采编业务深加工外包中出现的问题与解决对策——以河北理工大学图书馆汇文系统为例

李亚君 朱淑南 高 源 宋进英 （河北理工大学图书馆 河北 唐山 063009）

近几年，业务外包理念已在我国图书馆界兴起，业务外包所彰显的优势已吸引许多大中小型高校图书馆相继开始不同程度业务外包尝试和实践，其中尤以采编业务外包最为突出和普遍[1]。河北理工大学图书馆（以下简称我馆）自2004年12月由丹诚图书馆集成系统更换为江苏汇文文献信息管理系统（以下简称汇文系统）之后开始粗加工外包的尝试。随着采编工作人员的减少和纸质图书购置量的小幅上升，我馆从2007年10月开始尝试深加工外包，并持续至今，已先后和中国教育图书进出口公司、北京百万庄图书大厦（原机械工业出版社）、北京人天书店、武汉三新书业有限公司等多家馆配商合作深加工外包业务。通过调查了解到，截至2009年末，我国采用汇文系统的图书馆已经达到440家[2]。汇文管理系统的特性决定了其采编业务流程区别于其他系统的采编业务流程。本文以河北理工大学图书馆汇文系统为例，对采编业务外包中遇到的实际问题进行详细探讨，以期探索出对其他汇文用户采编业务外包有益的应对方法。

1 采编业务深加工外包中出现的问题

采编工作的核心业务是采访、验收、编目、分类和典藏，非核心业务主要指书刊的物理加工（即贴磁条、条码，加盖馆藏章，按文献类型或典藏地贴区别型色带等）。粗加工外包多指采编工作的非核心业务外包，因其简单、技术含量较低，馆配商基本都能达到要求。而深加工外包则因各馆图书管理系统的不同，外包的程度各有差异。极端的例子是核心业务及非核心业务全部外包，即“全加工外包”，是指图书从采访到上架流通全部由馆配商负责。这不仅要求实行全加工外包的图书馆制订并出具非常详细完备的采访细则、加工细则，而且还要制订严格的图书到馆验收细则，对馆配商的要求非常高，馆配商必须有相当雄厚的加工实力，否则根本无法达到图书馆的采编业务要求。由于汇文系统以关系型数据库Oracle作为数据库服务平台，因此大多数使用汇文系统的图书馆的深加工外包多是将编目和其他非核心业务外包，采访、验收、分类、典藏等核心业务仍由图书馆来完成。深加工的“深”是指比粗加工多了贴索书号书标这道工序。对使用汇文系统并使用分类号和种次号作为索书号的图书馆而言，理顺汇文系统下采编业务深加工外包的各个流程非常必要。

汇文系统涉及到的采编业务有四大模块：采访、编目、典藏和系统管理。我馆汇文系统下的采编工作流程如下：

考虑到汇文系统下采编业务模块的特点，我馆对图书采访、验收、分类、典藏四大核心业务未实行外包，而是由本馆采编人员完成。外包给馆配商的业务主要包括：编目数据，贴磁条、条码，加盖馆藏章，用自动打号机打财产号（登录号），用铅笔在每本书书名页右上角抄写索书号；我馆图书的复本数一般为2-3册，要为每种书的最小财产号加盖“此书不外借”的章，并在书脊的索书号标签上方加贴“此书不外借”标签；为随书光盘标注该书的索书号，并随图书批次一并处理；外文原版图书及影印版图书书脊上加贴色带且合并一个批次处理，等等。相对其他馆的深加工外包，我馆外包的加工工序较多且复杂，加工的细化程度对馆配商的加工能力是很大的考验。目前，大多数图书馆都在搞业务外包，笔者在近3年的外包加工实践中发现，基于汇文系统的采编业务加工外包普遍存在以下问题。

1.1 重书的出现导致分批次加工不顺畅

尽管工作流程中有3次图书查重，但在汇文系统编目模块中分类、配索书号时仍有重书问题。出现重书的原因大致有3点：（1）馆配商配送的MARC（Machine Readable Catalogue，机器可读目录）数据处于“真空时期”。我馆目前的图书采访仍采用以现采为主、订单为辅的采购模式。现采通常使用馆配商提供的便携式数据采集器，由于采集器的存储量有限、馆藏数据导出繁琐、现采多以新书为主，采访人员一般会在采访前将近几年的馆藏数据导入到采集器中，加之现采现场大多有2台或多台采集器同时工作，各馆配商之间的订单配给时间间隔短，不可能实现在有限的时间内将采访数据合并、将现采新书的MARC数据加工处理并导入到汇文系统中，采访人员在做预订查重时就可能由于MARC数据“真空”而重复订购图书，以致采访人员查到的查重数据有误[2]。（2）馆配商的MARC数据著录有误。馆配商一般在现采完成后先提供采访的MARC数据，一般为简单编目数据，即只提供ISBN号、书名、著者、出版社等最基本的图书信息。采访人员一般采用ISBN号和书名（ISBN号和书名是逻辑“与”的关系）进行查重，如果馆配商的书名著录有误或与馆藏书目信息的MARC数据不符，则批查重时不能显示与馆藏重复，一旦编目时将MARC数据更正过来，就会发现是重书。例如，《电路学》一书分上、下册，馆配商的著录人员将MARC数据著成“200$a电路学（上册）$h上$f某某某著”，那么查重时就不会显示与馆藏记录重复。（3）图书出版的不规范导致“一号多书”或“一书多号”（即一个ISBN号对应几种不同的书, 或是同一个ISBN号对应不同版次的书，或是一套丛书共用一个ISBN号, 或是一种书有几个不同的ISBN号）[3]。“一号多书”的情况多存在于单行本著作再版书、丛书、多卷书、不同开本的书的著录中，如果不加以注意，也会导致重书的出现。另外，题名著录中易混字、繁体字的使用及对有附加题名认识上的差异等导致MARC数据不一致，也会导致查重时的漏检。

1.2 西文图书的界定不一致

我馆对西文图书的界定、验收、著录有明确的标准，并且与中文图书的采访、编目及加工各自归口，分区典藏，其排架方式和借阅规则与中文图书也不一样。如果是西文原版图书，则直接按西文图书验收加工，按USMARC标准著录；如果是影印版西文图书，则界定为西文文献，按西文图书验收并按USMARC标准著录；如果是国内出版的西文学术专著、各专业文献汇编或选读、学科专业外语教学用书（包括双语专业教材）、专业外文文献导读等，则界定为西文文献，按西文图书验收并按USMARC标准著录[4]。但实际操作中，尽管给馆配商出具的《图书加工外包细则》中对西文图书的界定有专门的说明，但馆配商在加工过程中仍不能准确挑选、著录西文图书。其主要原因在于：馆配商在图书分拣环节配备的加工人员大多没有接受过界定外文图书的培训，对于国内出版的西文学术专著、学科专业外语教学用书等仅根据图书的外表特征（图书封面或书脊上的中文书名）按中文图书处理，待图书进入编目环节，编目员不加以界定，按照CNMARC标准著录，并将编目数据混在中文图书的批次中配送到馆。而我馆的西文图书验收、著录、分配馆藏地、上架流通等业务是与中文图书明确分开的，馆配商将西文图书数据混淆在中文图书批次中的做法将导致成批次加工的不顺畅。

1.3 馆藏记录信息不能与图书一一对应

馆藏记录信息是指每本图书对应的财产号和条码号。对一个采编工作历来科学规范、严谨细致的图书馆来说，图书的财产号是非常重要的。但是因为现在的图书流通是条码识别模式，因此有些图书馆认为图书的财产号可有可无，这给馆配商也造成了财产号可有可无的印象。我馆在给馆配商的加工细则中明确规定必须用打号机打印财产号，如果出现跳号或打印有误等问题，一定要覆盖后重打，而不能随意涂改。如果图书的馆藏记录信息（即财产号和条码号）不能和图书一一对应，出现张冠李戴的现象，那么在汇文系统中批量验收时系统就会报错，并显示财产号或条码号“违反唯一约束条件”，使验收工作无法完成。如果只是因为马虎而使馆藏记录信息出现错误（即未与系统现有馆藏信息重），则批量验收时就很难检验出来。在图书进入流通环节后一旦发现错误，就很容易造成读者借还书时与馆员发生矛盾。因此，馆配商在配送需要我馆分类人员分类的编目数据前需将财产号和条码号与每本书一一对应，确认准确无误后才能按汇文系统设定的馆藏字段录入图书的MARC数据。可见，馆配商对馆藏记录信息的不重视容易导致在汇文系统采访模块中批量验收图书时不能导入馆藏数据。

2 汇文系统下采编业务深加工外包问题的解决对策

我馆采编部现有采访人员1名、分类人员3名，每种图书复本一般控制在3册，年购书量约4万册。在决定实行深加工外包后，我们根据以往的经验及我馆对图书加工的要求制定 了详细的加工细则。细则涉及编目规则、著录格式、分类主题标引、图书的加工装饰、随书光盘或附件的处理等，并为每家合作馆配商均提供一本按照我馆加工要求装饰加工的样书。我馆在给馆配商的加工细则中明确规定，将每个批次的编目数据控制在300-350条左右，这样每个批次大约可容纳图书1 000册（约30包）。根据分类人员的数量和每个分类人员日均分类数量测算，每批次图书如果控制在这样的规模，馆配商给图书馆编目数据的配送速度和图书馆分类人员配完索书号返回给馆配商的速度都会比较快，双方都能认可彼此的工作强度。对于馆配商来讲，业务外包的难点在于MARC数据的著录、主题标引这两大技术层面；而对图书馆来讲，实行深加工外包后采编工作的重心应在图书分类这一技术层面。因此，控制好馆配商编目数据的配送进度和图书馆分类人员分类配索书号的进度是判断一个批次图书整个加工过程快慢的决定因素。除去图书采访过程中出版社按订单配送图书这一环节所占用的时间，一般一个批次的图书从编目数据到物理加工直至发货到馆，全部完成的周期大约是两周。

通过近几年汇文系统的使用实践发现，“批次”是汇文系统采编业务整个流程中至关重要的主线。从采访的“批查重”到“批量自动验收”，再到“批次送编交接”，最后到“批次送交典藏”与“批次送交流通”， 都是一个批次一个批次地按照采编业务的整个工作流程顺序下来的。如果不分批次，分编完的图书在汇文系统导出MARC数据时就不能导出索书号和典藏地完整的馆藏MARC数据，以致馆配商无法按返回的数据完成既定流程，外包业务无法正常完成。馆配商将带有馆藏信息的编目数据分批次送达到馆后，在汇文系统的采访模块下由“批量自动验收”按批次导入本馆著录库中，经送编交接后分类人员就可以分类配索书号了。如果在分类过程中发现有重书、授权影印版西文图书及国内原版西文图书混入到中文图书中、馆藏记录信息有误的图书混在其中，就必须及时将这些图书替换下来，一旦批次确定，馆藏记录信息的MARC数据就无法从系统中导出。由于授权影印版西文图书、国内原版西文图书及馆藏记录信息有误的图书不用退还馆配商，只是换成符合分编要求的图书即可，所以除了对加工流程有影响外，不会对馆配商造成成本损失。而对于重书而言，因为这部分图书已经经过了前期加工并加盖了馆藏章，所以其退换是馆配商最不愿意接受的。同时，图书馆在已经送编的批次中换书就需要相应更换替换书的MARC数据，等于无形中增加了工作量，同样会影响分编的速度，进而影响整个加工流程的进度。对于上述问题，可通过如下方法予以避免。

2.1 关于重书的处理

2.1.1 制订好采访规划，控制好不同馆配商间的采访时间间隔。

通常由招标产生的馆配商不止一家，对于采访经费稳定的图书馆，采访人员应该制订周密的采访计划，采用现采和订单相结合的方式，控制好各馆配商之间的订单配给时间间隔，最好在获得订单的馆配商将比较规范的MARC数据配送到馆后再更换另一家进行采访。

2.1.2 多途径组合查重

在汇文系统的批查重中，可以按题名、责任者、ISBN号、出版社及丛编项等任一途径进行查重，也可以任选其中的几项按逻辑“与”的方式组合查重。通过工作实践发现，单途径查重往往会导致成套书、多卷书的漏订及重书的漏检。例如，用“丛编项”查重，如果MARC中没有加注225及410丛编项字段，那么就会出现漏检。而如果采用“题名+ISBN”的组合方式查重，在MARC数据准确无误的情况下则可有效地减少重书的出现。

2.1.3 增加查重的次数

在工作中我们发现，仅仅依赖于在采访时对导入采集器的馆藏信息查重，不可避免会出现重书，这可能是因为馆藏MARC数据不规范或采访数据不规范。如果增加查重的次数，则可有效地避免重书的出现。因此，在MARC数据到馆前应分别进行采访时查重和订购前查重，在MARC数据到馆后进行送编交接前查重，在送编后进行分类时查重。如果馆配商提供的编目数据基本规范，这样的4次查重可以明显减少重书的出现。

2.1.4 严格规范馆配商的自查重和MARC数据的质量

在工作中会出现同一馆配商的同一种书在不同批次中重复配送的情况，严格规范馆配商的自查重非常重要。另外，MARC数据的质量也直接关系到查重的准确率，因此在采购合同或加工细则中要明确馆配商因自查重不当而导致出现重书的责任问题，同时也要明确规定加工人员对MARC数据著录不规范的具体罚扣措施，严格规范每一个加工环节。

2.1.5 配置图书外采系统

汇文外采系统可以满足图书馆采访人员外出采购时不能连接图书馆书目数据库而又需要进行书目查重的需求。其原理是：在图书馆建立一个外采服务程序，外采系统客户端通过与服务程序的通信实现与数据库保持实时的数据交流，远程数据同步将书目及订购数据写入图书馆的数据库并通过无线网络将现场采购数据传回图书馆数据库，从而实现现场采购，不必回馆后重新进行订购数据的处理，减少了重复工作量，并可满足图书馆的多订户实时订购。有条件的图书馆完全可以通过购买外采系统实现采访的优化。

2.2 关于西文图书的处理

2.2.1 在加工细则中明确制订西文图书的界定标准

西文图书混杂在中文图书的批次中并按照CNMARC著录导致的图书加工不顺畅，其根本原因是馆配商的加工人员搞不清楚西文图书如何界定。因此，在加工细则中要明确界定西文图书标准并要求加工人员熟练掌握。但是因为馆配商对加工人员多是计件付酬，并同时进行多家图书馆的加工外包业务，如规模大的馆配商往往是同时和上百家图书馆合作，因此要求馆配商遵守西文图书界定标准，往往是说起来容易做起来难。这时除了要经常和馆配商加工部的负责人多沟通外，还可要求馆配商在做编目数据前由专人负责对已分好批次的图书重检一遍。

2.2.2 中西文图书分开采访

我馆目前对西文图书馆藏、排架、采编归口等业务是与中文图书区分开来的，但采访一直以来与中文图书混在一起。对于加工外包而言，馆配商的加工人员对西文图书界定不清多见于影印版图书或国内出版的西文专著等，这类图书外表特征的中文化使分拣人员按照中文图书而错分。近两年的实践表明，尽管在加工细则中明确标明了西文图书的界定标准，但也不可避免错分情况的发生。因此，就目前对于按文种分散典藏、排架的图书馆来讲，规避中西文图书交织在一起的较适宜方法是将中西文图书分开采访，并在订单处理时要求馆配商单独提供西文图书征订目录。对于现采时因未及时判明文种而造成的错选，除了在确定最终订单时剔除以外，还可以要求馆配商在加工、分拣和编目著录时对“疑似”西文的图书全部筛出并制成详细电子表格发给图书馆，由图书馆采编人员最终确认后再加工处理。

2.3 关于馆藏记录信息与图书错位的处理

馆藏记录信息一旦和相应图书错位又在验收或典藏中未被发现，那么图书在流通环节势必会出现问题。汇文系统设置的“唯一约束条件”可以避免在MARC数据导入时和已存在的馆藏记录信息重复，但是如果不是和已有的馆藏记录重复，系统则无法识别，当然也就不能纠错。通过实践我们发现，避免或尽量减少出现这种情况的途径有两种：

2.3.1 规划好提供给馆配商的财产号区间和条码号区间，确保准确无误。

加工外包的合作馆配商一经确定，图书馆采编部门就要根据年度采购计划或已购图书数量划分财产号区间和条码号区间，并分配给馆配商。如果和几家馆配商合作，就需要分成几个部分。因此，必须规划好提供给馆配商的财产号区间和条码号区间，确保准确无误且不会交织串段，否则后果不堪设想。如我馆目前与两家馆配商合作，那么就要分别划分出两个区段，并提供给馆配商。汇文系统将馆藏记录信息设置在906字段的$a财产号、$d条码号，由于每种图书有几个复本就有几个906字段，所以馆配商在做数据时必须按该字段设置录入馆藏记录信息，否则不能批量验收。所以导数据这一流程也可以作为验收把关的一个重要步骤。图书馆在进行“批量自动验收”时可逐个记录浏览906字段的馆藏记录信息，确认财产号和条码号无误后再执行“导入”操作。这要求分配财产号和条码号区间及负责导数据的人员非常认真仔细，一丝不苟地把好每一关。

2.3.2 把好图书到馆验收的最后一关

馆配商将加工好的图书按批次送货到馆后，采编人员在采访模块中的统计菜单下打印财产帐清单。在“个别登录帐清单”下选择“按种打印”，检索出要打印的批次后，再对照该批次的财产账清单中列出的每种图书复本的馆藏记录信息逐本仔细核对。如果有错号或与图书错位的现象，就需要在汇文系统典藏模块中及时更正过来，使图书和馆藏记录信息一一对应，切实把好图书从采访、编目、典藏、验收到流通之前的最后一关，确认无误后再送交流通。

3 结 语

任何一种新生事物的出现都是既充满风险又极具挑战的，但决不能因噎废食。图书馆界对图书馆业务外包所持的意见不同：先行者大胆实践，积极探索；保守者本能抵制，诟病不绝；观望者按兵不动，踌躇不前。尽管如此，图书馆业务外包已如决堤之水，大有势不可挡之势[5]。业务外包也体现了传统图书馆向现代化图书馆转型过程中图书馆非核心功能社会化的发展趋势。随着图书馆编目业务外包的发展和日趋成熟，越来越多的图书馆将会接受这种业务管理模式。笔者拙见，在探索实践的过程中发现问题并及时解决问题以使后来者少走弯路，乃做事之根本。根据我馆的外包经验，除了上述问题的解决对策外，作为实施外包主体的图书馆还可以根据本馆实际情况探寻解决外包中出现问题的其他方法。例如，适度减少合作馆配商的数量，如果是深加工外包，合作馆配商不宜超过3家；有条件的图书馆可要求馆配商派员进馆加工1-2个批次，理顺、搞清本馆的加工流程和管理系统的特点后再回馆配商处指导加工，这样可以减少双方的磨合时间，加快工作进程；慎重选择馆配商，最好选择一些实力雄厚并具有两年以上深加工经验的馆配商进行合作。这些也是优化加工外包质量行之有效的方法和措施。

[1]余 红,饶思军.外包制胜——华中农业大学图书馆编目业务外包的实践与思考[J].图书馆杂志, 2006(3):51-54.

[2]童 旭.使用数据采集器进行图书查重常遇问题探讨[J].图书馆建设, 2007(2):61-62.

[3]吴 珍.图书编目查重工作的探讨[J].农业图书情报学刊, 2008(2):123-125.

[4]张雪媛, 牛贵兰.谈近年来西文图书验收工作的变动及应对策略[J].宁波教育学院学报, 2009(2):80-82.

[5]程焕文.图书馆业务外包:一种无法抵挡的发展趋势[J].图书情报工作, 2006(1):5.