“飞信﹢QQ”办公模式在教学管理中的应用

孟 婷 左伟勇 魏 宁 李巨银 高月秀

“飞信﹢QQ”办公模式在教学管理中的应用

孟 婷 左伟勇 魏 宁 李巨银 高月秀

（江苏畜牧兽医职业技术学院 江苏 泰州 225300）

高职院校无纸化办公可以网络为依托，在内部进行畅通的信息交流。在这种模式下，学校成为一个大办公室，党务、行政等部门成为学校信息交流中的一个环节。依靠这种模式，学校组织结构得以简化，在信息共享的基础上，各个部门可以分工协作，迅速明确每个部门甚至每个员工的责任。这种简便的无纸化办公模式即“飞信+QQ”办公模式，可以提高服务质量和办公效率，加大教学管理的透明度，更加有效地对教育教学进行宏观调控。

高职；飞信；QQ；教学管理；无纸化办公

相对于其他单位而言，高职院校只有管理人员是坐班制，占教职员工人数大半的教师实行非坐班制管理。教师有课则来、无课则去，每星期集中一两个小时学习一次，无法及时了解学校的最新动态，教师之间也缺乏必要的交流，难以促进科研水平和教学水平的提高，也难以积极参与学校的改革和发展。笔者在此介绍一种“飞信﹢QQ”的办公模式，并对其在教学管理中的应用进行初步探讨，旨在对高校院校逐步推行全面无纸化办公探索可行的基础途径。

建立“飞信﹢QQ”办公模式的必要性与方法

无纸化办公可以充分利用网络的便捷，减轻教师的工作量，将他们从繁琐的事务性工作中解放出来，增强部门综合竞争能力，实现办公效能、效率、效果的提高。从某种意义上讲，效率就是生命，无纸化办公已经不再是一种手段、一种工具，而成为决定学校生存与发展的关键环节。然而，由于真正意义上的无纸化办公需要一套操作系统，需有一批专门人员负责管理、使用，甚至需要全体教师参与具体操作，执行起来比较困难，以致真正将其应用到教学管理中的学校较少。因此，建立一种简便的无纸化办公模式非常必要。具体操作过程如下。

动员大会 召开系部全体教师大会，讲解建立“飞信﹢QQ”办公模式的目的和意义以及具体操作过程。

准备阶段 收集每位教师的手机或小灵通号码、E-mail地址、QQ号码等，建立全体教师通讯录，并将通讯录发到每位教师信箱；指定1～2名管理人员下载飞信软件，并申请添加全体教师为移动飞信好友（没有移动手机号的教师可以用家人的移动手机号，以保证每位教师都能及时收到有关通知、信息），如果教师手机号码等信息有变动，则应及时通知管理人员。

启用 （1）每周五将下周工作计划发至教师邮箱，使教师及时了解教学管理情况。（2）将与教师有关的通知、文件及时发至每位教师的QQ或E-mail信箱，并通过飞信群发的形式告知每位教师，使每位教师都能及时了解学校、系部最新动态，按时做好自己的本职工作。（3）教师需要调用学校、系部有关文件或通知时，也可通过QQ、E-mail等形式进行传递。（4）做好各种QQ档案的整理、归档，便于教师在需要时随时查询、使用。

“飞信﹢QQ”办公模式的实施效果

可提高文件、通知的流转速度 自从2008年我院的“飞信﹢QQ”办公模式实施以来，我院的管理信息基本上通过网络传送，不同校区、不同办公室人员和教师之间可以根据具体事务的需要随时通过QQ或飞信进行数据表格、扫描文件、办理意见等各种信息的交流。通过网络，文件、通知流转变得快捷有效，办公效率发生了质的飞跃。

可为教师提供交流平台 大部分教师实行非坐班制管理，普通教师以前要想及时了解学校最新动态较为困难，也难以积极参与学校的改革和发展。建立“飞信﹢QQ”办公模式后，教师和管理人员之间可以通过QQ、飞信、E-mail或MSN等，坐在家中、宾馆、办公室内进行交流。

可增强教师对管理人员的满意程度

以前学校、系部的有关通知和文件多数是通过网上公布 （部分教师没有每天上网的习惯）、开会（部分教师因事不能参加会议）或打电话（有时电话关机）告知个人，这些方式都不能确实保证通知到每一位教师，因此，经常会听到部分教师抱怨未能及时接到通知，给管理人员带来一定的心理压力。通过“飞信﹢QQ”的办公模式，几乎所有的通知都能及时“送”到每位教师手上，大大提高了教师对管理工作的满意程度。

可大大减少管理人员的工作量 由于近年来高职院校不断扩招，师生比逐年下降，教师教学任务较重。因此，大部分教学管理人员均属双肩挑人员，除了完成教学管理任务外，还要承担一定的教学任务，有的还要担任班主任工作，而且部分系部过于庞大，分布于不同的校区，每次通知或文件下达到系部，再通过逐一打电话告知每一位教师，有时还要开会讨论，要有一个过程，再组织实施往往需要1周甚至更长的时间，很有可能导致事务延误。建立“飞信﹢QQ”办公模式后，管理人员只要将通知或文件发到每位教师信箱中，再以飞信群发的形式通知教师本人处理即可，处于手机关机状态的教师只要一开机就能收到信息，无须担心通知不到本人。除此之外，还可以设置飞信回执，对没有收到飞信又很急的事务还可以采取其他方法加以解决。

可建立随时更新的 “教师手册”或“管理制度汇编” 目前，高职院校教师手册和管理制度汇编，是收集有关文件汇总、装订成册后发到每位教师手中。然而，由于学校在不断发展，教师手册和管理制度不可避免地需要随时更新，导致每过一段时间就得重新汇总、装订、分发，造成很大的资源浪费。建立“飞信﹢QQ”办公模式后，管理人员只需将更新、增加的文件发到每位教师信箱即可，教师接收保存后，可根据自己的需要随时调出使用。

可为教研活动开辟广阔的空间 由于许多高职院校刚刚升格不久，又处于快速发展期，需要改革的地方较多，目前各系部教研活动大多被文件、通知所占据，多数教研活动变成了开会的别称。建立“飞信﹢QQ”办公模式后，不再需要通过会议传达文件、发放通知、布置相关事务，教研室将有更多的时间进行真正意义上的教研活动，比如集体备课、课题研讨、经验交流、技能培训、开设公开课、专题报告等，有利于进一步提高教师的业务水平和专业素质。

[1]王娟.办公自动化在校园办公室工作中的作用[J].济南教育学校学报，2002，（6）：64-65.

[2]雷伟中.论强化高校校园QQ公务的意义[J].经济与社会发展，2004，2（2）：157-159.

[3]田园.推广QQ政务要走出两大认识误区[J].中共郑州市委党校学报，2006，（1）：53-54.

[4]邓屏.用无纸化办公促高校办公室建设[J].赣南师范学校学报，2001，（1）：24-26.

（本文责任编辑：王恒）

*本文系中国教育学会“十一五”科研规划课题《政府、学校和企业对职业院校发展的责任制度研究》（课题编号：教机职字【2009】232号）；浙江建设学院基金资助项目《高职“土建类”教育质量管理体系研究》（项目编号：JYG200710）的阶段性成果

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1672-5727（2010）08-0142-02

孟婷（1975—），女，贵州毕节人，硕士，江苏畜牧兽医职业技术学院讲师，兽医师，基础兽医教研室主任，主要从事动物解剖生理教学和生物活性物质的研究。