新形势下对高校成人教育档案管理工作改革的思考

马雅静

(遵义医学院成人继续教育学院，贵州遵义563003)

新形势下对高校成人教育档案管理工作改革的思考

马雅静

(遵义医学院成人继续教育学院，贵州遵义563003)

高校成人教育;档案管理工作;改革;思考

二十一世纪是信息化、网络化、数字化的时代，档案工作的重心开始向信息化、现代化转移，在全球建设信息社会的新形势下，高校成人教育档案管理工作有了新的改进和新的内容。高校成人教育的档案管理工作是成人教育工作的一个重要组成部分，随着成人教育不断发展，档案数量日益增多和利用者需求的提高，对档案现代化管理提出了更高的要求。

成人教育有其特殊性，它有着自己的特点，成人教育档案工作的管理者，必须是有心人，常言道，天下无难事，只怕有心人。平时要注意学习和研究成人教育的办学和管理规律，根据新形势下的新要求及时做出改革和调整，使档案内容做到科学、合理、实用、齐全。随着办公自动化的普及，广大档案工作者应积极投身于信息化建设的浪潮中，以科学、创新的态度，主动掌握教学计划、教学大纲、教学重点在新时期的改变，使档案的收集与立卷不偏离目标，跟得上时代的变迁。档案工作者还应及时修订档案收集的目录、方案和内容，按要求认真归纳、整理，保证成人教育档案的时效性，凸现时代特征。

1 改进高校成人教育档案管理工作和服务方式

高校成人教育档案管理工作加强与否不能单纯地从机构的设置、人员的增减、规模的大小来衡量，更要杜绝借助于传统的“机要重地”和机关衙门作风，而对档案信息服务功能和社会大众化认识不够，形成的档案管理服务意识差、档案内容死板僵化的套路作风。高校成人教育档案管理工作改革应抓住关键问题：引入竞争与激励机制，科学设岗，优胜劣汰，坚决克服忙闲不均、要做的工作没人做、能做的工作不好好做等弊端。

现代社会要求高校成人教育档案工作要有主动热情的服务态度，要有完全彻底的服务精神，要提供优质高效的服务品质。要强化服务意识，规范服务行为，提高服务质量，拓展服务功能，要及时、负责地回应广大教职员工的服务要求。必须杜绝以往“坐等上门”、“你用我查”守株待兔式的服务方式，变被动服务为主动服务。在实际工作中实行档案管理工作服务于人的提升：从开门等待服务提升为预约联系服务；从查阅式服务提升为主动咨询服务；从提供纸质档案资料提升为电子载体和网络信息并用服务；从检索工具式服务提升为编研成果式服务。真正体现高校成人教育档案管理工作的主动性、针对性和开放性。

2 实现高校成人档案管理工作现代化

党的十六大报告指出：信息化是我国加快实现工业化和现代化的必然选择。自20世纪90年代以来，以信息技术应用为核心的国家信息化建设，主导着各行各业现代化的趋势，这种趋势也正在深刻影响着档案管理现代化的发展，先进的信息技术手段正逐步取代传统的手工管理方式，渗透到档案管理的各个工作环节，信息化已日趋成为新时期档案管理现代化的核心内容，档案管理现代化已成为新时期档案事业发展的必然趋势。

2.1 改进档案的管理模式档案管理的现代化首先是人的现代化。档案管理理念首先要以人为本，服务于人。管理是手段，利用是目的，服务是宗旨。在科学发展观的指导下，使管理视角从知识管理向信息管理逐渐转变，使档案承载信息由静态向动态转变。档案管理工作要以灵活多样的形式、有针对性的社会各界开展多种形式的服务，不断开拓新的工作思路，提高管理人员的整体素质，适应当前改革开放和新技术革命的潮流。

2.2 实现管理手段现代化管理手段现代化是要在设备、应用软件、管理资源基础上构建档案管理平台，努力实现信息技术与档案信息资源的利用与整合，使档案管理工作从传统单一模式向当代在信息技术支撑下丰富多彩的多媒体、图像、网络等高科技的管理模式转变。使成人教育全体教职工在档案管理层次和质量上都上一个新台阶。成教档案的检索、统计和查阅，要与现代通信技术相结合，实现远距离传递档案信息。运用现代科学管理手段，提高工作效率，做到事半功倍。

2.3 加强档案管理队伍建设信息化时代的到来，促使档案管理水平不断提高，对成人教育档案管理人员在业务知识、科学技术水平、相关前沿学科知识及管理水平和应变能力等诸多方面都提出了更高的要求。档案工作水平的高低，取决于档案工作人员的素质。提高档案人员的素质是搞好档案管理工作的基础。大力加强档案工作人员的教育培训工作，由学历教育向岗位培训转变。采用各种形式有计划有步骤地加强对档案人员的培训。档案人员除了应有必备的专业知识外，还应与时俱进，掌握现代科学技术，提高业务水平，搞好档案管理和各项服务。管理人员的现代化是成人教育档案管理现代化的重要保证。

3 依据社会需要，找到高校成人档案管理工作的立足点与归宿

3.1 坚持成人教育档案管理的原则性和灵活辩证统一档案管理有着很强的原则性，但成人教育的对象具有特殊性，生源混杂，学习动机多元化，学习需求多样化，学习干扰因素较多。管得过死，难以体现在成人教育的特点，管理松懈，又会让不法分子有机可乘。因此，成人教育的档案管理，应根据成人教育的特点，原则是基础，灵活是发展，从规范管理制度入手，灵活制定各项管理制度，使档案管理制度的原则性与灵活性达到辩证统一，将会更有利于档案管理工作的开展。

3.2 坚持成教档案管理工作理顺、精简、高效理顺：就是按照成人教育的管理要求，把社会需要与实践教学的关系理顺，提高管理效能，保证教学质量；精简：就是将职能相近的工作进行合并，尽量减少工作环节；高效：就是提倡一人多岗，一专多能，进一步提高工作效率。相应地对高校的成人教育档案管理工作的要求亦是如此。

3.3 坚持成教档案管理协作性共同发展在信息社会环境下，要充分满足社会各方面利用信息的基本要求，单独依靠某一学校档案部门已难以办到，只有同相关部门协作，依据行业建立服务网络，优化档案信息资源配置，完善服务体系，才能真正实现服务社会化。

3.4 坚持成教档案管理市场化原则随着信息服务的社会化，档案信息必定走向市场，将市场经济运行机制和规则完全移植到档案管理中，档案资源完全由市场供求和价格机制配置和调节。通俗地说，档案信息是商品，档案信息的需求和供给通过市场交易实现。从需求方来说，就是谁要获得档案信息服务，谁出钱谁买单。高校成教档案不是公益部门，是学校所属的一个机构，社会不能无偿地占用这种服务，应给予报酬。

4 高校成人教育档案管理工作在改革中的几点思考

在现阶段的高校中，有许多方面的问题阻碍成人教育档案事业发展，既没有现存答案，也没有任何可以借鉴的经验，唯有解放思想，实事求是，更新观念，大胆尝试，克服旧有的思维习惯，才能在探索中前进，在改革中发展。我们就其成人教育档案管理工作的各方面，思索以下几点问题：

4.1 提高档案管理工作者的素质问题档案管理工作队伍整体的业务素质，直接关系着档案管理的质量。档案管理是一项政策性强又比较繁琐的工作，必须由熟悉教学管理、计算机操作和对工作认真负责任的又有一定学历层次的人担任，新形势下的成人教育档案管理，要求管理人员边工作、边学习，及时准确掌握信息材料，脚踏实地地完成档案管理工作，本着档案管理既有沿用继承，亦要有锐意创新，提高档案管理的科学性，尽快实现档案管理现代化。

4.2 加强档案管理培训制度问题离开档案实体，档案工作就成了无源之水和无本之木。因此，我们必须重视档案实体的收集和管理工作，档案的管理不应停留于对这些材料的收集、整理、归档与保存上，还要对这些档案信息进行再生产。必须加强档案工作队伍整体的业务培训，积极支持和鼓励档案管理人员参加培训学习和业务交流。通过定期举办培训班，组织档案人员赴外地参观学习，借鉴先进单位的档案工作经验和做法，提高他们的合作意识和合作能力，群策群力，实现档案管理工作的规范化。

4.3 逐步完善档案利用制度问题一个合理完善的档案管理制度一般有合格的档案管理人员、完善的资料借用和归还手续、完善的标签和索引方法、安全可靠的档案保管设备等。除此之外，还应定期对所有档案进行备份，并保管好这些备份。为防止档案被破坏，在管理中还应制订出一旦档案被破坏的事件发生时的应急措施和恢复手段。档案的价值在于利用，再有价值的档案，如果得不到有效的利用，都会使档案管理者的心血白费。因此，成人教育档案人员应对工作中所产生的相关资料应及时存档，优化成人教育档案管理，强化参与意识，在成人教育工作中体现自身的价值与重要性，积极开发档案在成人教育管理中的作用。根据现在的档案利用制度，随着档案社会化服务具体情况进行修改，从而体现出成人教育档案的经济价值和社会价值。

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G642.47[文献标识码]C[文章编号]1000-2715（2010）03-0309-02

2010-04-10]