新时期科技档案管理存在的问题及对策

杨宝瑞

(郑州科学技术馆,河南郑州 450007)

新时期科技档案管理存在的问题及对策

杨宝瑞

(郑州科学技术馆,河南郑州 450007)

科技档案工作是一项专业性、技术性很强的管理工作,深刻把握科技档案的特性,是提高科技档案管理质量的基础。因此,我们有必要从科技档案的经济效益分析入手,揭示科技档案管理工作的存在问题,探寻提高科技档案管理质量的对策。

科技档案管理;问题;对策

科技档案作为档案的一大门类,是社会组织在自然科学研究、生产技术、基本建设等活动中形成的应当归档的图纸、文字材料、录音、录像、磁盘、光盘等,是有保存价值的科技文件,对指导科技生产建设起着非常重要的作用。科技档案工作是一项专业性、技术性很强的管理工作,深刻把握科技档案的特性,是提高科技档案管理质量的基础。因此,我们有必要对其进行研究和分析,不断加深对科技档案运行规律的认识,实现对科技档案的科学管理和开发利用,为经济社会又好又快发展地提供服务。

一、科技档案的经济效益

科技档案的经济效益,是指通过利用科技档案使科技档案信息在以尽量少的价值投入创造出更多的物质财富的科技生产活动中起到的作用。科技档案的经济效益很难以货币的形式表现,其效益的大小往往取决于科技档案所记载和反映的科技水平的状况。科技档案的经济效益必须满足三个基本要求:一是利用科技档案信息取得诸如提高生产率或产品的质量所带来的经济效益;二是利用科技档案信息创造更先进的科技成果;三是利用科技档案信息降低科研和生产的物质消耗。有效利用科技档案的各种信息,可以启发思路,开阔眼界,少走弯路,减少不必要的重复劳动、节约人财物,收到事半功倍的效果。例如,建设一个项目,从调研、设计、建设到验收使用的各个环节内容不同,但每个环节对科技档案信息的利用意义是相同的,所取得的效益是互为关联、密不可分的。因此,科技档案与经济效益息息相关,没有对科技档案的利用,就没有科学技术和生产活动的延深扩展,科技档案的经济效益实质就是利用科技档案发挥出的经济效用。

二、科技档案管理存在的问题

改革开放以来,传统的科技档案管理模式受到了冲击。一些单位多年形成和积累的大量的科技文件,包括设计文件、科研文件和工艺文件等仍处于分散管理状态。特别是一些民营企业由于创业初期工作较忙乱,或因保密、或因对档案工作规律认识不够,普遍存在着建档工作滞后、管理不规范的问题,甚至认为科技档案是自己企业的事,如何管理也是自己的事,致使企业科技档案管理工作头绪紊乱或无人管理。另外,由于长时间对科技档案工作的认识不足,总感到科技档案归档繁琐复杂,以致单位形成的科技文件大多分散在各部门或工作人员个人手里。有的单位领导还认为由个人分管或者各个科室分管用起来更为方便、自由,那种正规的繁琐复杂的归档、借阅手续会占用科研人员大量的时间和精力,影响科技项目的总体进度。这种观点是错误的。因为只有建立专门的档案集中保管部门,才能查阅方便,从而提升档案信息自由、快捷的利用水平,促进生产效益和社会效益的不断提高。

此外,不少科研人员总想把科研成果据为己有,作为自己的私有财产,这实际上也反映了一些单位的档案法制观念薄弱,工作责任心差等因素。表面上看,许多科技成果的文字资料、图纸资料、声像资料以及各种检测、验收报告都一应俱全,很难找出什么不妥,但实际上这些科研项目的关键环节的尺寸、工艺、配方、数据等已被“隐形化”或偷梁换柱,真正有价值的东西散落在科研人员手中。这样形成的档案缺乏真实性和准确性,自然也就失去了档案的利用价值。因此,科技档案的归档工作仍然是一个需要认真对待的重要问题。

三、提高科技档案管理质量的思路

1.要坚持以《档案法》为依据,建立健全科技档案的规章制度,实行规范化管理。《档案法》是开展档案工作的法律依据,档案管理部门必须坚持以《档案法》为核心,包括以《科学技术档案工作条例》、《科学技术研究档案管理暂行规定》、《开发利用科学技术档案信息资源暂行办法》等一系列科技档案工作法规为依据,结合本部门科技生产的实际情况,制定更为具体的、具有可操作性的规章制度。从科技档案的形成、积累、归档到整理、鉴定、保管、利用等每一个环节,都应有具体而明确的规定。对严格遵守规章制度,科技档案工作成效显著者,要给予表彰奖励;对不按规章制度办事,科技档案收集不齐全,归档不及时,整理不规范,不积极主动提供利用的,要给予批评教育并限时整改。同时,要从强化基础工作入手,建立科技档案的检索体系,编制实用、系统、多功能、多角度的档案检索工具,为全面准确开发利用档案信息创造条件。各单位、部门领导要切实重视科技档案工作,变分散式为集中式管理,变传统式为现代式管理,配备事业心强、责任感强的专业技术人才,对档案管理实现标准化、现代化管理,为利用者提供完善的服务。

2.更新思维和意识,提高科技档案管理水平。社会的进步和形势的发展需要档案部门用科学的思维方式思考问题,用创造性思维、逆向思维等多种思维方式指导科技档案管理工作。要确立机遇意识、发展意识、竞争意识、沟通合作意识、责任意识、时效意识、终身学习意识、人才资源意识等,以适应当今科技生产和网络技术的发展。要利用新的缩微复制技术,提高档案的存储密度,缩小档案的体积,解决空间不足的问题,配备适当的计算机软硬件设备,实现科技文件的信息化处理。文件数据的归档要移交软盘、光盘或硬盘,或建立域网,实现档案数据传递的网络化,从时间、空间上为利用者提供方便。

3.应用现代技术手段,搞好电子科技文件的归档工作。与传统的纸质文件归档相比,电子科技文件的归档难度较大,其主要原因是大多数电子科技文件的形成者或由于传统观念,误认为电子科技文件不是档案而忽视其归档;或怕增加工作量而不愿承担此项工作;或由于电子科技文件对计算机系统的依赖性,使其必须借助计算机编目归档,这对不熟悉计算机操作技术的立卷人来说,不像从事传统纸质文件立卷工作那样驾轻就熟,容易产生畏难情绪。纸质科技文件是采用人眼可识读的记录符号形成的,其载体较为稳定安全;而电子科技文件是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体且依赖计算机系统才能识别和利用,其载体稳定性差、易损坏。因而,归档方式的选择至关重要。实践证明,利用磁盘,脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失,如质量较差的磁盘会影响档案的可读性。为防止数据丢失就需制作多份备份盘存档,这样一来不仅加大了工作量,也增加了存贮磁盘的数量。为此,简便而安全的方式是采用网络移交归档并利用光盘存贮。

4.坚持服务机制创新,主动开发科技档案信息。目前,科技档案服务方式一般都停留在以科技档案阅览服务、外借服务、制发科技档案证明服务、科技档案目录信息服务等为主的被动服务方式上。随着形势的发展,必须在做好原有服务方式的基础上,开辟更多的新方式,如网络服务、电话服务等,为社会基层服务。通过建立爱国主义教育基地、拍摄档案文献专题片等实现文件与科技档案的集中管理。在科技档案中介服务、重大活动专题服务、档案人力资源开发服务等活动中采取各种灵活方式,由被动服务变为主动服务。

[1]石浒泷等.档案管理新论 [M].北京:中国人事出版社,2002.

[2]赵汝周,赵志英.论档案服务创新的主要方式[J].成都行政学院学报,2005.(6).

[责任编辑 陈 静 ]

C931.2

A

1671-6701(2010)05-0056-02

2010-07-28

杨宝瑞 (1972-),女,河南郑州人,本科,郑州科学技术馆助理经济师。