当前高校教学秘书的工作现状及发展

许海岚 肖同亮

（宿迁学院外语系 江苏宿迁 223800）

当前高校教学秘书的工作现状及发展

许海岚 肖同亮

（宿迁学院外语系 江苏宿迁 223800）

做为教学管理的最基层人员，教学秘书的素质及工作效率直接影响着高校教学管理的质量。本文介绍了当前教学秘书的工作现状及存在的问题；在此基础上提出了以科学发展观为指导的措施与方法，并指出教学秘书在未来的发展道路上，要调整好工作心态，提高组织协调能力和创新能力。

教学秘书；现状；发展

作为高校管理职能部门最基层的工作人员，教学秘书负责将教务处、院系领导的有关要求和规定准确及时地传达给相关教师和学生；承担着上传下达、组织协调的重要作用。其工作效率的高低，直接影响高校的教学管理质量。在日常工作中，教学秘书全方位服务于师生，与教学相关的一系列活动都与教学秘书息息相关。

一、教学秘书的工作内容

随着我国高等教育事业的不断发展，教学秘书在教学管理过程中发挥着越来越重要的作用。教学秘书工作具有服务、管理、协调、教育等职能；同时教学秘书必须具备统筹安排、沟通协调、现代化管理和良好的表达能力。其工作内容主要如下：

1.保证教学秩序的正常运行。首先，保证教学有序进行必须做到细致、稳妥。从协助专业负责人制定教学计划到课表的编排，再到实践教学、课程设计等的落实，教学秘书都必须亲力亲为。任何一个小的失误都有可能引发重大的教学事故。

教学计划的制定关系到学生在校学习的课程，直接影响着学生的学习效果、学习能力、实践效果等；从而对学生毕业后的就业起着重大作用。作为专业负责人的助手，教学秘书有义务协助领导制定合理的教学计划。在落实教学计划的过程中，教学秘书是能够最先发现计划的疏漏之处的。诸如某课程学时设置不合理，某课程理论学时与实验学时分配比例不均衡，某一学期的课程超标、周学时超过学生所能承受等问题，都要求教学秘书在第一时间发现并建议负责人修改，从而优化课程设置。

停课实践的情况以理科生居多，部分文科专业也存在一些诸如教育实习等实践。实践活动既要进行，又不能影响正常的教学运转。实践前的准备，实践内容及预期的目标，实习总结如何评定等都需要教学秘书在实践前向学生交代好，以免发现问题时措手不及。

2.协助系部做好教材征订、发放工作。从教材的筛选到征订，教学秘书都要严格把关，协助负责人选择最佳教材。教材选用一定要符合学生的实际水平，否则教师在授课过程中也会很被动。教材的征订格式要严格依照评估的要求，以便系部存档和日后查询。征订单发出前要仔细核查有无漏订、多订、重复订、教材和课程不符合等问题。要确保开学前将教材发到师生手中，不得延误。

3.科学、合理安排课表。课表的安排一定要统筹兼顾、科学合理。要从学生的利益出发，周学时、天学时要平均；如果一周之内只有几天上课，而上课的这几天每天都排满了课程是非常不合理的，学生不仅吸收不了内容，而且会对其学习积极性产生消极影响。

4.各类考试的报名工作。每学期都有很多全国和省级统一的考试，比如大学英语四六级考试、英语专业四级考试、英语专业八级考试、江苏省计算机等级考试、全国计算机等级考试、全国普通话等级测试、专转本考试、研究生入学考试等。这些考试的报名都是由教学秘书通知到各班级，然后再汇总报名数据、收费，最后统一上交教务处。报名数据一定要准确无误，报名费用也应分毫不差，否则出现误差都是由教学秘书本人承担后果的。

5.各类考试、监考人员的安排。每学期需要教学秘书安排的考试少则几百场，多则上千场；要确保时间、地点、班级、考试科目、监考老师无冲突。比如计算机等级考试、大学英语四六级的考试一般全国或全省统一的时间，这些考试只需提前布置好班级和考场。监考、考务人员安排好后要通知到每位相关人员。如有个别人员特殊情况无法参加一定要及时更换人员，以免影响考试。

6.毕业生资格审核。不同的高校毕业生的毕业资格不同，甚至不同院系对毕业生的毕业资格要求也不一样。教学秘书在审核毕业生材料时，要严格按照院系的文件；文件要求多少绩点、多少学分获得学位就得达到这个标准，否则不能颁发毕业证书。

7.学籍、档案管理。随着今年来高校评估工作不断展开，各高校对学生学籍、教学档案的收集整理也越来越规范。以前的档案普遍默认为学生成绩和会议记录；现在已经发展成为有规律可循、完整、科学。教学秘书协助系部整理归档各类资料，收集好原始资料和教学资料，将其整理为符合要求的档案。

8.日常的文件、报告。教学秘书的日常工作都要有理可依，做事要根据学校文件来。部分需要上报的情况要以文件形式保存下来，以免日后核查无法对上号。报告打好后要系部负责人审核，然后送到相关部门。系部也要复印存档，以便日后查找。

二、教学秘书岗位存在的问题

1.教学秘书队伍不稳定，人员经常变动。从事教学秘书工作的人员很少系统学习过管理理论和秘书专业知识；不少是从专业老师里面选出来兼职做秘书。教学秘书工作性质是从属性、服务性的，并不享有实质性的权利；也常常被领导、教师或学生们误解。很多秘书也是以教学秘书工作为跳板，要么转成教学岗，要么升职到别的部门。人员的调动使得教学秘书队伍缺乏稳定性。

2.学校不重视秘书工作，工作情绪消极。与普通老师相比，教学秘书在职称评审、评优评奖、学习和培训上的待遇相去甚远。学校有时把教学秘书等同于勤杂工，认为谁都能做教学秘书，将教务管理认同为一般的事务性工作。一定程度上阻碍了教学秘书的工作积极性。

3.发展方向不明确。目前教学人员可以读研读博，辅导员也可以读专业的思政或者公共管理硕士学位，而教学秘书的相关进修、培训却寥寥无几。教学秘书时常会感到迷茫，工作性质决定了教学秘书工作辛苦、工作量大，经常为了赶时间而超负荷工作；在业绩评比上教学秘书处于相对劣势，既无法同教学工作量一样量化权衡，又无法同机关人员站在同一起跑线上类比，取得相应科研成果的机会也不多。

三、教学秘书的发展要求及方向

1.提高思想素质。要干好某项工作，首先要以科学发展观为指导，以“三个代表”为中心，加强思想作风建设，以党和国家的方针、政策为前提。同时，必须热爱这项工作。只有热爱，才能专心致志的把它做好，并在做的过程中发挥自身的积极性、主动性。不能因为教学秘书工作繁杂、琐碎而感到厌烦，也不能因为工作中遇到困难而丧失信心。要有强烈的光荣感和自豪感，对本职工作要有炽热的事业心和责任心，尽职尽责。

2.提高业务水平和工作能力。很多诸如教师、学生学籍管理，课表编排，成绩录入管理等工作都是需要计算机操作的；教学秘书必须熟悉教学管理的相关软件，熟练办公自动化系统。理论与实际教学管理相结合才能做好日常的教学管理，实现教务工作的现代化和科学化。教学秘书的工作往往关系到院系的得失，因此，工作起来必须迅速果断，不得拖拉犹豫延误时机。处理问题要有根有据，有请示有汇报，一丝不苟。了解情况要深入细致，弄清来龙去脉。

3.调整工作心理。由于工作压力大，待遇相对低，部分教学秘书心理平衡失调，工作没有热情，不能积极主动的投身工作。在工作交往和全面服务师生过程中，调节好工作心理尤为重要。教学秘书应建立与多方面合作的基础和相互理解、相互信任的感情基础，这是奠定协调工作的重要条件。同时，教学秘书要克服诸如疑惑、焦虑、厌烦的心理障碍。现代高校教学秘书日常工作繁杂琐碎，工作节奏快，难免会有消极应付、得过且过的心理。因此，要树立正确的人生观，正确对待工作中出现的矛盾、困难和挫折；克服各种不良心理的影响，培养健康的情绪、情感等均有助于促进教学秘书的心理健康。

4.强化管理体制，建立目标竞争机制。各院系教学秘书与教务处管理人员定期相互轮岗或设立教学管理办公室，由主管教学领导负责协调工作；加强教务处、院系各部门和教学秘书的联系，创造良好的工作环境。设立岗位竞争活动，对工作认真负责，业务水平高、业绩突出的给予表彰和奖励；工作懒散、不负责任、管理能力差的给予处分或者调离。充分调动教学秘书的工作积极性，促进教学管理事业的发展。

5.提高创新能力，走科学发展之路。随着高校教学改革的深化和科学研究的深入，高校之间不仅要提高教授等高职称人才的成果，同时也要比教学管理的水平。作为教学秘书，在做好服务、协调和辅助工作的基础上，要充分发挥自己的主观能动性，善于发现新情况、思考新问题、提出新方法。作为院系教学秘书，要根据学校的规范要求，创造性开展工作，协助院系制定更好的教学管理方案。

总之，教学秘书要有创新意识和创新能力，以适应高校不断发展的需要。结合自己日常工作中碰到的新情况、新问题，努力改善工作方法，及时提出新的政策以适应形势的变化。除了掌握科学的现代化的办公应用软件之外，不断学习科学的管理知识也是必不可少的；具备了教育行政管理和教学管理的专业知识，才能紧跟时代的教育思想和理念，实现科学化管理。

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许海岚（1985-），女，江苏兴化人，宿迁学院外语系研究实习员，从事教学管理研究。

2010-06-13