高校研究生数字化管理工作中的问题与思考——以浙江师范大学研究生信息管理系统为例

金 科，郑晓芹

（浙江师范大学 人文学院，浙江 金华321004）

高校研究生数字化管理工作中的问题与思考
——以浙江师范大学研究生信息管理系统为例

金 科，郑晓芹

（浙江师范大学 人文学院，浙江 金华321004）

目前，很多高校都采用数字化网络管理系统进行研究生管理，在实践操作中，一些非技术因素所产生的问题仍然影响着信息化管理效果，制约着管理效能的提升。针对这些问题，需要分析和思考数字化管理的优势与不足，扬长避短。

高校；数字化管理；研究生

随着研究生招生规模不断扩大，在读研究生数量逐年递增。截至2006年，我国在校研究生规模已达100万人，使我国成为仅次于美国的研究生教育大国。前教育部部长陈至立在国务院学位委员会第二十二次会议上的讲话中指出：“研究生教育作为整个国民教育体系的最高端，代表着国家的高等教育水平，在增强国家自主创新能力中具有极为重要的作用。”[1]可见，研究生的教育和培养，对提高全民素质，增强我国综合实力，推进国家人才战略的实施，都有着重要的意义。

研究生培养离不开严格周密的管理，大规模扩招研究生，为研究生管理工作带来了新的挑战。随着信息技术的应用和普及，高校普遍建立了自己的校园网，许多学校还采用了市场上开发的管理信息软件和网络平台，用数字化管理的手段逐渐取代过去传统的管理方式。这些软件和平台在很大程度上减少了管理人员的工作量，提高了工作效率，但在使用过程中，诸多问题随之暴露出来，不能完全适应研究生管理的需求。

1 数字化管理方式中存在的典型问题

1.1 有些功能不实用

高校数字化网络管理平台离不开专业人员的设计、开发和维护，而这个过程常常缺乏教育管理人员的参与，投入使用后才发现有些功能并不合理。以笔者所在学校使用的研究生信息管理系统为例，在专业学位成绩管理中，可以添加、修改、查询、打印专业学位生的课程成绩，但无法将该生的课程成绩与相应的学分、学时挂钩，汇总生成一张表单，进行打印。专业学位生通常是指那些半工半读的在职人员，利用业余时间和节假日进行研究生课程学习。在学习期间，遇到评职称等事情，他们需要所在学院开具学时证明单来证明自己的学分和所修课程。所以在实际操作中，管理者不得不既要将大量的分数录入到信息管理系统中，又必须在电脑上自己设计学时证明单表格，将每个学生的分数、学分、学时再输入一次，以备这类学员所用。

1.2 难以满足不同学员的需求

研究生管理不同于本科生管理，各高校之间的个体差异较大，管理更加多样化。除了普通全日制研究生，很多高校还招收专业学位研究生，专业学位研究生根据学位的不同，又包括工程硕士、教育硕士、MPA、MBA等，这类学员由于通常采用在职兼读的培养方式，学校、学院的通知难以及时送达，给管理工作增加了很大的复杂性。有些高校招收研修班学员，研修班学员在培养过程的很多方面不同于一般研究生；有些高校招收留学生，留学生在课程学习等方面也不同于非留学生。研究生管理系统应该是一个富有个性的软件，从而满足学校自身实际情况。研究生管理系统的开发是一项复杂的系统工程，系统开发者应该熟悉研究生管理工作，或者能与研究生管理人员进行良好的沟通，在不断的交流和反馈中拟出具体的需求分析报告[2]。系统的开发不可能一蹴而就，因此设计的系统应该具有良好的可维护性和可扩展性，能随着需求的变化而作出相应的调整。

1.3 界面与操作不够简洁明了

研究生管理系统应界面友好，简洁明了，提供便捷的导航菜单，各种功能操作应让使用者一目了然，并且各种功能之间应当尽量减少重复和交叉，过于繁琐、复杂的界面和操作，会让使用人员眼花缭乱，为本来就繁杂的管理工作增添了更多不必要的冗余量。例如，笔者使用的研究生信息管理系统中，专业学位成绩管理模块下就有很多子项，名称相似、功能相近，但又各自独立，在执行某些操作时要逐一试验才能找到需要的功能项，如图1所示。

图1 专业学位成绩管理下的子菜单

从图1可以看出，带有成绩查询功能的菜单就有四项，有的查询支持修改，有的不支持，这让使用者在操作中产生困惑。如果能将所有查询功能整合到一个菜单下，只是通过改变查询条件来选择需要查询的内容，则会大大提高查询的效率。

1.4 相关信息难以做到即时同步更新

研究生的管理离不开学院与学校的协调和配合。大多数高校都设有专门的研究生学院，用来对研究生工作进行统一管理。研究生学院是其他学院研究生管理部门的上级单位，由它将最新的规章制度下发给各个学院，各学院研究生管理部门也必须将搜集整理好的材料上报给研究生学院，进行审核保存，统一管理。在信息传递过程中，由于网络管理系统不能发送即时消息，出现学院与学校难以同步更新的问题，导致研究生学院已经修改了规章，各学院仍然按照原来的制度执行，最后不得不通过电话或电子邮件等形式逐一通知修改，为管理工作增添了许多不必要的工作量。近年来，教育部推出了研究生招生报名系统和学历证书电子注册与学位申报系统，各高校研究生管理部门在开发自身的管理系统时，必须与这些系统有良好接口，利用招生报名系统中的已有信息，直接导入学历证书电子注册和学位报盘系统，从而减少重复劳动，避免数据的不一致。

2 改善数字化管理方式的思考与建议

研究生培养质量是研究生教育的生命线，设计一套导航明确，操作便捷，针对性强，冗余性少的研究生信息管理系统，并建立一套切实有效的教育教学管理制度，是保障研究生培养质量的重要前提。可从以下几个方面着手来改善研究生数字化管理。

2.1 将传统管理方式中的优势与数字化管理方式相结合

传统管理方式并非一无是处，要充分与信息技术相结合，二者取长补短，提高管理工作效率。例如，传统的通知传达方式通常是在专属的公告栏张贴纸质材料，或通过电话逐一告知。当被通知对象很多的情况时，电话逐一通知无疑是一件非常繁琐耗时的事情，而张贴公告又无法具体确认哪些人收到了通知，这是传统管理方式中存在的缺陷。运用数字化网络管理平台中的短信群发功能可有效地解决这一问题，即通过短信群发的方式将通知发送到被通知人员的手机上，并要求其回复确认，剩下未回复的人员，再通过电话直接告知，这既能大大提高通知效率，也能精确统计出被通知人员的数量。

2.2 开展研究生管理队伍和师生培训，提高其信息技术技能

研究生管理人员是系统的最终使用者和操作者，应该对其进行系统培训。制定适当的培训制度和措施，使培训工作真正落实，让使用的老师体会到信息技术带来的便捷。通过研究生信息管理系统建设，搞好管理队伍建设，提高研究生管理队伍的素质，提升研究生教育管理理念。

从信息技术在教学中的应用看，信息技术应用于课程整合，代表着信息化环境下现代教育教学改革的新方向，真正把信息技术应用融入教与学全过程中。因此，对于任课教师、研究生导师和学生，也应在适当的时间，以适当的方式进行系统介绍、系统使用讲座。管理信息系统中应该做好系统使用指南，使得他们通过使用指南，也能轻松学会使用管理信息系统[3]。

2.3 增强信息技术管理的标准化建设

信息技术管理要想有进一步发展，关键是要建立统一的操作规范和衡量标准。就普通高校而言，需要建立规范的资源库，根据规范调整资源库已建立的结构，与区级资源库的衔接、配套，实现资源的共享与互换以及资源库实现共享和互操作。信息技术管理水平的衡量指标，包括硬件设施、教育资源软件、教育教学应用以及教育观念等。其中在教育教学应用方面，除开设信息技术必修课以外，高校应通过推进信息技术进行演示教学、交互尝试、网上实践教学等形式，将信息技术拓展到课堂教学中[5]。通过对信息技术管理的标准建设，使得学校与学院各级研究生分管机构的步调一致，互相之间信息及时送达，减少重复劳动带来的不便。

2.4 决策者应正确认识数字化管理的作用

实践证明，决策者正确认识并参加信息化是研究生数字化管理成功的首要条件。一个数字化管理系统在实践中运用成功可能性大小与之重视程度有着密切的关系。数字化网络管理成功与否的关键，很大程度上取决于决策者对信息化是否有正确的认识。通过总结对比发现，决策者对待信息化不外乎有两种极端的情况：一是认为信息化无所不能，是个“万金油”，一旦成功什么都好说，什么问题都能解决；二是认为信息化一无所能，仅仅是个摆设，解决不了实际的工作问题，对此应有正确的认识。

3 结语

研究生管理是政策性很强的事务工作，数字化网络管理方式的引入就是利用电脑将人脑从这些机械性工作中解放出来，从而让人脑有时间去思考和解决需要创造性的问题。在具体的实践操作过程中，只有正确认识到数字化管理方式的优势与不足，才能扬长避短，提高管理工作效率。

[1]陈至立．在国务院学位委员会第二十二次会议上的讲话[J]．学位与研究生教育,2006(3):1～5．

[2]孙阳 余伯阳．信息化技术在研究生管理工作中的应用与思考[J]．药学教育,2007(3):29～32．

[3]宋厚彬．研究生管理信息化过程中的非技术影响因素探讨[J]．甘肃科技纵横,2008(2):132～133．

[4]杨晓蓉 吴文明．浅谈小学信息技术的管理[J]．上海教育．2004(2):44～45．

Discussion and Thinking on College Graduate Digital Management——Takes Zhejiang Normal University Graduate Student Information Management System as an Example

JIN Ke,ZHENG Xiaoqin
(Zhejiang Normal University,College of Humanities,Jinhua Zhejiang 321004，China)

At present,many universities have adopted digital network management system in post-graduate management,in practical operation,some problems caused by non-technical factors are still affecting the effectiveness of information management,which restricts the improvements of management efficiency,How to correctly understand the strengths and weaknesses of the digital management,and avoid weaknesses,needs analysis and reflection.

college;digital management;Graduate

G72

A

1674－5787（2010）01－0115－03

2009-12-02

金科（1978—），男，重庆市人，硕士，浙江师范大学人文学院教师，主要从事网络教育、多媒体设计、教育游戏研究。

责任编辑 仇大勇