止。因此信息系统模型主要由三部分构成，分别是供应商监管（含选择与评估）、物流运作及供应商关系管理（如图1）。式又是以物流运作内容与结果为前提的。所以物流运作是整个系统的核心。整个有效信息系统可以图式模型化如图2，以物流运作矩阵为基础，辅以战略关系矩阵与供应商监管矩阵。

2.3 有效信息沟通系统的具体内容

在整个物流外包系统中，供应商选择和评估是以物流运作具体要求与运作信息沟通为基础的，而供应商关系发展模

2.3.1 在线物流数据库（Network Database&Online Tracing）。在线数据库整合所有与物流业务有关的信息。横向信息群包括生产物流-采购物流-加工物流（或进口物流-出口物流）等信息。纵向信息群包含从物流订单预测起至物流业绩评估、反馈为止的所有相关信息。与物流有关如生产材料计划（Material Release Schedule）,装货港（Port of Loading）,卸货港（Port of Destination）,运输路线与方式（Transport Routes&Modes）,预计时间（Required Lead Time）,库存报告（Inventory Report）,包装状态（Packaging Issue）等所有信息皆由系统准确、及时更新（如图3）。数据库将生产-采购-第三方物流服务紧密连接在一起，从而有效节约决策时间、提高决策支持度与准确度。更重要的是，通过信息资源的整合，企业可以有效利用所有物流供应商的现实运营能力，从而客观的节约物流与管理成本，做到资源最优化配置。例如，有效解决配送环境运输车辆空放的问题，为企业提出及时、有效的拼箱（LCL）建议。同时，所有供应商的过往报价（RFP）都储存在该数据库中，通过分析过往价格，可以为相关物流采购部门提供信息预测，物流趋势变化，评估供应商能力等功能，为企业采购提供有效、宝贵的战略决策支持与谈判砝码。此外，这些历史报价也为企业评估供应商及后续供应商关系发展提供重要依据。

当然，在线数据库还提供实时的物流预警（Logistics Warning Mechanism），为每个物流环节设置时间节点（如图4），一旦出现晚点现象，系统会自动预警，并提示相应企业立即采取补救措施或应急预案尽可能准点完成后续环节。此机制有效规避因物流延时而造成的额外损失，最大程度避免出现生产线停滞的可能性。

2.3.2 24小时服务中心与应急物流（24-hr Call Centre and Contingency Logistics）。有效信息沟通系统设立24小时服务中心的最根本目的是为了帮助物流供应商最大限度提高符合客户要求的服务水平（Service Level Agreement），体现真正意义上的物流快速反应功能。所有相关企业都会对接该中心，一旦物流订单在执行过程中出现任何变化或问题，尤其是对应急物流需求时，中心都会以点-点方式进行信息交换（如图5）。在该中心中的企业都是以单位人（One Designated Point）出现，其代表相关企业全权负责回应来自其他企业的信息。单位人本身与企业内部通过B2E（Business-to-Employer）系统进行沟通与协调。这样做的最大好处是能在事发时，快速、高效的找到相关负责人，不会出现信息的延迟沟通、信息渠道的断层、无规律交叉与无意义的重复性交换，这样既节约了沟通成本，又提高了沟通效率。

图5 24小时服务中心

2.3.3 战略关系矩阵。高效的信息沟通在维护供应商良好关系过程中起到至关重要的作用。无论是物流项目投标、磋商、R&D还是关系的发展都需要良好信息沟通机制的支持。根据企业不同关系群体的功能与责任，整个关系矩阵分成3部分，他们是运营层、功能层与管理层（如图6）。从图中可知，每个沟通层面的主要沟通目的和任务是非常清晰的，根据不同的目标，物流供应商和生产企业的不同运作层面会进行及时、有效的分层沟通，从而真正意义上达到信息交换、共享，及时沟通，准确定位等目的。

管理层是双方企业最高的管理级别。主要负责战略协议（计划）的沟通，监督企业关系的发展并指导未来的企业协作。

功能层是双方企业部门经理的管理级别。主要负责物流外包项目开始前的合同条款细节磋商并设置服务标准，监管整个物流过程，协议解决发生的实际问题。相关奖罚决议与执行也在这个层面进行。

操作层是双方企业具体进行运作的员工级别。主要负责保证双方合作的正常具体展开。此层面的信息沟通是最频繁的，覆盖从原材料采购需求生成开始一直到最后入厂物流（In-house Logistics）的完成。此外，此层面的相关人员可以通过合作训练来提升双方物流能力。

战略关系矩阵的设立使企业间沟通更高效与清晰。每个层面的工作都对另两个层面产生直接影响。值得一提的是，层面沟通不应当混淆，要注重互信互利的原则。

图6 战略关系矩阵

3 结论

有效信息沟通系统覆盖了与物流外包有关的供应商监控、日常物流运作与供应商关系发展等的所有信息与文件交换。通过系统执行使从供应商投标至合同关系解除为止的所有具体业务运作与企业内外部管理更高效、优化。更有意义的是，此系统模型还可被借鉴用于其它功能性外包业务中的信息沟通处理。

[1]（美）多明圭兹.企业外包实务[M].北京：中国财政经济出版社,2007.

[2]Mangan J,Lalwani C,Butcher T.Global Logistics and Supply Chain Management[M].JohnWiley&Sons，2008.

[3]（美）琳达科恩，阿莉杨，等.资源整合-超越外包新模式[M].北京：商务印书馆,2007.

[4]Burt D,Dobler D，Starling S.World Class Supply management:the Key to Supply Chain Management[M].McGraw-Hill Irwin,2003.

[5]潘文安.基于伙伴关系的供应链整合与企业竞争优势[M].北京：中国物资出版社,2010.

俞仲秋
（上海外国语大学 贤达经济人文学院，上海 200083）

Study on Modelo Effective Communication System in Contemporary Logistics Outsourcing

YU Zhong-qiu
（Xianda College,Shanghai International Studies University,Shanghai200083,China）

The paper puts forward a practical and effective communication system covering the whole operational and regulatory processes among all relevant parties in contemporary logistic soutsourcing to avoid risks and solve problems caused by inefficient communication.Running the system could also strengthen and improve supplier relationship with logistics providers.

logistics outsourcing;communication system;supply chain coordination;supplier relationship

F274；N945.12

A

1005-152X（2011）02-0082-03

10.3969/j.issn.1005-152X.2011.02.026

2010-12-17

俞仲秋，男，硕士，上海外国语大学助教，英国皇家物流运输协会注册会员,研究方向：供应链管理、物流工程。