加强普通高校科研档案管理工作的几点思考

袁淑影,宫 亮

(长春师范学院科研处,吉林长春 130032)

高等学校科研档案是指在高校科学研究管理和实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料[1]。高等学校的科研档案记录了高校科研发展水平与科研实力。加强高等学校的科研档案管理对提高科研管理部门工作效率、为广大科研工作者提供科技信息服务具有重要的意义。但是,高等学校特别是普通高等学校的科研档案管理中还存在一些不容忽视的问题。

1 普通高校科研档案管理的重要意义

1.1 为科研考核、职称评定、科研成果奖励等工作提供依据

目前,为加强高校中科研考核、成果奖励、职称评定等工作的公正性,在开展上述工作时,都需要查询科研成果的原件资料。建立科研档案、加强科研档案管理势必会在上述工作中减少工作程序,不必由教师上交科研成果,而是由科研管理部门通过查询科研档案,开具证明报告即可完成上述工作,减少了教师反复向科研管理部门报送成果原件的工作环节,提高了工作效率,减轻了教师的负担。

1.2 为科研工作者科学研究工作提供借鉴

科研档案记录了科研工作者科研活动的历史过程。同时,完整的科研档案也可以为其他科研工作者提供有价值的参考数据、提供分析资料和具体领域的前期科研成果信息。科学研究者通过查询科研档案可以了解某一问题的研究前沿、研究程度、技术指标、研究价值等信息,这样就避免了重复劳动,减少了人力、物力、资金、时间的浪费。

1.3 为科研成果转化提供帮助

《高等学校档案工作规范》明确规定:“科研档案必须实行集中统一管理,确保完整、准确、系统和安全,便于开发和利用。”高校一部分科研成果取得后,在有市场需求的前提下,可以应用到实际当中,实现成果转化。但成果转化前,高校科研管理部门或成果负责人需提供技术鉴定、技术评估等资料,建立完整的科研档案,科研档案管理人员可以在不违反知识产权的前提下为企业提供相应资料,加强和企业的联系,促成科研成果转化。

2 高校科研档案管理存在的主要问题

2.1 科研档案管理意识不强

目前,对于普通高校科研管理部门来说,比较重视的是课题立项数量 (特别是国家级课题立项的数量)、获得科研经费总额、申报成果获奖级别的高低。工作重点一直放在项目申报和科研成果管理上,而忽视了科研档案管理的重要性,造成科研管理部门在科研档案管理力度上的欠缺;另一方面,科学研究者重视的是立项、研究过程、科研成果、结项等具体工作,对科研档案归档的意义、程序、利用方法缺少了解,对科研档案资料按时归档的认识不够,这也造成科研档案存档不及时,归档资料不完整的情况。

2.2 科研档案管理不规范

由于普通高校科研管理工作的重点还没有放在科研档案管理上,因此,科研档案在管理方法、技术、管理制度等方面还存在不足。首先,管理制度不健全,在科研档案的归档时间、归档办法、归档后档案的管理方面都缺少相应的规范制度,在管理上没有拿出对于科学研究者不按时将科研档案归档的惩罚措施,缺少监管力度。这也造成了科研档案归档难、管理混乱的现象。同时,科研档案在管理技术、方法上还比较落后。比如,目前的科研档案管理还仅限于对纸质材料的柜藏式管理方法,做得好一些的也只是应用计算机进行列表式的管理。因此,在科研档案管理方面还有待加大管理力度。

2.3 档案管理人员业务能力有待加强

目前,普通高校的科研管理部门还没有设立专职的科研档案管理人员,科研档案根据项目的进展过程分由不同的管理人员管理。高校科研档案的归档材料一般可分为三大类:一是依据性材料,指的是科研准备阶段选题、调研、论证的所有材料;二是过程性材料,指的是科学试验阶段制定方案、实验设计、分析研究等方面的所有材料;三是结论性材料,指的是研究总结阶段对于成果整理、鉴定、推广应用的材料[1]。事实上,在普通高校科研管理中,这三部分的科研档案材料分别由负责项目申报工作的工作人员、成果管理的工作人员管理。而管理人员的工作侧重点不同,对档案的重视程度和管理方法也不同。同时,这些管理人员的专业一般不是档案管理,缺少档案管理的专业知识,在业务水平上还存在差异,业务能力还有待提高。

2.4 侧重文书档案管理,轻视科研档案资料的管理

大多数普通高校的科研管理部门重视的是科学研究的实际过程,注重将科研项目的合同书、科研项目上级部门批准立项的批文、项目结项证书、获奖证书等这些文书档案归档,而轻视了将科研准备阶段选题、调研、论证、科学试验阶段制定的方案、实验设计、分析研究鉴定、推广应用等有重要价值的材料归档。高校科研档案涉及的专业面比较广泛,科技含量较高,形成时间较长,因此需要大量时间收集,收集也比较困难,科研档案在管理过程中应用相对来说较少,因而科研管理部门也很难进行这部分科研档案的收集与管理。而文书档案是经上级部门下发的各类管理文件,对于科研管理应用较多,收集也较容易,这就造成科研管理部门较为重视文书档案管理的现象。

2.5 科研档案归档资料质量不高

科研档案归档范围包括:项目申请表、项目建议书、项目评估论证材料、可行性研究报告、项目招投标材料、计划任务书、项目实施方案、项目计划调整或项目撤销文件、项目年度执行报告、鉴定验收申请、项目工作总结报告、技术报告、论文、专著、科研投资和经费预算决算材料、项目 (课题)查新报告、研制样本、样品的图片及数据、项目所获成果、专利一览表、有关产品测试报告或检测报告及数据、购置的仪器和设备等固定资产清单、专家意见、鉴定大纲、成果鉴定证书[2]。但由于课题负责人本身对上述材料的原件十分重视,不相信科研管理部门对档案的管理力度,不愿将原件交给档案管理部门,因此,一些高校的科研档案在管理上还仅限于对文献、成果证书纸质复印件的管理。同时,有的科研档案是项目负责人为应付科研管理部门而提供的应付性材料。所以,普通高校的科研档案还不完整,真实性也有待考证。

2.6 科研档案的利用率较低

高校建立科研档案管理最主要是为科研工作者的科研工作提供参考价值,让科研工作者了解当前科研工作开展实际情况,避免重复劳动。但是,由于科研档案归档的资料质量不高、内容不全,很难为科研工作者提供借鉴。因此,科研人员开展科研工作时也不到科研管理部门查询档案。这是高校科研档案利用率低的一个方面。另一方面,高校的科研管理部门对科研档案的利用率也有限。高校科技成果档案包括科研成果的推广应用资料、成果鉴定资料、成果的申报资料以及其它的附加材料等[3]。高校具有将科研成果推向市场,实现转化的义务。但由于科研成果验收后,大多科研工作者只是将成果验收报告书送到科研管理部门存档,而对于成果的实物 (如磁盘、光盘、录像、照片等)能说明成果应用效果、说明科研成果推广价值的资料归档较少。这样,科研管理部门在不能全面了解科研成果价值的情况下,很难将成果推向市场。可见,科研管理部门对科研档案的利用率也偏低。

3 加强科研档案管理的手段

3.1 提高科研档案管理意识

高校科研人员科研档案管理意识的提高,是保障科研管理规范化、制度化、提高工作效率的重要保障。提高科研档案管理意识不仅要提高科研管理部门领导者对科研档案管理的意识,科研档案管理的工作人员也要树立管理意识,重视档案资料的归档与保存。这就要求科研管理部门加大科研档案管理的宣传力度,向科研人员灌输科研档案的归档理念,让科研人员明确科研档案管理的重要价值、具体要求、相关手续。更重要的是科研工作人员也要树立档案归档意识,在每一步科研工作完成后要及时主动地向科研管理部门提供有价值的档案资料。只有上下一心才能建立完整、有价值的科研档案。

3.2 完善科研档案管理制度,健全科研档案

目前,一些高校的科研档案还以纸质复印件存档居多,而且存在不完整的现象。因此,要对科研档案的移交、管理、利用等相关工作程序、责任、内容等作出明确的相关规定,健全科研档案管理制度。为将科研档案收集完整,应做到“四同步”,即下达科研任务与提出科研文件材料的归档同步,检查计划进度与检查科研文件材料形成同步;验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案同步;上报登记和评审奖励科研成果与检查科研档案归档情况同步[5]。并且在“四同步”过程中要有相应的规范进行约束,鼓励教师主动向科研管理部门移交档案。在管理过程中,科研档案管理工作人员要严格按照管理规章制度进行科研档案管理。

3.3 提高科研档案管理的技术水平

《高等学校档案工作规范》明确规定:“科研档案必须实行集中统一管理,确保完整、准确、系统和安全,便于开发和利用。”这就要求科研档案管理人员掌握现代科技设备的操作能力,掌握利用互联网和多媒体技术管理档案,加强计算机、信息、网络等知识和技术的应用。为最大限度地记录科研信息,应该使用完善的检索工具。比如,设立著录卡片、全引目录、案卷目录等。同时,还要建立电子档案,使档案管理工作数字化、网络化,更便于科研档案的管理与利用。可以将科研档案管理与科研管理系统相结合,将科研档案作为科研系统的子系统,使科研档案管理更加系统方便。

3.4 加强科研档案管理人员的职业道德培养

科研档案管理人员既是管理人员,又是服务人员。加强科研档案管理的意义主要在于为科学研究者的科研工作提供信息服务、提供参考和借鉴。这要求科研档案管理人员树立服务意识、具有奉献精神;面对枯燥的科研档案管理工作、面对教师的各种需要能够任劳任怨、热情服务;对于科研档案的收集能够锲而不舍,跟踪收集;同时,科研档案管理人员还要树立知识产权意识,保护教师的知识产权。

3.5 设立基层科研档案管理人员

目前,由于科研管理部门科研管理工作任务较重,科研管理人员对科研档案实行跟踪收集较为困难。因此,有必要在高校的二级分院设立基层科研档案的管理人员职务,可以由分院负责科研管理的科研秘书负责科研档案管理工作。在科研档案管理方面,基础科研档案管理人员的主要任务是监督科研工作者科研工作的进展情况,在科研工作进展的不同时期提醒和督促科研工作者向科研管理部门上交科研档案,帮助科研管理部门收集、建立完整科研档案,统一上交科研管理部门。

[1]李新荣.高等院校科研管理研究[M].北京:中国经济出版社,2008:242,244,246.

[2]赵洪芳,张建国.高校科研档案管理存在的问题与对策[J].河北广播电视大学学报,2008(1):90.

[3]何雪梅.高校科研档案的管理和作用[J].四川职业技术学院学报,2007(11):25.