高校人事制度改革下人事档案管理模式的探索

黄伟新

(贺州学院 人事处,广西 贺州 542800)

高校人事制度改革下人事档案管理模式的探索

黄伟新

(贺州学院 人事处,广西 贺州 542800)

随着我国事业单位人事制度改革的深入,高校全员聘用制的用人方式目前正在全面铺开,加之随后绩效工资的出现和养老保险制度的改革,高校人事档案管理面临着许多新情况、新问题。如何利用高校人事制度改革的契机,探索新的人事档案管理模式,是目前亟待研究的课题。笔者通过对高校人事制度改革中出现的现象,提出新的人事档案管理模式的设想。

高校;人事档案;模式;探索

一、引 言

我国新的人事制度改革从1999年起开始部署,改革的内容在科学分类的基础上,进行四项配套改革:一是事业单位的人事制度改革,推行全员聘用制和岗位设置管理制度。二是工资制度改革,在基本工资制度已经改革的基础上实行绩效工资制。三是财政投入体制改革,通过不同的投入机制,既保证事业单位的公益性,又使人员福利得到保障。四是养老保险制度改革,健全社会保障机制。经过多年来的摸索与试点,已取得了明显的实效,目前正在全面铺开,纵深推进。

高校是一个从事教育、科研,向全社会提供公益性服务而设置的机构组织。在国家对事业单位人事制度全面改革的大环境下,高校的人事制度改革也正在全面展开。随着高校人事制度改革的深入进行,给作为人事工作重要组成部分的人事档案管理工作带来新的变化并使之面临新的问题,人事档案管理如何与时俱进,理顺管理体制,创新符合时代发展要求的人事档案管理模式,已成为我们必须努力研究的一个重大课题。

二、建立高校新的人事档案管理模式是高校人事制度改革的必然要求

(一)高校人事制度改革冲击旧的人事档案管理模式,建立新的人事档案制度才能与之相适应。高校人事制度改革是在人员管理上重新分类,由原来的干部和工人两大类,改为分管理人员、专业技术人员和工勤人员三大类,改革传统的干部制度终身制。高校人员重新分类,通过实施全员聘用制和岗位设置管理,实现由身份管理向岗位管理的转变。人事档案来源于人事管理活动,高校人员分类的改革必然冲击过去人事档案主要以干部档案管理为主的模式。全员聘用制的出现,会进一步促进高校学历和职称层次的提高,以及知识更新和人才流动的加快,同时也会产生大量的聘人用人材料。另外,通过绩效工资的实施,构建收入分配与岗位职责、工作绩效密切结合的分配机制和绩效考核机制,必然也会产生大量的业绩评估和成果记录材料。人事工作的变化引起人事档案制成材料的变化,这些变化影响着人事档案的形式、规格、内容和管理,使原有的高校人事档案管理模式不适应当前的要求,这就需要建立新的人事档案管理模式,才能适应人事工作的发展。

(二)改革高校人事档案管理模式是科学发展观的必然要求。科学发展观的第一要义是发展,核心是以人为本。对高校来说,以人为本的管理离不开人事档案,也离不开人事档案工作。人事档案工作是人才工作的重要组成部分,是组织人事部门选拔使用人才的重要依据。高校人事档案工作也应由过去侧重为政治服务,转变为侧重为教学科研和事业发展服务;由过去单纯注重人才的政治历史,转移到重视人才的德、能、勤、绩、廉的全面情况。这就要求我们要解放思想,开拓创新,使人事档案工作能够适应事业发展和人才管理的需要,为党和国家培养和选拔人才提供依据。人事档案的一切工作都围绕着发现、培养和正确使用人才,为各种人才的脱颖而出创造有利条件,为选拔、培养、使用人才提供依据[1]P46。在改革高校人事管理制度的同时,改革人事档案管理体系,建立与社会发展变化相适应的人事档案管理模式,是科学发展观的必然要求。因为人事档案管理是为适应人事工作的需要而产生、存在和发展的,人事档案管理应与人事工作的发展相适应,才符合科学发展观的规律。而建立适应高校人事制度改革的人事档案管理模式,也是人事档案管理创新发展的要求。我国人事档案学专家邓绍兴教授在其《完善与创新干部人事档案管理模式走多元化之路》文章中提出:“创新干部人事档案管理模式,当前应积极探索以公务员和参照公务员管理为特色的党政干部、以科学技术工作和其他专业工作为特色的专业技术人员、以现代企业制度为管理特色的公有部门的企事业员工、以非公部门为特色的工作人员等人事档案管理。各类人员的不同特色,决定了他们的人事档案需要不同的分类管理机制和管理模

式。”[2]P52

(三)高校人事档案管理自身的发展需要建立一套具有高校特色的人事档案管理模式。随着高等教育的日益发展,全国高校都在扩招,高校急需大批高层次人才,从而引发高层次人才的大量流动。人才流动的增加,使人事档案管理出现了很多新问题,许多高校缺乏科学合理可行的人事档案管理体制,内容分类也不适合高校的特点,高校人事档案管理中严重出现“弃档”、“重建档案”等现象。如何适应高校发展变革的需要,高校人事档案管理工作面临着新的机遇与挑战,高校人事制度改革,为人事档案工作的发展提供了契机,为了保持高校人事档案工作与高校其他各项工作协调、同步发展,就必须加快人事档案工作自身的发展步伐,在遵循人事管理的运动规律上,以科学发展观为指导,认真研究人事档案管理的新特点、新规律。在保留与完善已有的部分管理模式上,加强人事档案工作的建设,大胆进行人事档案管理机制和方法的创新,探索一套适应高校发展而又具有高校特色的人事档案管理模式,解决高校人事档案管理中出现的新问题,充分发挥人事档案在高校发展的参谋功能和管理作用,为高校改革和发展提供有价值的服务。

三、建立适应高校人事制度改革的人事档案管理模式的探索

所谓模式是某种事物的标准形式或使人可以照着做的样式。高等教育和人事管理体制改革的发展和深入,高校人事档案工作有了新的内涵,旧的高校人事档案管理模式和方法已经不能适应时代发展的要求,这就需要建立与之相匹配的人事档案管理模式。

(一)设立新的人事档案管理种类,适应高校人事制度的改革。新中国成立至今,我国人事档案主要由干部档案、工人档案、学生档案三大类构成。这种划分办法在过去一直占主流地位,高校人事档案的构成也是以此分类,其中以干部档案为主体,其他档案均按干部档案管理方式进行。高校人事制度改革,人员分类有了很大的变化,新的人员分类取消了传统的干部制度,学校员工由管理人员、专业技术人员、工勤人员三大类构成,这就使高校人事档案的主体发生了变化。人员分类的改变,使传统的人事档案管理分类已不适应人事工作的要求,这就必须建立新的分类体系,按照人事档案特点实行分类管理。笔者认为,档案管理分类应与人事管理的人员分类相对应,高校人事档案可分为管理人员档案、专业技术人员档案、工勤人员档案和学生档案几个种类。专业技术人员档案又可分为教师档案、科研人员档案和其他专业技术人员档案。其中高层次人才档案作为档案管理的主体,管理模式向“人才”拓展,适应高校人事制度的改革。

(二)坚持由组织人事部门集中统一管理的模式,维护人事档案的完整性,便于加强人事档案的发展研究。人事档案由组织人事部门集中统一和分级管理,维护人事档案真实、完整和安全,是人事档案管理的原则。实践证明,由组织、人事部门集中统一管理人事档案的体制,是解决档案分散管理的有效办法。高校人事制度改革后,人事档案由谁管理,是近年人事档案专家学者探讨的问题。虽然,有的专家认为高校人事档案应由综合档案馆管理,这样可以充分利用档案部门现有的保管场所、管理设备和管理人员专业知识丰富、业务水平高等优点,达到精简机构和人员的目的,也可以解决集中统一管理人事档案的问题。但笔者认为:人事档案归综合档案室管理,虽然也是集中统一管理人事档案,解决分散管理的问题,但综合档案馆的主要任务是收集和研究文书、科技、基建和会计等综合档案,对人事档案管理的研究较少,如果把人事档案放在综合档案馆管理,难以实现标准化、规范化、现代化管理的目的,人事档案管理就难以得到发展。再说,人事档案虽然是档案学的一个重要分支,但它最大的特征是以“人”为单位立卷保存的档案,如果把它分散在组织、人事、教务、科研、学生等不同的部门中保存,个人的完整材料就会被割裂和分解,达不到完整性的要求,使用单位要了解个人的全部情况也很难查找。人事档案是个人在社会实践活动中形成的产物,是将个人德、勤、能、绩的综合反映,按人事管理的要求,收集归档、整理保管,以备查考利用的信息载体,是组织上全面考察、了解和正确使用每一个人的重要依据。如果把教职员工的人事档案统一归入组织人事档案机构管理,既有利于每个人的档案齐全完整,解决分散的问题,也有利于帮助组织人事部门掌握人员的全部情况,加强人事档案管理的研究,提高人事档案管理水平。同时还可以掌握人才队伍现状,分析高校发展对人才的需求,探索人才成长的规律,提高人才工作管理水平。

(三)流动人员坚持实行“档随人走”的模式,达到管人与管档相一致的目的。我国高校人事档案管理一直以来都是采用“档随人走”的模式,长期的实践证明,“档随人走”的最大优点,是保持了人事档案的真实性、完整性、安全性,使其能集中反映一个人的全面情况,便于组织、人事部门全面地了解、考察、选拔、培养、使用人才。人才引进是当前高校师资队伍建设一项重要内容,人事档案作为人才原始性记录,对于人才合理流动起着举足轻重作用。近年有部分高校出于竞争和发展的需要,为了争夺高层次人才,对没有档案的人才也照样接收,有的还为其重新建档。落后的观念,造成人才流动与档案转递的不同步,人事档案成为一些单位限制人才合理流动的工具,“人档分离”现象越来越多。人事档案并不是一种简单的“控制”工具和手段,而应该是组织合理发现人才、使用人才、发挥人才积极作用、增强人力资源合理使用价值的工具和手段。按照实事求是的思想观点,尊重人才,客观地反映和记录有关人员的德、才、能、绩等方面有价值的信息,才是新时代人事档案工作的基本出发点[3]P21。

高校人事制度改革的深化,建立以聘用制为主的人事管理机制,以符合高校发展规律的方式解决人员能进能出、推动人才合理流动的问题。为了更好地适应人才竞争和人才选拔使用的要求,便于组织、人事部门了解掌握人才各方面情况,减少用人上的失误,高校人事档案管理必须坚持实行“档随人走”的模式,保持管人与管档相一致的重要制度,使人与档案紧密结合在一起,人在档案在,人走档案走,人才与档案流向同步,达到管人与管档相一致的目的。

(四)编外人员人事档案归人才交流中心保管,实行人事代理管理模式,保持档案的连续性。随着高校人事制度改革的不断深化,新的用人机制正在建立和完善。编外人员是高校人员管理的一部分,是用人单位根据实际工作需要而设置的以聘用制为基础的编制类型。编外人员因其无固定的编制,聘用期满又可以重新选择新的聘用单位,隶属关系不断变化,不利于用人单位管理其人事档案。这类人员流动性大,材料较分散,聘用单位往往也不大重视他们的人事档案管理,所以难以管好用活这类人员的人事档案。但是,这类人员知识层次较高,专业技术经验丰富,用人单位与他们签订了聘用合同,在聘用其间,他们掌握的知识技能为聘用单位所用,而聘用关系一旦解除,他们自然就回归社会,因而这类人员是属于全社会的,是社会的财富,而不仅仅是属于某地区、某单位的。所以编外人员在聘期间实行人事代理,由人才交流中心管理人事档案,解聘后也可以搞人事代理,人事档案还是归人才交流中心管理。这样,可以有效地克服人档分离的现象,保持人事档案材料的连续性和完整性,有利于为社会提供人才的各种信息资源,达到国家人力资源统一管理的目标。而聘用单位只要收集好该人员在本单位产生的人事档案材料定期送交人才交流中心存档,同时对其档案中的重要内容进行了复制,方便查阅档案资料,并做好档案副本的管理工作就行了。

(五)在职人员档案实行“半封闭半开放”的管理模式,适应人事制度改革的需求。高校在职人员的人事档案长期以来都是实行封闭式管理,这种管理模式是由当时的历史条件和人事制度所决定的。我国的人事档案,诞生于战争时期,成长于计划经济年代。在计划经济年代,人事档案管理主要以干部人事档案为主,干部人事档案采用的是“封闭式”管理模式。因为干部档案记录着一个干部的政治、业务、学术经历和活动,它不仅包含着每个干部的个人隐私和历史,还从一个侧面反映了党和国家以及各级组织、各级单位的各项工作的活动情况。这些情况,有些是党和国家需要保密的,只能由组织掌握不能扩散出去[4]P32。

但是,在高校实行聘用制后,下一步将是分配制度(绩效工资)和社会保险(养老保险)制度的改革。在高校人事改革的同时,将会产生大量的涉及教职员工切身利益的人事档案材料,如业绩档案、绩效工资、各种保险和公积金记录等人事材料。这些材料的产生,将会成为人事档案。在人事档案信息材料逐渐增加,档案作用和服务要求逐渐增大的现实下,人事档案管理如果继续采用“封闭式”管理模式,会不大适应人事改革发展的要求,因为人事档案是人事活动的记录,是为人事管理服务的,而人事档案管理与人事制度改革接轨,才能赋予人事档案鲜活的生命力。“封闭式”管理模式,个人是看不到自己的档案的,这样容易造成人事档案与当事人之间的信息不对称,内容失实。比如把业绩档案、绩效工资记录、各种保险、公积金等与个人利益密切相关的材料纳入个人档案之中,这些材料得不到当事人的核实,很容易出现差错,造成对当事人切身利益的直接损害,材料是否收集完整也得不到核实,人事档案的真实性和完整性都难以体现。另外,高校的人事档案真实地记录了高校各类人才的详细情况,是一座内容相当丰富的人才信息库。高校应把人事档案变成人才信息库,建立一个丰富强大的数据库,利用计算机技术提供人才信息,主动向有关部门推荐优秀人才,使沉寂的“死”档案变成有价值的“活”档案服务于社会,实现人事档案的价值。为此,高校人事档案应实行“半封闭半开放”的管理模式,对涉及党、单位、组织和国家机密不宜公开的部分,采用干部人事档案管理的办法,实行“封闭式”管理,保证档案机密不向外泄漏。而对不涉及党和国家、单位和组织机密的部分,如个人简历、基本情况等,在不损害档案的保密性前提下则可以实行“开放式”管理,提高人事档案内容的真实准确度,减少人事档案被篡改、伪造的可能,使人事档案信息真正起到凭证的作用。

四、结 语

总之,当前人事档案工作机遇与挑战并存。人事档案工作要不断改革创新,从封闭型、内向型向开放型、外向型的现代化管理转变,建立和健全人事档案管理制度和体系,实施新的管理模式,以适应经济、政治体制的改革和社会发展进步的要求,才能真正把挑战转化为发展机遇,更好地为和谐社会的建设服务。[5]P14。高校人事档案管理要充分利用高校人事制度改革这个契机,认真研究当前人事档案工作的新特点、新规律。特别是要根据高校的特点,着重研究高校人事档案的管理模式及其发展规律,研究档案内容的改革和如何利用现代化手段,管理高校人事档案,科学进行人事档案管理模式的创新,使高校人事档案工作跟上时代步伐,肩负起新的使命。

[1]赵凤香.高校人事档案管理中存在的问题及对策[J].档案,2008(11).

[2]邓绍兴.完善与创新干部人事档案管理模式,走多元化之路[J].档案,2008(1).

[3]王英玮,陈 晓,张秋燕,关于人事档案管理改革指导思想的理性思考[J].北京档案,2009(3).

[4]陈荣好,阎 蕊.干部人事档案管理中的问题及对策[J].中原工学院学报,2002(7).

[5]钟其炎.新时期人事档案工作的机遇与挑战[J].云南档案,2008(9).

On the Personnel Archives Management Modes in the Reform of University Personnel System

Huang Weixin
(Hezhou University,Hezhou Guangxi 542800)

With the deep reform of the reform of university personnel system,national engaging system in full swing,the emergence of performance salary and the reform of pension system,personnel archives management is faced with new situations and new problems.How to use the chance to explore the personnel archives management mode is an important problem.The writer put forward a new idea of personnel archives management mode,by discussing the problem with personnel system reform.

university;personnel archives;mode;exploration

G27

A

1673-8861(2010)02-0111-04

2010-03-27

黄伟新(1957-),女,广西藤县人,贺州学院馆员。主要研究方向:人事档案管理与研究。