试论高校档案的网络化管理

周 伟尹沂萍

(1.荆州职业技术学院招生就业办公室,湖北荆州434000;2.荆州职业技术学院继续教育学院,湖北荆州434000)

试论高校档案的网络化管理

周 伟1尹沂萍2

(1.荆州职业技术学院招生就业办公室,湖北荆州434000;2.荆州职业技术学院继续教育学院,湖北荆州434000)

随着高校教学、科研水平的发展,其对档案服务的要求也越来越高。依托高校校园网优势,加强高校档案管理网络化建设要从完善硬件设施、档案数字化建设及档案信息资源网安全运行等方面入手。

档案管理;档案管理网络化;档案信息化

一、高校档案网络化管理的目的

(一)档案资源开发和利用的需要

当前,大量应归档的文件材料正从纸质载体形式逐渐演变为适宜计算机处理或管理的图像、图形、摄像、声音等以数字载体形式存储的电子文件,因此,档案内容信息只有通过网络等技术才能最大限度地发挥作用。凭借计算机网络化管理,在提高系统查全率、查准率基础上,提高档案信息的处理、查询、传递速度,缩短利用者查阅档案的时间,档案部门将从保管档案史料的基地,转变为名符其实的高校教学、科学研究及各项工作利用档案史实的中心。同时,档案管理人员应致力于发掘数字化的档案信息,对原始的档案信息进行深加工,这种对档案信息的二次、三次开发,能有效提高档案服务质量,真正适应高校档案现代化建设发展的需要。

(二)加强电子文件管理的需要

目前,计算机已经融入高校日常工作当中,绝大多数的办公文件以电子文件形式存在,但是档案馆归档时,却只有纸质文件归档。当然,电子档案也是当前档案管理中的难点,档案管理部门不能将传统纸质档案管理的理论、方法、技术、标准生搬硬套强加于电子档案管理。这就要求我们在档案管理中,要根据电子文件的自身特点,积极创造出一套适合电子档案管理的理论和方法,实现档案网络化管理能加强电子文件收集的准确性和时效性。

(三)高校档案数字化建设的需要

传统的档案管理方式存在着信息流通不畅、纸张堆叠、查询烦琐、文件归档工作量大等突出问题,形成了档案信息处理的广度和深度与学校教育管理决策的需求差距较大的现象,其信息处理的时间性、灵活性和准确性无法满足具体工作的需要,信息共享程度低,已经不能适应学校发展的要求,因此,档案部门对利用率高的档案信息实行数字化处理同样势在必行。同时,档案部门还可以利用网络,在局域网上公布非保密信息,如规章制度、科技成果等,有效增加档案资源的利用率,达到主动服务的目的。

二、档案管理工作与校园网的结合

档案管理工作涉及高等学校每一个单位、机关或部门,涉及范围广。高校档案管理又分为党政、教学、科研、基建、仪器设备、产品生产、出版物、外事、会计、声像十大类别,每一大类又分很多小的部分,涉及类别多。承载档案的载体又有很多种,如纸张、光盘、影音、照片、实物等,保存种类丰富。随着高校办学规模的不断扩大,档案管理的工作量大规模膨胀,上述档案管理的特征和趋势,决定了档案管理工作是系统性、全局性的工作,档案管理工作亟待以更新的方式与方法来开展。由于校园网络本身具有覆盖范围广,绝大多数电脑支持多媒体技术,通过打印机、扫描仪、数码相机等设备可以存储或制作如光盘、影音、照片等形成多种存储方式;通过开发数据库程序可以使档案管理工作更加规范和科学,同时降低工作强度。档案管理工作与校园网络本身的结合,将会使档案管理工作的开展日新月异。

目前,绝大多数学校对于校园网络本身和综合档案管理局域网的建设投入是基础性的,要分阶段、分层次逐步完成。在此前提下,制约档案管理进一步发展的主要瓶颈是档案管理网络系统的开发和现有档案管理人员的技术培训工作。对于软件开发工作,特别是通过网络对综合档案管理数据库进行操作,一些开发软件已经可以实现,如ORACL E数据库。从原理来看,物理上存放于网络的多个ORA2 CLE数据库,逻辑上可以看成一个单个的大数据库。用户可以通过网络对异地数据库中的数据同时进行存取,而服务器之间的协同处理对于工作站用户及应用程序而言是完全透明的。开发人员无需关心网络的连接细节、无需关心数据在网络接点中的具体分布情况、也无需关心服务器之间的协调工作过程。使用过程中,由网络相连的两个ORACLE数据库之间通过数据库链接(DB2LIN KS)建立访问机制。相当于一方与另一方的某用户远程登录所做的操作。但ORACL E采用的一些高级管理方法,如同义词(SYNONME)等使我们觉察不到这个过程,似乎远端的数据就在本地,从而可以实现通过网络对档案进行管理。Delphi也可以实现以上功能。这些软件的出现,为综合档案网络化管理系统的开发提供了开发软件平台。

三、从实际出发抓好高校档案管理网络化工作

(一)要大力完善硬件设施

随着高校办学条件不断改善,档案库的环境相应地得到改善,但是档案数量的持续增加也要求学校做到“与时俱进”。譬如,针对实际需要对现有场馆进行维护、更新、扩建,根据学校办学规模的大小和历年来形成案卷数量的多寡来选取适合的库容空间,库房要留有充分的余地以备未来若干年形成档案的存放。与此同时,还应该使用去湿机、除尘器、自动报警器、静电复印机等设备来为档案管理工作提供方便。除了场馆改善和建设之外,先进设备的配备也是至关重要的。现在高校档案管理工作计算机化已经相当普遍,但是要向网络化趋势发展,在电脑配置等方面还需相应做出改进。这些工作必须在各部门之间的配合下完成,光靠档案管理部门自身是无法完成的。

(二)要对网络在高校档案管理工作中的作用有恰当的定位

把网络仅仅当作现代化管理手段的一种形式,容易给实际工作带来偏差。网络从为人们所知到风靡世界,再到成为人们工作和生活中的重要工具,也是人们对网络的一个认识不断拓宽和深化的过程。这就造成了一种盲目的从众心理,认为不管什么东西,只要加上网络就是先进的。这种心理是不尊重客观事实,不从实际出发的表现。造成的后果是,有的学校在发展网络过程中抱着“人有我也有”的心态,建立起初步的网络设施后没有充分应用起来,档案管理工作还是用传统的方式进行,计算机主要用于应付日常打印文件、卡片、案卷目录、卷内目录,“共享”意识没有培养出来。这种情形下网络建设不能给实际工作带来足够的正面作用。还有一种思想认识也是有缺陷的,那就是一味强调网络化。档案的管理有很强的应用性,也就是说要根据不同类别档案的属性、使用频率等来设计不同的管理手段。对于原件的保管,传统存储介质的重要性仍然不容忽视,仍应是高校档案管理工作中的重要内容。网络会给管理方式带来一定变化,但是说到底它仍然是一种管理工具。工具的应用一定要从实际情况出发,坚持“与实际需要保持一致”的立场,是加快高校档案管理工作计算机网络化进程的一个前提。

(三)档案信息资源网运行的安全问题

网络的便捷与潜在的威胁是同时存在的,因此严格控制使用者的权利势在必行,这也是档案信息入网的一个先决条件。档案信息与图书馆信息不同,许多档案都具有非公开性,如此一来对各级部门查阅档案权限应作充分的控制。校内、校外各部门的查询权限应该是不同的。不管查询者是谁,都只能查到自己权限范围内的档案信息。要做到这点,相应的技术服务就必须跟上。首先在网络的设计应用上就要充分考虑这个问题,在查询系统的权限设置上尽可能做到完备。与此同时,高校也需要有一支比较优秀的技术队伍来维护日常工作中的网络安全。只要有关部门对这个问题有足够的重视,依托高校自身的技术资源来建立这样一支技术队伍是可以办到的。

[1]昌韬.试论网络在高校档案管理中的应用[J].桂林师范高等专科学校学报,2004(2).

责任编辑 袁丽华 E2mail:yuanlh@yangtzeu.edu.cn

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G275.3

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1673-1395(2010)03-0393-02

20100310

周伟(1976—),男,湖北荆州人,主要从事档案管理研究。