高校档案信息资源的开发利用

王素彩

(河北青年管理干部学院,河北石家庄050031)

档案作为人类社会活动的衍生物,以其记录信息的原始性和真实性成为信息社会中信息资源的一个分支,同时,档案信息又以其知识性、广泛性和多元性激发出了现代社会对档案信息资源的无限需求,这已成为当前社会中档案信息资源开发利用的新趋势。高校处于国家经济和科技发展的基础结构之中,其档案资源作为教学科研的信息库受到社会的广泛关注,要想使这一宝贵的资源在高校发展过程中充分发挥应有的作用,就必须加快高校档案信息化建设步伐,实现高校档案信息资源由潜在价值向现实价值的有效转化,最终实现高校档案信息资源的开发利用和共享的目标,这也是高校档案事业的活力所在。

一、档案与档案信息的特征

档案是人类在社会实践中形成的具有一定价值的真实历史记录,是通过一定的记录形式将信息源记录、固定在一定的载体上所形成的,但当转化成档案后信息便进入了一种静态阶段,这时的信息为潜在信息,只有通过检索、提取、传递、显示、复印等一系列工作程序,最终被需求者所利用,这样又使档案转化为直接信息。由此可知,档案信息正是依附于一定载体上的人类活动的原始信息集合,应属于信息一类,并具有信息的共同特征:可扩充性、可传输性、可扩散性及可共享性。

档案既然是信息,就应视其为一种资源,它应该是信息资源的重要组成部分,在信息社会中起着举足轻重的作用。因此,档案信息资源应定义为适应生产力的发展水平,通过人类的参与而获取的可利用的档案信息。档案信息的特征表现在以下几个方面:一是内容的广泛性。档案是一种丰富而又广泛的信息,数量巨大,内容丰富,有些图书、情报、资料等也是从档案中派生出来的,它们都是从档案中获取必要的信息,形成各自的记录形式,因而档案的内容涵盖着它们的内容。二是有序性。档案在空间上具有相互联系的结构形式,在时间上是变化发展的有序形式,档案的内容会随着人类社会实践的推进而不断地增加和更新。三是知识性。档案信息中蕴藏着丰富的知识,是一种信息源,它对人类知识的继承和发展有着不可替代的作用,是人类储存和传播知识的一种形式。四是可共享性。作为信息,其本质就具有可共享性,档案信息也不例外。由于档案信息的可共享性就确定了档案信息资源的可共享性,因此,有效地开发和合理利用决定其所能创造的价值和效益。

门类齐全的高校档案是档案信息资源的一个重要组成部分,是高校档案信息资源的优势所在。高校档案是学校从事教学、科研、党政管理、学术交流以及其他各项活动对学校和社会有保存价值的各种载体上处于不同时代的历史记录,它涵盖了学校的师生、人事、教学、科研、管理、财务、出版、基建、设备、后勤等各个方面,真实地反映着学校教书育人、科技创新、社会实践的各项活动,全面记载着学校的历史发展和现状。而高校档案信息资源的开发利用,对高校教学、科研事业的发展、人才培养机制的调整以及人力物力的充分开发起着非常重要的作用。近些年来,随着高校办学规模的日益扩大和自主性办学能力的增强,高校档案信息更加丰富,加之科技的高速发展,档案信息载体形式也更趋于多元化,各种信息的存储技术、新型文献载体、大容量数据库以及互联网的广泛应用,为高校档案信息资源的利用提供了技术支持,更加有效地开发和利用高校档案信息资源,进而实现社会共享已成为当今高校档案事业发展的新趋势。

二、开发利用高校档案信息资源的必要性

21世纪是人类社会全面进入信息时代的世纪。在信息时代,信息资源的开发利用越来越为世人瞩目。档案信息的开发利用,是档案工作的中心,开发利用档案信息资源是对人类精神财富的升华和再创造,是一项功在当今、利在后世的伟业。高校档案更是一种重要的文献信息资源,是一个集教学、科研、基建、党政管理、产品、出版、仪器设备、财会、人才信息、外事等众多门类为一体的综合性的档案体系。它不仅客观真实地反映了学校发展的整个过程,也为学校的持续发展提供了历史依据;它是办好学校的重要基础工作之一,是衡量教学质量和管理水平的一个重要尺度,是推进和发展学校教育事业的宝贵财富。由此可见,档案信息工作在高校具有重要的地位和作用。所以新时期高校档案信息资源开发工作不仅要在思想观念上更新,拓宽视野,开阔思路,更要在手段、服务上跟上时代发展的步伐,依靠知识和信息,加大投入,分析和研究已有的高校档案,多层次、多方位、多角度地挖掘档案馆藏中一切有益于促进学校和社会进步与发展的元素,使沉潜在档案中的能量得以充分释放。

高校档案全面系统、客观真实地记载着学校的历史发展和现状。随着社会的发展,高校档案工作在学校体制改革、教学改革、评估教学质量、总结教学经验、开展科研活动、落实政策和编史修志等方面发挥着越来越重要的作用,这一资源也越来越受到社会的广泛关注和需求。大力开发高校档案信息资源,使档案信息实现从潜在价值向现实价值转化,最大限度地为社会主义经济建设服务和高校教育改革服务,已成为高校档案工作者的共识。但是,人们对数千年一直与社会大众隔绝,又颇具神秘色彩的档案仍然陌生。因此,高校档案信息资源的开发和利用,无论是在广度上还是在深度上都有待于进一步加强。要想有效地利用高校档案资源为学校的教学、科研、管理服务,还有赖于适应新形式的档案一体化、规范化、科学化管理体制的建立和发展,有赖于通过信息化的实现,多渠道、更快速地将高校档案信息介绍给社会,并根据社会对高校档案信息的需求,在高校档案管理部门和需求者之间架起一座相互沟通的信息桥梁。

三、开发具有高校特色的档案信息资源

(一)有效地利用学生学籍档案信息资源

学籍档案是学生在校期间德、智、体等方面发展状况的真实记录和反映,具有原始可靠性、动态性、完全性、周期性的特点,对高校的各项工作起着依据、凭据和参考作用,其目的是提供翔实可靠的资料,为教学和社会需求者服务。学籍档案的作用表现为几个方面:一是学籍档案是提高教学质量和管理水平的依据。学籍档案与学校的各项工作有着密不可分的联系,是教学档案的重要组成部分,是学生从入学到毕业整个过程的记录。学籍档案的开发利用有利于学校管理部门和教师把握整体的教学水平,了解学生、班级、院系的学习状况;有利于学校把握市场对人才的需求信息,及时调整课程设置、专业结构和教学方式,保证学校培养的人才能最大限度地为社会主义建设服务,从而达到提高教学质量的目的。二是学籍档案对社会用人单位对录用的毕业生的真实性有凭证的作用。随着市场经济的发展,人才资源也走向市场化,而学籍档案恰恰记录了学生在校成长的全部过程,它对于学校正确指导学生就业,把各类专业人才推荐给社会及用人单位到学校招聘,都能提供可靠的资料,以证实所需人才学历水平的真实情况。三是学籍档案对学生工作具有非常重要的参考作用。对于学生管理者来说,需要把握学生的心理和行为的动态,要占有第一手资料,学籍档案就是他最主要的信息源之一,因为学籍档案记载了学生入学前的基本情况和在校表现,如果管理者掌握了这些基本情况,那么在学生工作实践中就能做到有的放矢,使管理工作更有针对性。同时,学籍档案信息的社会共享也可以激发学生努力学习的积极性和自觉性,使他们注重自身的在校表现,更加自觉地遏制其不良行为,从而使学生管理工作更容易取得实效。

(二)合理地利用科研档案信息资源

高校科研管理工作的职能部门是科研处,而科研信息资源的有效整合和保管则是档案部门。两者分工不同但有着密切的联系,每一项课题从立项到结项都是在科研处的管理下完成的,这就是科研档案的信息源,结项之后科研处就应把项目的完整档案资料移交给档案部门,由档案部门将这些科研档案及时、准确、科学、规范地整理和保管,并有责任盘活这些档案资源使之通过资源共享得以有效的利用,而科研成果富有成效的利用,反过来又推动科研工作不断创新和发展。档案信息的合理开发和有效利用既是档案工作的出发点,又是档案工作的归宿。科研档案是高校科学技术的储备库,是高校的一项重要的信息资源,这不仅极大地丰富高校档案部门的信息资源,而且其所蕴涵大量的科技信息资源无疑是笔具有极高使用价值的无形资产,是科研工作中不可缺少的依据,有效地利用这些宝贵的信息资源,势必会为高校科研部门及时调整科研方向、有效获得科研资助,提供有益的信息服务。同时高校档案部门也可根据学校科研动态建立多种类型科研成果数据库,通过信息资源共享,为学校科研成果的转化提供服务,把科研活动中创新出的新成果推广应用,转化成先进的生产力,使精神财富转化为物质财富。

(三)充分利用人事档案信息资源

高校人事档案是学校发展中形成的有关教职员工任职、离职、晋升等一系列发展和变迁的历史记录,是学校人事管理部门把握学校人力资源分布、师资队伍结构和教师教学情况、科研能力、科研方向的第一手信息资源。它为组织人事部门历史的、全面地考察了解干部、教师和正确选拨使用人才提供依据。同时,人事部门又可通过分析档案信息了解师资队伍建设的发展过程和现状,及时把握学校师资队伍的年龄结构、知识结构及发展趋势,从而为制定师资队伍建设规划,调整师资队伍结构以及人力资源的充分共享提供信息服务。随着教育体制改革的不断深化,满足人才市场需求已成为高校培养人才的首要目标。因此,不断地调整教学结构,开设新的教学课程,已成为各高校的发展趋势,要想更好、更快捷地获得所需的教学人才,就必须实现高校人事档案信息服务社会化,建立高校人才信息库,通过网络这一平台把学校优秀的人才介绍给社会,把急需的人才引进到学校,为教学提供优秀的教师服务,这样可以加快人才的合理流动,避免人才不足造成的损失和人才过剩带来的浪费。

要做好高校档案的开发利用工作,就必须更新观念,提高认识,这是做好档案开发利用的前提。为此,档案部门必须调整工作重心,从原来只注重收集、整理、保管工作,转到重视开发利用上来。