物资管理系统在消毒供应室的应用

陈东方,任 建

(中国人民解放军第三零九医院消毒供应室,北京,100091)

物资管理系统是医院信息化系统的一部分,在医院信息化管理中占有重要地位[1]。它通过医院局域网对供应室出入库、库存、账务、成本数据统计等进行管理,与使用科室终端计算机联网,可以实现所有护理耗材及再生治疗包的网上电子请领,同时为医院财务及使用科室提供准确、全面的成本核算数据。本院消毒供应室于2007年10月引进了物资管理系统,改变了传统的工作流程管理模式,减少了中间环节,简化了流程,提高了工作效率及质量。

1 物资管理系统的组成

物资管理系统主要由出入库管理、帐务管理、库存管理、信息查询、统计信息、物资目录、价格管理、字典维护、其他等部分组成(图1)。医院物资管理系统是物资管理系统在医院信息化管理中的具体应用。

图1 物资管理系统主窗口

2 医院物资管理系统的应用

2.1 进入系统

系统启动后,出现“物资管理程序”标题和版权信息的用户登录窗口,在用户名处键入名字,在“口令”域中键入口令,单击确定,进入系统(图2)。

图2 用户登录窗口

2.2 消毒供应室入库处理

入库数据从一级库房(中心库房)出库单中获取,减少了录入工作,避免了输入过程中数据错误的情况发生,入库单确认后不能再修改,如发现错误,可采用退回入库的方式纠正(图3)。

图3 物资入库处理流程

2.3 消毒供应室出库处理

临床科室通过终端计算机实现消毒供应室所有物资网上请领,消毒供应室进行电子请领单提取、审核、打印,根据用户请领品种、数量发放到临床科室,科室确认后再进行记账,完成出库。再生器械的管理是消毒供应室库房管理的重要内容,消毒供应室与科室之间通常是通过交换的方式对再生器械进行处理,消毒供应室对交换过程进行登记,根据物品使用价格计算科室成本,系统对再生器械灭菌包进行收费,但不纳入库存管理,再生器械包出库点击拆包出库,包内一次性耗材物品将在库存内减除,使库存管理更精确、更直观[2](图 4)。

图4 物资出库处理流程

2.4 科室消耗统计

单击“统计信息”菜单中的“科室消耗统计”项,进入“科室消耗统计”窗口,标题栏上会出现“科室消耗统计”字样,检索输入查询日期区间内的对应科室物资消耗量,若不输入收货方,则系统默认为查询所有科室情况。系统对科室各种出库类别分别作统计,并得到一个统计值,即对该科室的出库单数量和对出库物资的应付总金额,同时分别列出是否计入科室成本的金额总数(图5)。

图5 科室消耗统计窗口

2.5 积压物资

单击主界面菜单栏“库存管理”中的“积压物资”项,进入“积压物资列表”窗口,标题栏上会出现“积压物资列表”字样。物资入库后,如果在指定时间段内没有对该物资做任何周转操作,则该物资即被视为积压物资(图6)。

图6 积压物资列表窗口

3 医院物资管理系统的应用效果

应用物资管理系统前后各种物品记账错误率比较:应用前22 688份,错误136份,错误率为0.59%;应用后21 368份,错误份数和错误率均为0。

应用物资管理系统工作人员投入时间见表1。

表1 应用物资管理系统前后工作人员投入时间( ±s,min/次)

表1 应用物资管理系统前后工作人员投入时间( ±s,min/次)

与应用前比较,＊P<0.01。

项目 临床护士领物时间 护士发物时间 统计报表时间应用前 25.00±5.84 9.00±1.92 12.00±2.58应用后 4.00±2.50＊ 4.00±1.30＊ 0.00±0.00＊

4 讨 论

传统人工管理中库存物资管理混乱,出入库手续常不齐,账簿核算体系不健全,账簿登记不及时,对各种物品的使用情况掌握不够,造成积压物品及采购的盲目性,降低了医院资金的周转率。医院作为特殊行业,在运营中物品使用量大,种类繁多,单靠人工管理,不仅需要的人员多,而且工作效率低,容易出错。

应用物资管理系统后具有如下优点:确保帐实相符,提高了消毒供应室工作质量。应用物资管理系统,所有物品的出入库、计价工作均由计算机完成,方便、快捷、准确、无误,杜绝了各种物品手工记账的失误。消毒供应室所有一次性耗材及再生无菌器械包,均能在此系统中查询、显示,使用科室可根据需要选择满意合适的物品,并实时掌握物品数量价格,便于控制成本减少不必要的浪费,提高工作质量。能准确掌握各种物品使用的实际情况,使物资采购更有计划,避免随意性和盲目性,避免了物品的积压,降低了成本及资金周转率。

减少人力资源投入,提高工作效率。此系统操作简便,易于掌握,最大程度地体现了高速、高效、优质,实现了请领单的实时传输,使消毒供应室的下收、下送更有计划、有目标,节省了人力资源的投入,有效地节省了临床护士领取物品和消毒供应室护士下送物品的时间,节省了各种报表统计时间,提高了工作效率。为医院成本核算及临床科室提供准确的核算数据。此系统与医院成本核算科通过网络连接,月底进行成本核算时,可通过此系统直接提取各种数据,减少了消毒供应室每月上报各种报表及数据的工作量,确保了核算数据的全面、准确。临床科室随时可以在科室终端计算机上提取所领取的各种物品品种及数量,便于科室准确了解成本支出并进行有效的控制[3]。提高了供应室的管理水平。先进的物资管理模式使供应室的物品管理、质量控制、人力资源管理依据客观数据进行,可以实时掌握各种物品的库存情况,使各种物品的管理更加规范、更有计划性,改变了供应室管理人员凭经验管理的状况[4],提高了供应室管理水平。

[1]练文坚.计算机在医疗器械管理中的应用[J].医疗装备,2004,17(5):29.

[2]陈春喜,黄绍君,沈丽花,等.物资管理系统在供应室管理中的应用[J].护理管理杂志,2008,8(8):53.

[3]刘文,陈巍.医院物资管理与计算机网络[J].医疗设备信息,2000,4:36.

[4]刘薇群,李佩珍,肖松梅,等.供应室信息化管理与成效[J].护理管理杂志,2003,3(1):34.