浅谈文秘专业学生的秘书职业性格培养

戴志鹏

（娄底职业技术学院 公管系，湖南 娄底417000）

浅谈文秘专业学生的秘书职业性格培养

戴志鹏

（娄底职业技术学院 公管系，湖南 娄底417000）

一个好的秘书必须具备从事秘书工作所特有的职业性格，包括正直、谦逊、热情、坚毅、敏捷、稳健、温和、自制、缜密、果断等。秘书教育在我国只有二三十年的历史，在文秘教学过程中，主要是传授知识和技能，而对秘书进行职业性格的系统培养尚未提上秘书教育的日程。本文就文秘专业学生的秘书职业性格培养谈些粗略看法。

秘书；性格；职业；成功

广博的知识，过硬的职业技能，对于一个高级秘书来说是必不可少的，但仅此还不能成为高级秘书。这就是说，一个好的秘书还必须具备从事秘书工作所特有的职业性格。秘书教育在我国只有二三十年的历史，在文秘教学过程中，主要是传授知识和技能，而对秘书进行职业性格的系统培养尚未提上秘书教育的日程。本文就文秘专业学生的秘书职业性格培养谈些粗略看法。

一、秘书职业性格培养的重要性及可能性

1.充分认识秘书职业性格培养的重要性

秘书是从事办公室程序性工作，协助上司处理政务及日常事务并为决策及其实施提供服务的人员。这是一个 “外向型”的岗位，需要接触各色人等，处理各种关系，安排各种活动，因此这是与人打交道的职业，其有效性取决于与他人沟通与协调的有效性。心理品质影响着秘书的辅助行为、人际关系和自我修养，对秘书工作的效能具有重要影响，而性格品质是秘书的主导心理品质，它制约着甚至支配着其他一些心理品质，是秘书各项心理品质的核心。不同性格类别的秘书人员当他们从事不同的工作时,都会对其工作绩效产生影响，故培养秘书职业性格非常重要。

2.秘书从业者年轻化的特点使秘书职业性格培养成为可能

当今秘书人员大多比较年轻，一般为20～35岁之间，平均26岁左右，秘书专业学生20岁左右。塑造性格有个过程，年龄越大阅历越深，性格塑造的难度也就越大。年轻秘书或秘书专业的学生大多阅历不深，可塑性强，又具有自我调节意识和自我煅炼的动机，如果他们提高对职业性格培养的认识，树立信心，掌握方法，那培养便会卓有成效。

二、秘书职业性格培养要求

针对秘书这一特定职业,首先必须为秘书的职业性格作一个准确的定位,才能根据这个标准来衡量秘书，知道欠缺什么,如何训练,怎样改变。令人高兴的是,秘书的职业性格无疑是人类为了生存和发展所设定的职业类型中最为优秀的性格,拥有这种性格的人不仅能产生引人注目的欣赏与赞叹,而且能以近乎完美的品质在其职业生涯中保持成功。这是因为,秘书的职业性格集中了人类所有最美好的内容,这些职业性格包括：

1.正直。人的世界观决定着人的是非观,善恶忠奸,是非曲直,爱恨分明,嫉恶如仇。正直,意味着忠诚,意味着受人之托忠人于事,意味着坚持原则。这是秘书理所应当的性格要求。

2.善良。以善心对待所有的人,以善意处理所有的事。善良之心人皆有之,但善良的表现则见仁见智,尤其是始终如一地表现出善良。区别在于,为了让别人感到你的善良而刻意表现,始终有些勉强,只有发自肺腑的本能行为,才会令你自己习以为常。

3.热忱。热忱和热情有所不同,热情是表现一种情态,热忱是坦露一种心态,从效果而言,热忱更富有职业感染力。对人和事务的热忱,是秘书保持工作效率的重要法宝,它能创造出积极的环境氛围,感染和影响别人的工作热情。热忱本身也能增加你投身工作的乐趣。

4.温和。秘书置身于各种矛盾和各种利益的交汇点,一举一动都会影响结果的变化,这种特殊性决定职业的特殊性,而温和是化解矛盾平衡利益关系的最直观也是最有效的态度。个性温和几乎已成了秘书最为人认可与称道的职业标准。面对温和的人,别人永远无法激怒你,也无法迁怒于你。

5.豁达。心胸宽广的人最容易化有形为无形,因为人生最大的敌人就是你自己,过于计较和过于讲究,只会使你树敌过多和结冤过深。如果你不能包容他人,他人的心胸自然也不会容纳得了你。所谓海纳百川,就是形容一个人能容忍和包容别人的所有优点和缺点,特别是别人对你的感觉。有时候你觉得身心疲惫,原因就是你太在乎别人对你的感觉,当你不再为感觉所累,你就会发现,原来豁达居然如此简单。

6.坚毅。性格坚毅是对经历的不尽如人意之处保持既定的生活状态。磨练也好,坎坷也罢,都是人生必然的历练。执着你的信念,坚定你的心态,坚忍不拔地做你认为是正确的事,你才会得到理想的结果。

7.缜密。细致认真几乎是秘书的代名词,性格上的粗放有可能会造成待人接物处事时的漫不经心或粗枝大叶,于是关于结果的细节就会被忽略。秘书职业的特点是对所有问题所有细节的全部掌控与恰当处理,任何一点疏忽都会因为性格上的粗放而被放大到无法想象的可怕局面,对此绝对不能掉以轻心。性格缜密愈味着无微不至和无懈可击,这不仅是秘书的职业本能,也是秘书职业的最高境界。

8.内敛。张扬的人总是比较容易招人侧目甚至反感,中国人受几千年儒家文化中庸之道的影响,性格普遍比较平和与内向,不喜张扬,而秘书工作的特点与此也非常吻合,这就能够解释为何秘书特别讲究待人接物处事时的分寸感。内敛与内秀有着密切关系,这就好比一个木桶,装满水时摇晃并没有声音,水装得越少,晃荡时发出的声音越响,内涵的丰富与否决定着木桶的价值。作为一种辅助性职业,内敛的性格最为符合秘书的职业特征。但是性格内敛并不是强调你闷不吭声,总是以旁观者的姿态置身度外,只有恰到好处才是内敛的最完美体现。

9.敏锐。对商业信息的敏锐嗅觉,对商业信息的准确判断,这是秘书有别于其他行政人员的最重要的特征。因为敏锐就能把握商机,为企业谋取利益因为敏锐,就能迅速计算盈亏,以最合算的方式做成生意。

三、秘书职业性格培养的途径与方法

1.了解自己

一是了解自己的气质。常见的气质类型有胆汁质，多血质，粘液质，抑郁质四种。每一种气质均有其典型的心理特征。现实生活中具有纯粹单一气质的人是极少见的，一般人往往有两种或两种以上的气质特点，只是其中某一种气质较为突出而已。了解自己的气质特点，对于培养职业性格大有帮助，因为气质会影响性格的表现方式，如同样是勤劳的人，在工作中多血质气质的人往往表现为情绪饱满，精力充沛，而粘液质气质的人则常常表现为踏实肯干，办事精细。气质影响性格形成和发展的速度，性格也制约气质的表现。气质部分地决定或构成人的性格，有的心理特征既可以说是气质特征，也可以说是性格特征，如性情中的易于激动，平淡恬静等。要了解自己的气质类型，可以用心理学的测试标准进行对照，把它作为分析气质的依据。

二是了解自己的性格。作为秘书或者有志于从事秘书职业的人，必须从多方面多角度了解自己的性格特征，比如:自己对人或事是否关心？对待工作是否细致？处理紧急情况是否果断？是否善于控制自己的情绪？可以通过自我审视或换位思考了解自己，也可以请他人指出自己的性格特征。此外，还可借助性格测量法如国际上流行的自然实验法、问卷法、投射法等进行测试其中问卷法较适用于秘书性格测试。

2.找出差距，有计划有针对性地进行训练

把自己的性格与成为优秀秘书必须具备的性格进行对照，根据对比的结果，制订出切实可行，有针对性和计划性的性格训练方法，在日常工作、生活中持之以恒地进行自我训练。找差距可用列表格的方法，把秘书职业应该具备的性格列为第一大项，把自己的原有性格列为第二大项，把两者差距列为第三大项。同时把差距依程度分为严重欠缺、一般欠缺、稍微欠缺三个档次，把训练方法及时间安排列为第四、第五项。

3.掌握训练方法，提高效率

（1）反相行事

就是针对自己气质性格中的弱项，有意识地寻找与自己的性格气质冲突的工作去做，有目的地改造自己。如胆汁质气质类型的秘书多数较粗心，可以多做一些誊写文稿、立卷编目等平凡细致的工作；粘液质性格的秘书一般反应较迟缓，可以多做些实地调查、对外联络等锻炼思维敏捷性的工作。

（2）寻找榜样

在工作生活中多留意多观察人与事，看性格优秀的秘书或其他人员是如何工作、如何待人处事的。榜样的作用是巨大的，是具体感性的，能在潜移默化中影响人，有时能产生比理性认识更明显的效果。

（3）了解“人性”

多学习社会学、心理学及人际关系学知识，多了解人与人打交道的基本理论与技巧，把从书籍中学到的知识与实践巧妙结合起来。此处所说的“人性”，既包括自己也包括别人作为一个“人”的特点。

（4）请人挑毛病，提建议

根据培养目标及自身的弱点，请上司、同事及亲朋好友监督自己的性格培养过程，随时提出改进的意见建议。这种方法很“残酷”，但卓有成效，训练过程中应该学会调节自己，以免失去信心。

4.善于克服工作中常见的职业性格障碍

在走向成功的道路上，有许多性格上的缺陷障碍需要我们去倾心尽力地加以克服，假如不能很好地克服它，它就是横在成功道路上的一块绊脚石，不仅难以获得成功，还会导致败笔连连。

（1）自傲与自卑

自傲与自卑的人一般不能正确评价自己的消极性格，这是由于不能正确认识自我造成的。刚出校门的新秘书，往往因过高地估计自己而导致“眼高手低”的毛病。自卑的人往往把自己看得过低，遇到一点打击便丧失信心，意志消沉，做事畏首畏尾或自暴自弃。克服自傲情绪必须深入实际了解社会对秘书职业从业者的要求，从中看到自己的缺陷和差距。克服自卑，须努力学习掌握丰富的知识及职业技能，在实践中找到成功感。

（2）急躁

急躁是神经系统的一种过度兴奋和冲动，是秘书常见的职业性格障碍，多发生在青年秘书身上。他们工作无恒心，急于求成，缺乏计划，对问题不深思熟虑，往往因操之过急而导致失败。克服急躁情绪，就是要培养自制力。林则徐认为，脾气急躁、遇事易发怒的人最容易把好事办坏。他为了克服自己急躁的坏脾气，书写了“制怒”二字挂在自己的书房，以后无论走到哪里都带着这块横匾。林则徐这种时时提醒自己的方法我们可以借鉴。同时，克服急躁情绪还须从日常小事中的自我克制做起，只要持之以恒，急躁的毛病便会大大改善。

（3）守旧

秘书工作中的很多事都有规范的程序、步骤、操作方法要求，但秘书不能因此而形成墨守成规的性格。因为秘书工作具有参谋职能，如果秘书人员思想守旧、凡事按部就班、没有创新精神，便无法协助领导开创工作的新局面。创新，须首先培养创造意识和确立科学的思维方法。培养创造意识就是要敢于标新立异，敢于提出问题和大胆设想。为此秘书人员要注重培养自己的相似思维、发散思维、逆向思维、侧向思维等现代思维方式。职业性格的缺陷很多，因人而异，以上只是谈了几个带有共性的方面。秘书人员要完善职业性格，关键是要结合自身实际有的放矢地去努力实践。

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