高校教学秘书工作存在的问题与对策

易秋芳

高校教学秘书工作存在的问题与对策

易秋芳

分析了高校教学秘书工作中普遍存在的待遇偏低、队伍不稳定、岗位职责范围不明、自身素质不高等问题，提出了高度重视、优化机制、加强素质建设等措施。

高校；教学秘书；服务；管理

一、目前高校教学秘书工作存在的问题

（一）待遇偏低，队伍不稳定

（1）不受重视，政治待遇低。长期以来，人们错误地认为教学秘书的工作就是排课、调课、统计成绩、管理学籍等简单重复的工作，什么人都可以做，因此没有政治地位。又由于工作的琐碎性，很难量化，工作的难度和业绩不易体现出来，这就导致教学秘书缺乏工作的主动性和积极性。特别是年轻、学历高的教学秘书，他们工作一段时间后，发现这种工作劳累、琐碎，与所学专业不对口，工作没有成就感，被提升的机会也很少，于是不安心本职工作，认为只有在教学、科研、行政岗位上才有前途，才可以将其作为长期从事的职业。

（2）职称评定存在困难。在评定职称时，教学秘书往往被划在管理系列，与机关工作人员一起参加评审。但是，教学秘书不可能有行政人员那样明显的政绩，因而处于相对劣势，无论是职称评定还是行政级别都不如其它岗位上的人员，通常十几年后还只是个科员，因此挫伤了部分教学秘书的工作积极性。

（3）收人较低。教学秘书的工资、津贴及其它待遇难以和教师、科研人员及行政管理人员相比，通常是院系中待遇最低的人。按照国内大多数本科院校的现行规定，教职工的津贴发放分为两大类：教学、科研和教学辅助系列按职称领取，管理系列按聘任的岗位级别领取。由于教学秘书属于管理系列岗位，于是享受科员待遇，因此即使评上副高级职称，往往也只能按科员档次领取岗位津贴。这样就造成干好干坏一个样，教学秘书们渐渐失去了工作的积极性。

（4）外出学习交流的机会少。高校普遍重视专任教师的培训、学习，不断提高他们的学历和业务素质，甚至不惜代价把他们送到国外去学习、交流。教学秘书则很少有外出交流和学习的机会。

（二）岗位职责范围不明

（1）职责范围界定不清。教学秘书作为高校的教学管理人员，应该在教务部门和院（系）双重领导下开展具体的管理和服务工作。虽然对教学秘书的职责范围或多或少各校都有些规定，但由于学校的各个部门、院（系）的领导和师生对教学秘书的职责范围不清楚，因而不论是教学管理，还是科研、行政、党务方面的工作，都习惯于找教学秘书。

（2）编制岗位欠缺。大多数本科院校按照学生人数来确定编制、设置工作岗位，特别是新建的本科高校，仍沿用过去中专、大专时期的管理模式，因此许多院（系）没有设置成教秘书、科研秘书、党务秘书、行政秘书乃至办公室主任等岗位，这些工作部分或全部由教学秘书承担。

（3）认识不到位。教学秘书的责任重大，任何一个环节稍有拖拉和疏忽，就会影响到整个教学工作和教学质量。但有的领导和教师对此认识不够，甚至错误地将教学秘书视为打字员、话务员、门卫、收发员、清洁工。

（三）自身素质不高

（1）思想素质有待提高。在教学管理工作中，教学秘书在和学生接触中，不仅要向学生介绍有关课程设置和学籍管理等方面的知识，而且应该指导学生的学习，与学生工作者一道做好学生的思想政治工作。这就要求教学秘书必须具有较高的政治修养、道德素质和较强的思想政治工作能力，但目前普遍存在相当大的差距。

（2）知识结构不合理。教学管理工作本身需要一支年轻化、知识化、专业化、信息化的教学秘书队伍，但由于历史、认识等原因，高校教学秘书的平均年龄偏大。虽然近年来教学秘书的学历有所提高，但他们的知识结构仍不能满足教学管理工作的要求，难以提高教学管理水平。

（3）业务不精。随着我国改革开放的不断深入，高等教育事业蓬勃发展，教学计划、教学内容、考试方法、招生规模及就业形势也在不断发生变化，这就对教学秘书的业务素质提出了更高的要求。但是，大多数教学秘书忙于具体事务，停留在事务性、经验型的管理上，习惯于被动接受任务，缺乏科学性、主动性和创新性。

（4）研究薄弱。由于教学秘书事务繁杂，科研能力弱，因此很少开展教学研究工作，没有花时间、精力从平常的教学管理事务中去总结经验、摸索规律，更没有对教学管理中出现的新问题、新情况进行研究和探讨。因此，不能为深化教学改革献计献策，无法实现教学管理的科学化和创新。

二、改进教学秘书工作的措施

（一）高度重视，优化机制

（1）重视教学秘书工作。教学秘书与教师一样，都是为了高校培养人才而工作，没有高低之分，只是分工和岗位不同。在院（系）的教学管理中，教学秘书处于极其重要的位置，直接关系着院（系）乃至全校的教学质量和办学水平。高校的各级领导、全体师生应对此有足够的认识，尊重并密切配合教学秘书开展工作。

（2）明确岗位职责。教学秘书是领导的参谋和助手，为教师的教学和学生的学习服务。他们的工作可以分为事前、事中和事后三个方面：一是教学计划的制定和教学工作的安排；二是不仅要做好教学管理文件的上传下达和调课、考试等通知，负责学生的注册、报到，组织、出席院（系）的教学工作会议，而且要检查学生的上课情况，安排毕业实习、毕业论文及答辩工作，落实监考、巡考及试卷的印刷、保密等工作；三是档案资料的收集、整理和保管等。

（3）提高教学秘书的待遇。不仅要改善教学秘书的工作环境，而且在政治待遇、利益分配和职称评定等方面建立更合理的制度。第一，根据教学秘书在德、勤、能、绩各方面的表现，给予他们升职的机会。第二，基于教学秘书工作的特点，提高其津贴标准。第三，教学秘书不参加行政管理干部系列的技术职称评定，应单设教学秘书职称系列。

（4）建立激励机制。对高校的教学秘书可实行岗位聘任制，制定岗位职责，明确工作范围和任务，开展评比活动，奖优罚劣，拉开收入差距。对于办事拖拉、不负责任者给予批评和处罚；对于管理能力差、不能胜任岗位的人员要调离甚至解聘；对工作责任心强、业务水平高、业绩突出者给予表彰和物质奖励；对特别突出者晋升院（系）办公室主任等职。

（二）加强素质建设

（1）培养优良的思想道德素质。一是提高政治思想素质。教学秘书应主动学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和三个代表重要思想，树立正确的人生观和价值观，贯彻党的教育方针。二是树立良好的职业道德和敬业精神。要求教学秘书热爱本职工作，有强烈的事业心、责任感和乐于奉献的精神，兢兢业业、踏踏实实地工作。牢固树立为师生服务的观念，对待教师要热情，尽量满足他们在上课或考试时间安排等方面的要求；对待学生既要坚持原则，又要诚心诚意地关心、帮助和指导。

（2）全面提升业务素质。第一，提高处理日常教学事务管理的能力。教学秘书应熟悉本职工作的特点、学校有关教学管理的规章制度和院（系）的重要教学信息。第二，增强组织协调能力。高校的教学管理工作是一项复杂的系统工程，需要各部门团结协作才能完成。教学秘书应学会协调院（系）与学校各部门、本院（系）教师与学生有关教学的事宜，并注意在协调中摆正自己的角色位置。同时，团结其他同志，发扬团队协作的精神，保证本单位教学管理工作正常有序地开展。第三，熟练运用现代办公手段。要学习、掌握现代化设备和高科技管理手段，熟练地运用电话、传真、电子邮件、校园网络等，及时、准确搜集、发布有关教学管理信息，高效地处理教学管理事务。

（3）有计划地组织学习和培训。为了提高教学秘书的教学管理能力，学校、教务处和院（系）应为教学秘书提供不同形式的学习和培训机会。一是进行岗前培训。不仅要系统学习高校管理的理论知识，明确教学秘书的基本职责，而且要掌握排课、教材征订、档案管理等方面的基本技能。二是开展在岗培训。不仅学习教育学、管理学和本院（系）专业知识，了解教育教学管理的现状和前沿动态，更要注重表达能力、组织协调能力的培训和提高。三是加强交流。组织教学秘书到其它院校参观访问，学习先进的教学管理经验，从而开阔视野、启发思维、扬长避短。四是聘请教学管理经验丰富的优秀教学秘书和专家作导师，进行传、帮、带。五是支持教学秘书在职攻读学士学位或硕士学位，提高他们的学历，改善知识结构。

（4）倡导科研。鼓励教学秘书参与教学管理和教学改革方面的研究，探索高校教学管理规律，通过分析教学管理中出现的典型案例来提高教学秘书的管理水平，并将教学管理实践与理论研究相结合，为领导提供教学管理和教学改革方面的意见和建议。

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1673-1999（2010）05-0184－02

易秋芳（1973-），女，重庆科技学院（重庆401331）艺术系讲师。

2009-10-17