玉林市卫生学校电子档案管理的现状与分析

吕晨燕，冯建军

（玉林市卫生学校，广西玉林 537000）

玉林市卫生学校电子档案管理的现状与分析

吕晨燕，冯建军

（玉林市卫生学校，广西玉林 537000）

分析了玉林市卫生学校电子档案管理的现状，查找电子档案管理中存在的问题，提出如何提高电子档案管理的对策。

电子档案；管理现状；对策

近十年来，随着电子信息技术的飞速发展，我校的办公自动化、网络化也日趋完善，许多日常的办公和教学管理工作可以直接在计算机和校园网络上完成，办公和教学管理文件从起草到完成几乎可以不使用纸和笔了，因此就产生了大量的电子文件。我校的电子文件档案随着电子信息技术的发展也经历了一个从无到有的过程，所以对电子文件进行规范化的管理就成了我校档案管理工作中的一项重要工作。

1 我校电子档案管理的基本情况

2001年12月，我校与玉林广电网络信息有限公司共同建成了玉林市卫生学校校园局域网络，整个网络与学校的全部科室和职工住宅区相连。其中，行政办公和教学管理网络终端有89个，涵盖了学校内部行政办公、教学管理、后勤管理和图书管理等所有的部门和科室。

2004年8月，通过我校电教中心工作人员的共同努力，在校园网络上建成了文件传输协议——FTP。我校校园网FTP的主要功能和作用就是使全校所有行政办公和教学管理用户都能连接到计算机房的服务器主机上，校园网用户可以查看到服务器主机上的文件，然后把文件从远程计算机拷到本地计算机上，或把本地计算机中的文件上传到服务器主机上。我校校园网FTP现在的主要电子文件包括：行政办公信息、新生入学信息、学生成绩和多媒体教学文档等。我校的校园网FTP按学校行政管理属性划分，全校所有的部门、科室和个人按不同层次和等级分别建立相应的专门文件夹。通过校园网FTP，我校所有的电子文件得以广泛应用，达到了资源共享的目标，从而大大提高了我校的办公和教学管理工作效率，为逐步减少纸质文件和进一步加强电子文件的归档打下了一个坚实的基础。

2005年6月，我校注册了学校的网络域名“WWW.YLSWX. CN”，在这个外部网络上，我校一共开辟了“校园资讯、党建工作、学校概况、专业设置、教学工作、教学科研、学生管理、招生、就业与创业、校园文化、学生园地、后勤保障、附属医院”等13个栏目。外部网络在广泛宣传学校的基础上，也为充分发挥电子文件的上传、下载、查询和使用提供了一个非常好的平台。

总的来说，通过校园网的内网、外网两个平台，我校电子档案管理工作的规范化已经迈出了坚实的一步。

2 我校在电子档案管理方面存在的问题

2.1 归档程序不明确，存储载体不安全

电子文件的归档就是依据归档的范围，通过计算机对处理完毕的有价值的文件进行收集、筛选、分类并使之转化成为电子形态的数字化档案的一项工作。但是，目前我校有少部分部门和科室对电子文件的归档程序不明确，存储载体也存在安全问题。如许多教师都是把应归档文件（如学生成绩、考试试卷和备课教案等）简单地保存在计算机硬盘存储器上，这样一旦信息系统出现问题，电子文件就会遭到破坏，甚至丢失。

2.2 专业人才缺乏

电子文件的归档工作，不但要求工作人员必须具备档案的专业知识，而且要有较好的计算机操作技能。从目前情况看，我校从事档案工作的专业人员相对偏少，许多部门和科室还缺乏专业的技术人员（基本上是兼职人员）。我校有些部门和科室虽然引进了现代先进的计算机设备，但因缺乏专业人员而未能让其充分发挥作用。

2.3 影响电子档案管理工作开展的人为因素

传统的档案工作是以纸质文件材料为主要工作对象，自从计算机应用于档案管理后，电子文件以其自身独特的优势正在逐步取代以往的纸质文件。电子文件是一种新生事物，档案工作人员理应去认识它、接受它。然而，我校一些部门和科室的行政人员和教师对档案信息化建设的意义认识不足，不接受新生事物，总是按老一套方法来对待工作，这就给电子档案的管理工作带来了一定影响。

3 提高我校电子档案管理水平的对策

把电子文件及其归档后形成的电子档案管理好、开发好和利用好，并使其得到长期保存，使人类活动的真实历史记录在电子时代得以继续，这是所有档案工作者应尽的职责。

3.1 加强电子文件的收集、积累工作

对于电子档案来说，电子文件的收集也是诸环节中的第一个环节，是做好电子档案管理工作的基础。电子文件的特性决定了对电子文件的收集不同于纸质文件，其收集、积累的范围、方法和要求也不同于纸质文件，因此应加强电子文件的收集、积累工作。

3.2 严格电子文件的归档管理

电子文件的归档应符合下列要求：首先，从归档时间上看，学校的电子档案一般应以一个学期为限，将电子文件的最终版本刻录到光盘等存储载体上，以利于今后的反复查阅和利用。其次，从归档电子文件的数量看，为确保电子文件的真实性，便于保管和利用，一般以保存两套同版本的电子文件为宜，一套由档案管理部门统一保管，另一套由相关业务部门异地保管。第三，归档电子文件的格式应为通用标准，如教师上传个人信息和论文等文档文件宜采用TXT格式或DOC格式，上传学生成绩宜采用电子表格文件类型，上传图像文件宜采用JPG格式等。

3.3 加强电子文件软、硬件设施管理

在软件管理上，要积极开辟电子档案存储的新途径，为档案管理部门配备必要的计算机刻录设备，对应归档的电子文件、数据资料用通用格式的光盘存储。电教部门要及时对服务器修补安全漏洞，切实做好校园网FTP的维护工作，保证通过校园网FTP电子档案上传、下载的安全。

在硬件管理上，要进一步完善电子文件和计算机设备的保管设施和环境，同时强化防磁设施的完善和维护，有条件的应及时采购专用的服务器主机，并把专用服务器主机放置在档案室保存和保管，从而确保电子档案信息数据在保存和传输过程中安全、稳定。

3.4 重视和加快电子档案管理人员的培养

电子档案管理是一个新生事物，从事电子档案管理的人员必须具备档案管理方面的基础知识和计算机信息技术等多方面的技术技能。就目前我校的实际情况来说，一是要重视吸纳电教中心专业型的人员到电子档案管理队伍中来，对他们进行短期专业培训后，他们就基本能够达到电子档案管理工作的要求。二是加大教育投入，抽调一批热爱档案管理工作的人员，特别是校办室、党办室、教务科、学生科、图书馆等部门的专职工作人员，对他们系统地进行档案管理基础知识、电子计算机知识、数字通信技术强化等方面培训，使他们迅速掌握电子档案管理的基本知识技能，以解决电子档案管理人才缺乏的现状。三是要求所有的行政管理和教学人员都要掌握通过校园网上传和下载电子文件的技能，并在此基础上逐步要求减少纸质文件的使用。

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