商务英语交流有效性的研究

陈德凤

【摘 要】商务英语出现是社会经济发展交流的必然要求,也是英语语言自身发展的必然趋势。随着我国对外贸易的增加,商务英语的作用也愈加突显。本文通过对商务英语在现代社会中的重要作用的进一步分析与深入认识,提出了提高商务英语交流有效性的途径和交流中应注意的几个方面,为商务工作者提供一定的参考。

【关键词】商务英语;语言交流;有效性

中图分类号:G633.41文献标识码:A 文章编号:1009-8283(2010)07-0179-02

1 前言

自从我国实行改革开放政策以来,对外贸易交流越来越多,而与此同时,在对外贸易中,出现的问题和纠纷也有所增加,其主要原因之一就是交流不畅。其中,因商务英语交流有效性的缺失而导致的纠纷为数不少。而作为交流媒介的商务英语日益重要,这就使得如何提高商务英语交流有效性成为当前需要研究和解决的重要课题。本文旨在通过深入认识商务英语在现代社会中的重要作用,探讨提高商务英语交流有效性的途径,希望能对提高商务英语交流有效性起到一定的促进作用。

2 商务英语作用的认识

商务英语是一类具有专门用途的英语(English for specific purposes),在我国成功加入WTO以后,社会发展和对外贸易的增加使得各项工作更加精细化,从而对商务人员提出了更高的要求。由于对外贸易的增加对商务人员在数量上的需求大幅度增加,新入行的工作人员在商务英语水平、能力方面就变现出较大的差异。随着经济的全球化,在现代社会中,商务工作者除了要掌握通用英语EGP(English for general purposes),还要掌握商务专业英语(English for specific purposes),才能应对商务活动中的各类谈判和交流。

在商务交流中,有效的交流不但可以提高商务谈判的效率,更重要的是可以使商务合作符合双方的意愿,至少是符合谈判交流的条件,而不至于因表达不准确导致理解上的分歧。有时,一个小小的错误会导致整笔交易的亏损,甚至影响双方的贸易关系,因而传递给对方的信息应该准确。尤其是当交流的信息具有合约的性质时,应特别注意其内容的准确性。

3 提高商务英语交流有效性的途径

3.1 交流中要使用规范的表达方式

面对激烈竞争的社会和职场,商务交流有效性的提高将有助于商务合作有效性的提高。商务交流中要使用通用的表达方式和表达形式,清晰,准确,简洁,符合逻辑的语言就成为必要。如,商务英语中的术语:FOB(free on board 离岸价), CIF(cost, insurance, and freight 到岸价),L/C(letter of credit 信用证)等,最为直接的体现了这一需要。在日常工作和学习中,商务工作人员可以按照商务英语的基本特点来表述。以下面两句为例:Enclosed is some additional technical information on the probers. Please dont hesitate to contact us if you require any further information. 句中的enclosed 一词,体现的正是商业信函中有附件时,大家惯常使用的说法之一,翻译为“兹附上……/随函附上……”。这个用法使得写信人无需写出下面这样的句子:we are sending you ……in this letter,既费时又费事。一见到enclosed这个词,读函人就知道有附件,简单又明了。另外,句中的“dont hesitate to ……”也体现了交际性的特点。这个短语是一个惯常的客套话,在翻译成中文的时候,一般是没有必要翻译出来的;在写英文信函或与外国客户谈话时,这个客套语通常要考虑使用。在商务英语交流中,大家习惯的、通用的、规范的语言表达方式是提高商务交流有效性的一个重要因素。

3.2 交流中要有的放矢礼貌相待

无论是在哪个领域,商务工作的很大一部分内容会涉及到请求或提供帮助。因此当别人打电话或过来请你帮忙时,无论他们是你的客户还是老板,要微笑着回答,“How may I help you?”或是“What can I do for you?”千万小心不要只是回答一句,“What do you want?”这句话听起来相待的粗鲁,特别是用错了音调的话更可怕(句子末尾的降调会使之听上去非常的不礼貌)。而反过来,当事情发生问题时,任何人都不希望听到的是借口。因此首先要道歉,然后采取行动。如果你回答不出问题或是不能完成某人的請求时,就用“I'm sorry”开始。这是避免冲突的最好的方式。例如,说“I'm sorry, I don't know the answer.”但是不要就此停止!接着说出你将要做的内容。“But I will find out.” “I'm sorry”表示出你对他们的关心,用“I will”表示你会帮助他们以安慰他们的情绪。另外,在商务工作中,要讨论新的想法或是项目时,更需要用礼貌的方式来解释你的想法或是表示你不同意。将短语“In my opinion ”用在句首来告诉听者你希望获得各种各样的不同意见。如果你不赞同某人,不要说,“That's the dumbest idea I've ever heard!” 而说,“I'm afraid I don't agree.”小心选择你的用词还让和你共同协作的人更愿意听你的意见!

3.3 交流中要因时因事因人灵活应变

商务英语交流中要考虑许多因素,而这些因素又是随着社会发展和进步在不断变化的。商务工作者要顺应时代要求,在商务英语交流知识的学习上要随时关注社会要求,不断选取适时的商务英语形式。但不论怎么变化,商务英语的基本要领和本质要求是不会改变的,那就是,提高商务谈判交流的有效性。通常情况下,Would you mind?/Could you?/I'd appreciate.这些表达是适合于各类商务交流的,即使你是top dog(老板),你也不要让别人觉得你是在发号施令。用疑问句比用陈述句更能表达你的请求。“Would you mind looking at this report?”或是“Could you take a look at this?”比以下的句子更恰当,“Look at this report.”当你礼貌的提出请求时,听者会更乐意答应你!当然,我们常说,因时因事因人采取灵活的交流方式,也使围绕这个核心目标来进行的,对于具体的交流对象,还有许多值得探讨的地方,这就需要商务工作者在实际的工作中不断探索和总结。

4 提高商务英语交流有效性的原则

4.1 交流内容准确完整

内容准确完整(Correctness and Completeness)是指用正确的语言,准确完整地把信息传递给对方。这就要求商务工作者多花时间和精力学习,掌握商务英语的语言特点和使用技巧。在商务交流中,如遇数字,应反复核实;如有长句,应注意其逻辑关系。在此基础上,传递给对方的信息应完整。有些商务工作者在因特网上进行交易时,事先不作周全的考虑,想到什么叫说什么,本来一次就可以交代清楚的事情,结果要发几封电子邮件才说清楚。因此,我们在进行交流前,应对需要交流的信息深思熟虑,这不但有利于业务的顺利进展,而且有助于个人形象和公司形象的树立。

4.2 交流形式简洁清楚

表达简洁清楚(Clearness and Conciseness)是效率时代对我们每个人提出的要求。若交流起来长篇大论,使用的词汇生僻难懂,所写的句子冗长含糊,这就影响了交流的效率。所谓简洁,就是要用最精练的语言把信息传递给对方。使用词汇时,应尽量选择常用、有把握的词。俚语和出现频率太低的词,应该避免使用。写作句子时,应注意句子的长短的合理搭配:短句太多,会给人留下琐碎的感觉;长句过于频繁,读起来会吃力难懂。段落不要太长,不同的内容应该分段写。同时,清楚的表达可以促进商务的顺利进行,避免不必要的误解。对交流中涉及的数据,应尽可能精确,不可滥用about、approximately、probably、maybe等不利于精确表达的词。

4.3 交流态度友好诚恳

态度友好诚恳(Consideration and Courtesy)是指在商务交流过程中,应多为对方着想,即便是在對方催款或索赔时,也要表现出友好和诚恳的态度,这是不能忽略的原则。英语所说的You-Attitude就是这样一种态度,它强调在交流时应站在对方的角度,想想对方想了解什么,喜欢些什么,讨厌些什么,真诚的与对方合作,求取共同的发展。如:在交流时,不要绕弯子,应尽早把对方想了解的信息传递给对方;对方有过失时,不要蛮横指责,应考虑一下对方是否处于不得已的窘境;同时要主动发现对方的优点,并不要吝啬使用Good、Cool、Excellent、Great、Terrific、Fantastic之类赞美词;在得到对方的帮助时,要及时地向对方表示感谢。

5 结语

商务英语的应用性、工具性特点要求商务工作者不但要具备较强的书面表达,还应具备较强的口头表达能力。书面表达中板书字迹是否流畅易懂,板书内容是否有层、次逻辑,板书是否详略得当应予以重视;不要该详写的内容没写,该略写的地方罗嗦反复。口头表达能力包括,英语发音纯正与清晰、语速停顿重、轻音的抑扬顿挫、字母的连读、英美式发音技巧等。在实际交流中说话流利通畅、发音清晰、表达清楚、不产生歧义,还要求商务工作者拥有自信、也不给听话人造成压力,能合理组织信息,能足够准确地与他人沟通;同时又要拥有能听懂复杂、快速、有缺陷的表达的能力,拥有迅速对他人的发言作出回应的能力,掌握鉴别和核实模糊信息的技巧,能用恰当的语言和行为举止去应付不同的文化和环境发言的技巧。总之,商务工作者要非常重视提高商务英语交流中的有效性。

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