网络教育学生学籍信息规范管理探究

◆魏雪莲 杜晓斌

(西南科技大学网络教育学院)

网络教育学生学籍信息规范管理探究

◆魏雪莲 杜晓斌

(西南科技大学网络教育学院)

网络教育学籍管理是一项政策性强、规范程度高的工作。这方面的工作不严谨,不规范,直接影响学校办学声誉,也影响学习中心的声誉,更加影响到学生的合法权益。从新生报名录取、学籍注册、在校生学年注册管理、毕业生学历注册等方面着手,探究怎样保证学生信息准确、完整、处理及时,从而规范管理。

网络教育 学籍 学籍信息 规范管理

学籍是学生在校学习资格的认可,取得学生身份和获得学习资格首先要取得学籍。教育部第 21号部长令发布的《普通高等学校学生管理规定》中规定,按国家招生规定录取的新生,持录取通知书按学校有关要求和规定的期限到校办理入学手续,学校在 3个月内按照国家招生规定对其进行复查。复查合格者,予以注册,取得学籍。学籍信息包含从学生按规定入学注册、取得学籍到在校学习期间的成绩、表现 (奖励、处分)、异动 (休学、复学、转学、转专业、退学、升级、降级等),再到最后获得毕业 (结业)资格,取得相关凭证的全过程的信息内容。而学籍管理就是对这一过程中有关信息的采集、补充、更新、归档保存及其依法使用等的管理。

随着我国教育事业的迅猛发展,高等教育的推广普及,网络教育办学规模不断扩大,而学籍管理手段还相对滞后,很难适应新形势下的需要。其主要表现在:(1)相关管理制度不健全;(2)部分原始档案材料收集不及时、不完整,管理不规范;(3)数据检索不方便,不能多处共享数据。为了更好地做好学籍管理工作,提高学籍管理规范化水平,笔者以所在网络学院为例,从新生报名、录取、新生学籍注册、在校生学年注册管理、毕业生学历注册等方面着手,旨在探究如何使学生信息准确、完整、处理及时、管理规范,从而保证学生的合格权益不受影响,保障学校办学声誉。

一、新生报名数据采集模式

目前,我校的新生报名模式是:学生到学习中心登记后,由学习中心将学生信息录入电子表格后,批量上传至网络学院管理平台,从而形成新生报名库。由于学习中心需要录入所有学生数据,难以保证信息的准确、完整,并且从数据导入管理平台到学校录取的时间较紧,即使发现数据不规范也很难在短时间内通知学生进行勘误。

基于这种情况,我们可以参考研究生报名方式:学生报名时由其本人直接录入个人信息到管理平台;管理平台在接收单个学生录入资料时,就审核各项字段是否填写规范、准确 (如身份证号与性别、出生日期是否匹配,身份证号编码是否规范,民族、政治面貌选择是否标准等);学生信息录入管理平台后,学生需要到报名学习中心进行现场确认、采集电子照片等;然后,由学习中心在管理平台中打印《新生报名登记表》,由学生本人核对并签字确认,从而形成新生报名的第一手资料。如果条件允许,还可以将学生签字核对的《新生报名登记表》扫描存入管理平台,方便后期检索。

这样,网络学院既可以实时掌握报名人数,也能保证学生信息的准确性、完整性。新生入学的第一手资料也能及时传到网络学院。

二、新生录取、入学注册时的数据管理方法

新生在通过高校自主招生考试后录取时,直接从管理平台获取学生基本信息,制作《录取通知书》、《自主招生录取名册》等材料。在《录取通知书》等材料上打印出学生的关键信息字段,并在相应的入学材料中提醒学生再次核对个人信息是否准确,并持《录取通知书》和相关证件、材料在规定时间报到入学。

新生在入学后,网络学院根据录取名册、学生报到情况、入学资格复查情况、学生个人信息修改材料等资料,进行新生学籍电子注册,并报上级主管部门审核、备案。

三、在校生信息维护

随着网络教育学生规模的不断扩大,学生分布在全国各地,网络教育更应利用现代化信息技术手段实现日常学籍管理功能,从而保证学籍异动、信息变更等处理的及时、规范。

1.在学籍管理平台中引入办公自动化 (OA)系统中的“工作流程”,实现从学生提出申请进行学籍异动、信息变更等操作,到学习中心审核、网络学院审批存档以及报上级主管部门备案等全自动化、无纸化操作。如学生信息需要变更,在学籍管理平台中填写《在校生信息变更申请表》,同时上传相关证明材料后,学习中心在学籍管理平台中确认,再由网络学院直接审批,审批后学生、学习中心均能查看到相应结果,同时需要变更的学籍信息也自动进行了变更。这样做的好处是公文流转速度非常快,所有数据来源于第一手资料,中途不再经过管理员录入避免了再次发生错误,采用电子签名的方式也不再需要邮寄纸质材料,节约了办公经费,同时也方便了后期检索。

2.学校可利用多种手段为学生提供学籍信息查询方法,方便学生个人或单位核查学生学籍状况。例如:

(1)开发单独的计算机学籍查询系统,实现学生个人或单位根据指定的条件查询自身或本单位员工的学籍信息,让其及时了解到目前的学籍状态;

(2)开通学生短信平台查询学籍信息功能;

(3)公布学校学籍管理专用咨询电话查询学籍信息功能;

(4)学校开通即时通讯工具查询学籍信息功能(企业 QQ等)。

3.学生学籍信息的变更、学籍异动处理结果以及其他日常学籍管理工作,也应通过多种途径传达到学生,如不仅要在网站上发布消息,同时要通过邮件、短信、视频会议等方式传达到学习中心和学生。

四、毕业生信息管理方法

根据目前相关政策,学生毕业后不再受理学生基本信息的变更,网络学院在生成正式毕业名单前,还应再让学生本人进行一次基本信息的确认,从而保证将来学历证书上信息的绝对准确性。可以开发出《预计毕业生信息核对系统》通过多种途径通知到学生本人进行信息核对,学校实时监控核对进度,并督促学生完成最后的核对工作,最终保护学生的合格权益。

五、扩展学籍管理平台功能,实现和其他应用系统的数据共享

目前,学籍学历数据需要与“网络教育质量监管系统”、“全国网络教育统考系统”、“学籍学历管理平台”等上级主管部门实现数据传送,同时也需要给校内其他系统提供基础数据支持等。由于各个系统要求的格式、数据内容不一样,建议开发出根据不同的业务规则统一的数据导出接口,每一种导出格式生成一个业务规则文件,当上级要求的字段、格式发生变化时,直接调整业务规则文件即可,不必再重新修改程序,也避免了数据需要经过再次处理达到目标要求,从而减少数据出错的可能性。

总之,学籍管理是一项政策性强、规范程度高的工作。这方面的工作不严谨、不规范,直接影响学校办学声誉,也影响学习中心的声誉,更加影响到学生的合法权益。我们必须更加深刻地认识到规范学籍管理的重要性,做好学籍管理工作。

[1]王玉娟.浅析现代远程教育学籍管理 [J].北京教育 (高教版),2005,(11).

[2]王亦旻,焦志勇.提高学籍管理与服务质量创建和谐育人环境.中国轻工教育,2010,(2).