如何编制有效的工程建设施工项目的投标文件

陈 莉

投标文件失效性会直接导致投标人失去其公平竞争投标的资格,也会给投标人带来负面的社会影响以及相应的经济损失,所以保证投标文件的有效性是投标人在具体投标工作的重要思路。工程建设施工项目的投标有其自身的特点,现在我从以下四个方面来介绍如何编制有效的工程建设施工项目的投标文件。

1 投标文件的构成

按照《工程建设项目施工招标投标办法》第36条的规定,工程建设施工项目投标文件的构成一般包括:投标函及投标函附录;法定代表人身份证明或授权委托书;联合体协议书(如有);投标保证金;已标价的工程量清单;施工组织设计(包括管理机构、施工组织设计、拟分包单位情况等);资格审查资料(资格后审)或资格预审更新资料。

2 投标文件的格式

2.1 投标函及其附录

投标函及其附录是指投标人按照招标文件的条件和要求,向招标人提交的有关报价、质量目标等承诺和说明的函件,是投标人为响应招标文件相关要求所做的概括性函件,一般位于投标文件的首要部分,其内容,格式必须符合招标文件的规定。

2.2 法定代表人身份证明或其授权委托书

2.2.1 法定代表人身份证明

在招标投标活动中,法定代表人代表法人的利益行使职权,全权处理一切民事活动。因此,法定代表人身份证明十分重要,用以证明投标文件签字的有效性和真实性。投标文件中的法定代表人身份证明一般应包括:投标人名称、单位性质、地址、成立时间、经营期限等投标人的一般情况,除此之外还应有法定代表人的姓名、性别、年龄、职务等有关法定代表人的相关信息和资料。法定代表人身份证明应加盖投标人的法人印章。

2.2.2 授权委托书

若投标人的法定代表人不能亲自签署投标文件进行投标,则法定代表人需授权代理人全权代表其在投标过程和签订合同中执行一切与此有关的事项。授权委托书中应写明投标人名称、法定代表人姓名、代理人姓名、授权权限和期限等,授权委托书一般规定代理人不能再次委托,即代理人无转委托权。法定代表人应在授权委托书上亲笔签名。根据招标项目的特点和需要,有的项目招标人要求投标人对授权委托书进行公证。

2.3 联合体协议书

凡联合体参与投标的,均应签署并提交联合体协议书。投标文件需要提交联合体协议书时,须着重考虑以下几点:

1)采用资格预审时,且接受联合体投标的招标项目,投标人应在资格预审申请文件中提交联合体协议书正本。当通过资格预审后递交投标文件时,只需提交原联合体协议书副本或正本复印件,可不再要求投标人提交联合体协议书正本,以防止前后提交两个正本可能出现差异而导致投标人资格失效。2)项目招标采用资格后审时,如接受联合体投标,则投标文件中应提交联合体协议书正本。3)联合体协议书的内容:a.联合体成员的数量:联合体协议书中首先必须明确联合体成员的数量。其数量必须符合招标文件的规定,否则将视为不响应招标文件规定,而作为废标。b.牵头人和成员单位名称:联合体协议书中应明确联合体牵头人,并规定牵头人的职责、权利及义务。c.联合体协议中牵头人的职责、权利及义务一般有如下约定:编制本项目投标文件;接收与本项目投标有关资料、信息及指示,并处理与之有关一切事务;递交投标文件,进行合同谈判;负责履行合同阶段的主办、组织和协调工作。d.联合体内部分工:联合体协议书中一项重要内容是明确联合体各成员的职责分工和专业工程范围,以便招标人对联合体各成员专业资质进行审查,并防止中标后联合体成员产生纠纷。e.签署:联合体协议书应按招标文件规定进行签署和盖章。

2.4 投标保证金

招标人为了防止因投标人撤销或者反悔投标的不当行为而使其蒙受损失,因此要求投标人按规定形式和金额提交投标保证金,并作为投标文件的组成部分。投标人不按招标文件要求提交投标保证金的,其投标文件作废标处理。投标保证金采用银行保函形式的,银行保函有效期应长于投标有效期,一般应超出投标有效期30 d。

2.5 投标报价文件

投标人应该按照招标文件中提供工程量清单格式要求编制投标报价文件。

工程招标的“工程量清单”是根据招标项目具体特点和实际需要编制,并与“投标人须知”“通用合同条款”“专用合同条款”“技术标准与要求”“图纸”等内容相衔接。工程量清单中的计量、计价规则依据招标文件规定,并符合有关国家和行业标准的规定。

投标人根据招标文件中工程量清单以及计价要求,结合施工现场实际情况及施工组织设计,按照企业工程施工定额或参照政府工程造价管理机构发布的工程定额,结合市场人工、材料、机械等要素价格信息进行投标报价。

投标人根据招标文件及相关信息,计算出投标报价,并在此基础上研究投标策略,提出有竞争力的报价。可以说,投标报价对投标人竞标的成败和将来实施项目的盈亏有着决定性作用。

按招标文件规定格式填写工程量清单计价表、投标报价表及相关说明等投标报价文件是投标文件的核心内容,招标文件往往要求投标人的法定代表人或其委托代理人逐页亲笔签署姓名,并不得进行涂改或删减。

2.6 技术方案

工程施工组织设计称为技术方案,既是投标文件重要技术文件,又是编制投标报价的基础,同时,是反映投标企业技术和管理水平的重要标志。首先,招标文件要明确投标人编写技术方案的大纲要求。投标人应结合招标项目特点、难点和需求,研究项目技术方案,并根据招标文件统一格式和要求阐述、编制。方案编制必须层次分明、简明扼要,具有逻辑性,突出项目特点、重点、难点以及招标人需求点,并能体现投标人的技术水平和能力特长。其次,技术方案尽可能采用一些图表形式,直观、准确地表达方案的意思和作用。

工程招标的技术方案一般称为施工组织设计。

2.7 其他

投标文件除上述内容之外,有的招标文件还要求投标人提供其他方面资料以满足对投标人综合能力的评定。

3 投标文件的编制与递交

3.1 投标文件的编写、签署、装订、密封

3.1.1 投标文件编写

投标文件应按招标文件规定的格式编写,并熟悉属于招标文件其他组成部分,如资格预审文件、资格预审文件补疑书、工程图纸、招标文件答疑书、补疑书等补充性文件,结合招标文件认真仔细领会其招标人的意思表示,以达到对招标文件有关工期、投标有效期、质量要求、技术标准和要求、招标范围等实质性内容作出全面具体的响应。

3.1.2 投标文件签署

投标函及投标函附录、已标价工程量清单、调价函及调价后报价明细目录等内容,应由投标人的法定代表人或其委托代理人逐页签署姓名(该页正文内容已由投标人的法定代表人或其委托代理人签署姓名的可不签署),并逐页加盖投标人单位印章或按招标文件签署规定执行。以联合体形式参与投标的,投标文件由联合体牵头人的法定代表人或其委托代理人按上述规定签署并加盖联合体牵头人单位印章。

3.1.3 投标文件装订

投标文件正本与副本应分别装订成册,并编制目录,封面上应标记“正本”或“副本”,正本和副本份数应符合招标文件规定。投标文件正本与副本都不得采用活页夹,并逐页标注连续页码。

3.1.4 投标文件的密封、包装

近年来,根据各项目招标人对开标程序的选择,会规定不同的密封、包装要求,熟知招标文件的有关规定,逐字标记,并加密封条和盖投标人密封印章,如有电子文档要务必清楚电子文档的递交方式。未按招标文件规定要求密封和加写标记的投标文件,招标人将拒绝接收。

3.2 投标文件递交和有效期

3.2.1 投标文件递交

递交投标文件最佳方式是直接或委托代理人送达,以便获得招标代理机构已收到投标文件的回执。

3.2.2 投标文件有效期

投标文件有效期为开标之日至招标文件所写明的时间期限内,在此期限内,所有投标文件均保持有效,招标人需在投标文件有效期截止前完成评标,向中标单位发出中标通知书以及签订合同协议书。

4 投标文件的复核

综上所述是从投标文件编制的角度来讲述其有效性,现在从投标文件的复核性角度来讲述其有效性。所谓投标文件的有效性就是指投标文件的合理、合法及不存在废标的情况。那么在评标过程中,评标委员会如果发现法定的废标情况和问题,可以决定对个别或所有投标文件作废标处理,或者因有效投标不足,以致投标明显缺乏竞争、不能达到招标的目的,则可以依法否决所有投标。

5 结语

投标是指投标人根据招标文件的要求,编制并提交投标文件,响应招标,参加投标竞争的活动。投标是招标投标活动的第二阶段,投标人作为招标投标法律关系的主体之一,其投标行为的规范与否将直接影响到最终的招标效果。投标文件是投标人根据招标文件的要求所编制的,向招标人发出的要约文件。工程项目投标工作是施工企业的头等大事,随着市场日益完善,法律法规逐渐健全,工程项目投标中的投标文件有效性工作愈显重要,要想在建筑市场上占有一席之地,就要把这一项工作做好,使企业能够得以生存与发展。

[1]招标采购专业技术人员职业水平评价专家委员会组.招标采购专业实务[M].北京:中国计划出版社,2009:103-190.

[2]何俊杰.浅谈投标报价策略及报价编制技巧[J].山西建筑,2009,35(3):244-245.