论行政事业单位货币资金内部控制问题

○赵雪卉 （军事经济学院 湖北 武汉 430035）

行政事业单位货币资金管理内部控制制度是行政事业单位为了保护财产的安全与完整，以及确保有关法律、法规和规章制度的贯彻执行，而主要针对货币资金管理制定和实施的一系列控制方法、措施和程序。本文将从制度的角度出发，就如何通过加强行政事业单位内部控制，保护货币资金的安全和完整，及时防止和发现问题，做出一系列的探讨。

一、现行行政事业单位货币资金内部控制问题分析

1、业务流程不完善

业务流程的不规范，为行政事业单位财务弄虚作假、营私舞弊提供了可乘之机。这主要表现在三个方面：一是商业票据控制不合理。有的单位对商业票据的使用缺乏规范，票据失真情况较为突出。二是现金存量控制不合理。有些单位对现金的支付限额、范围以及现金库存没有按规定执行，存在违规现象。有些单位不按规定进行对账、盘存，对现金使用情况缺乏有效的管控与监督。三是预算管理控制不合理。有的单位没有将部门预算在单位内部按组织体系进行科学化，没有对单位内各部门经费审批人实行责任预算约束，使得部门预算执行情况失控。

2、岗位设置不合理

岗位设置是内部控制的中心环节，其合理、有效与否直接决定着能否实现控制的目的。不完善的地方主要表现在两个方面。一是违规兼岗现象仍然存在。关键不相容职务分离是内部牵制制度的精髓，但在实际工作中，有些单位因基本编制有限、人手紧张等原因，存在不合理不合法的兼岗现象，不相容职务未能合法合理分离。比如出纳兼任记账，出纳兼任档案保管，记账兼任复核等。二是岗位授权制度不合理。授权审批是内部控制的重要方法，要求单位在实施内部控制时要有明确的授权审批主体、授权审批金额权限和审批流程。目前，一些单位存在授权审批金额界限不明、审批程序不规范、审批层级较混乱等现象，一些单位长期实行“一支笔”审批制度，使单位内部的财务监督检查流于形式。

3、会计核算不规范

规范的会计核算制度，是对行政事业单位资金进行有效控制的必然要求。有些行政事业单位存在原始凭证的内容填写不全、审核粗糙、财务核算处理不规范等情况，直接影响到内部控制的成效。比如，固定资产管理混乱，财产盘点制度未能有效执行，账外资产时有发生，部分单位甚至没有建立起定期财产盘点、对账制度。另外，还存在着不同单位之间的资产转移却未办理相应手续，也未反映到业务台账中的现象。同时，作为行政事业单位，因为其在会计上没有成本核算的要求，所以对于一些公用实物资产的管理如办公用品、低值易耗品等经常是不作为资产入账，领用时候也没有办理相关手续，这使得很多时候事业单位的资产账实不符，资金安全难以得到有效保证。

二、完善行政事业单位货币资金内部控制制度的对策建议

1、把握核心，规范业务流程管理

规范业务流程是通过在货币资金具体的业务操作过程中，采用的一些基本控制方法对货币资金进行有效控制。主要包括以下几个方面。

（1）商业票据控制。首先要严格票据的使用，必须使用全国统一的票据，并按照规定的范围和项目使用，不得转借、转让、代开、买卖和用于擅自开设项目的收费。其次要加强对票据的保管，各单位必须落实专人管理、专门登记和稽查制度，规范票据印制、领用、保管、回收、销毁等程序。在票据控制中有以下几个控制要点：一是开票与收款必须分开；二是开票工作与单位票据保管工作分开；三是单位要定期不定期地抽查收据，查看是否有断号的问题发生。

（2）现金存量控制。现金是流动性最强的资产，确保现金的安全是货币资金管理的最基本要求。现金控制主要通过现金库存限额和确定现金使用范围来控制。库存限额控制是通过国家和单位的相关规定，核定本单位的现金限额，控制现金的一种方法。在货币资金管理中，可以通过检查库存现金，看库存现金余额是否有大于限额的情况存在，如果有就有可能存在现金被挤占、挪用的问题，需要进一步调查。同时，对于超出结算起点的资金支出业务，不能直接使用现金，而必须通过银行账户直接划拨。

（3）资金存储控制。资金存储控制是指通过资金的合理配置，以达到保证资金安全和获取更大收益的一种控制方法。一是手续合法。货币资金管理者应当克服风险意识小的缺点，必须按照有关规定办理定期存款的手续。二是程序合规。办理存款要经过单位审核，办理后一定时间内应当由财务负责人与有关经办人到银行核对，到期后应当收回本金。

（4）预算管理控制。预算管理是行政事业单位财务管理的重要组成部分，它是根据年度工作和管理需要编制的年度收支总计划，是行政事业单位财务管理的“龙头”，是一切财务管理的基础和中心工作，也是提高财务管理水平和资金使用效益的有效管理手段。预算管理作为控制手段在货币资金管理中有着很重要的作用。在预算管理控制中，必须在科学编制、严格执行的基础上，把好经费报销结算关，严格按照预算开支。同时，也要把好借款拨付关，认真落实资金支付制度。

（5）账务处理控制。账务处理控制是指利用会计账目科学的明细分类和通过账实盘点来确定是否存在货币资金安全问题的控制方法。通过定期不定期对货币资金进行盘点，如果发生货币资金存在账实不符的现象，则有可能存在有挤占、挪用、贪污行为，应当继续追查，看是否真的存在有违法违纪的行为。

2、立足基础，强化组织结构管理

通过设置合理的岗位，并确定各岗位职责以加强对货币资金管理的控制。主要包括以下几点。

（1）岗位授权控制。岗位授权控制是指行政事业单位内部部门和人员处理业务过程中进行权限限制的内部控制方法。授权控制在内部控制制度中有着非常重要的作用。行政事业单位有关部门和人员处理业务时，必须经过授权批准控制，通过授权批准保证单位既定方针的执行和限制滥用职权。授权的内容应具体包括：授权批准范围，通常情况下单位货币资金的收支活动都应当纳入该范围；授权批准的层次，应根据经济活动的重要性和金额大小确定不同的授权批准层次，保证权责分明；授权批准的责任，明确被授权者在行使权力时应负责任的范围，避免责任不清，出现问题无从追究的现象；授权批准程序，每一类经济业务的审批都应按照规定的程序受理。

（2）岗位分离控制。岗位分离控制是指将不相容岗位分别由不同的人负责，以达到相互牵制、相互监督的一种控制方法。行政事业单位货币资金管理中应当加以分离的不相容职务有：会计与出纳，会计人员和出纳人员不得互相兼管或代替；货币资金收支与登记会计账分离；支票与预留印鉴保管分离；授权进行某项经济业务的职务与执行某项经济业务的职务；执行某项经济业务的职务与审核该项经济业务的职务；执行某项经济业务的职务与记录该项经济业务的职务。

（3）岗位责任控制。岗位责任控制是指明确货币资金管理者的责任、权力和有关工作奖惩的控制方法。一是货币资金管理责任制。在货币资金管理中规定各有关管理者的责任，对会计主管、会计人员、出纳人员明确分工。二是奖惩制度。在货币资金管理过程中，应当制定货币资金管理奖惩规定并对会计主管、会计人员、出纳人员的工作成绩进行考评，对管理好的单位和个人进行奖励，存在问题的要查找原因，对存在由于个人原因而造成单位货币资金损失的要对其处罚。在实施奖励措施时要克服平均主义、“庄家轮流坐”的思想，切实落实奖惩制度。

（4）岗位计划控制。岗位计划控制是货币资金管理的各岗位制定资金收支的中、长期计划对资金控制的一种方法。货币资金管理者，应当利用自身的业务知识和理论水平根据本单位的工作实际和任务安排，合理预测一定时期货币资金存量和流量。通过实施一些推迟货币资金支付和加速货币回笼策略以及收回投资的方法，解决货币支出的缺口，但同时应权衡采取以上措施所付出的代价、成本或机会成本，选择一项最优的解决方案，最大限度地发挥其经济效益。

3、找准节点，严把银行关口

商业银行是行政事业单位货币资金的主要流入点与流出点。严把银行关口，就是通过加强与银行的合作和交流，利用银行的优势和特点，对货币资金进行有效的控制。

（1）银行对账单控制。银行对账单控制是利用银行对账清单与单位银行存款日记账进行核对，以确保银行存款存在性与完整性的一种控制方法。银行每月给单位送达一份本月银行存款对账单。单位通过将银行对账单与单位银行存款日记账核对，并编制银行存款余额调节表，发现未达账款项，分析其原因，看是否存在差错，以确保存款账实相符。银行存款对账清单与单位银行存款日记账核对，必须逐笔勾对，以利发现有无月初挪用月底补回存款的情况。

（2）银行专用凭证控制。银行专用凭证控制是指单位对所需使用的汇票、支票和本票，从向银行购买、登记保管至使用的各过程进行控制，从而控制因银行专用凭证管理不善，给不法分子贪污、盗窃资金提供可乘之机的一种方法。具体办法是：出纳员填单购买，会计员登记保管；出纳员向会计员逐本领用并逐笔登记“银行专用凭证使用登记簿”，因写错而作废的支票应将支票号码剪下贴在该支票使用人签字栏内。利用此方法可有效解决购买随意、保管职责不明、没有领用程序控制、支票使用无登记、作废支票处理不当等问题的发生，并可及时发现财务部门支票等银行专用凭证有无丢失、被盗，有无遗留在前任出纳员手中，有效杜绝因支票散失而给单位资金带来的风险。

（3）银行支付手段控制。银行支付手段控制是指利用银行各种先进的支付手段对货币资金的使用进行控制的一种方法。公务卡的推广与应用，实现了金融系统现金存兑和现金支付电子化，通过使用公务卡对货币资金管理，不仅在一定程度上避免了财务舞弊，还能很好地控制单位的现金流量与现金风险。

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[4]何舸：事业单位内部控制存在的问题及完善措施[J].企业家天地，2009（8）.