高职院校人事档案管理的相关问题探析

王敏芝

广东省阳江职业技术学院，广东广州 516600

1 高职院校人事档案管理现状及存在的问题

1.1 高职院校领导重视不够、档案管理人员的人事档案意识薄弱

多年来，一些高职院校的领导认为学习和科研是高校的主要目标，认为其他都是辅助性的资源可有可无，因而就降低了对人事档案管理的资金和人才，这就使得高职院校的人事档案管理水平低下，资源利用效率令人担忧。而高职院校现有的人事档案管理人员缺乏人事档案管理的专业意识，放松了对人事档案工作的管理，淡化了人事档案工作的地位和作用。片面地认为人事档案只要不丢失，不泄密，便于干部调动或提拔干部的时候查档工作就可以。因此，人事档案管理在一定程度上，缺乏相关领导的支持和重视。同时，也缺少人事档案管理从业人员的认真对待。

1.2 高职院校人事档案管理体制不健全

当前有些高职院校人事档案管理体制还不完善，具体表现在以下几个方面：没有制定相应的人事管理制度，缺乏系统、完整的规则和明文规定；有的虽然制定了规则规章制度，但由于管理不够规范，在实际工作中不能得到严格贯彻落实，给人造成“形同虚设”的局面；更有甚者，一些虚假档案、以权谋私的现象屡屡发生，使得原本就薄弱的人事档案管理制度的严肃性、安全保密性屡受挑战。这严重影响了档案管理工作朝着制度化、规范化方向发展 。

1.3 高职院校人事档案管理人员的整体素质不容乐观

随着部分高职院校合并，师资队伍也越来越大，教职工人员的人事档案也相应增加，但目前一些高职院校的人事档案室专职的档案管理人员很少，并且缺乏必要的档案理论知识来指导他们的档案工作实践，人事档案工作水平不高；有的人事档案管理人员是兼职人员，不能保证有足够的时间和精力应对人事档案工作，这不仅影响了管理水平，而且也影响了工作的积极性。这些都导致了高校人事档案建设滞后，不能适应新时期对人事档案工作提出的更高要求。这将不利于高校人事档案管理工作水平的提高。

1.4 高职院校人事档案信息化体系没有建立完善

目前，许多高校人事档案管理工作仅限于纸张文件和存储水平，管理中心还是传统的实体管理，并没有随着现代信息技术的发展而实现人事档案的电子化。有些虽然使用现代化设备，但仅限于用电脑打印人事档案的目录，至于人事信息的查询和检索还要具体翻阅原来的纸质档案，档案管理人员在对人事信息进行收集、分类、整理的时候还要采取传统的手法，这就使得档案管理的信息化水平相对偏低。这些问题的存在将严重影响我国高职院校人事的制度改革。

2 加强高职院校人事档案管理的几点建议

1）高职院校领导要加强对人事档案管理工作的重视，人事档案管理人员提高人事档案管理意识。高职院校各级领导要高度重视，加强领导，了解档案工作中存在的问题；同时在组织上、制度上给予保证，并在人力，物力和财力给予大力支持，使得人事档案管理工作得以顺利进行。人事档案管理人员要增强服务意识，积极开发利用新的人事档案管理信息化系统，发掘利用人事信息，为高校人事制度改革、人才评聘等重大人事决策提供具有前瞻性、参考性的人事档案信息，真正把人事档案部门转变成具有较强综合服务职能的人事档案信息中心。最大限度地发挥人事档案管理工作的优势，为高校长久稳定的发展提供源源不断的人才；

2）要建立健全高职院校人事档案的管理体系。建立高职院校的人事档案管理体系，就要对不适应新形势的规章制度,进行改革, 及时建立新的、更为科学合理的人事档案管理制度。使得档案工作按规范化，标准化，科学化的轨道运行。高职院校要结合自己实际，制定出一个统一的科学化的管理制度。同时明确责任和分工，建立一个严格的档案管理制度和问责制度，避免人事档案的丢失、破损、改动。另外严格人事档案的转入、转出、查阅、借阅程序，对接收材料要有登记，也要制定相应的管理系统。这样高职院校人事档案管理工作可以变得更为制度化、规范化。档案管理人员必须严格遵守有关制度，不断规范人事档案管理，使得档案管理工作有章可循，促进人事档案管理工作朝着更加制度化、规范化的方向发展；

3）加强对专业人事档案管理人员的引进和不断提高现有人员业务素质。首先，高职院校要大力引进一些有文化专业知识，有专业技术、技能的人事档案管理的专业性人才；其次，要加强对现有人员的培训，提高他们的业务素质。安排现有人事档案管理人员进行不同形式的再继续教育，不断拓宽他们的专业知识面，及时掌握相关领域的知识和技术，开阔视野，从而不断提高自身的政策水平和业务技能。充分应用现代科学技术来推进人事档案管理工作的科学化和规范化；

4）加快高职院校人事档案管理的信息化建设。依靠现代化技术手段，加快高职院校人事档案信息化建设，提高高职院校人事档案管理的数字化管理水平。充分借鉴国内外较先进的人事档案管理经验，选用适合本校实际的人事档案管理软件的类型，实现人事档案管理的信息化。作为人事档案管理的专业人员要利用自己的专业知识和计算机技术对人事档案进行动态管理。实现人事档案的借阅、查阅、归档、统计全部微机化操作。在此基础上，建立人事档案数据库系统，以便全面记录和反映人事的基本信息，以便在人事职务和技术职称变化时，能够及时更改，确保人事档案信息的时效性、真实性和准确性。此外，在档案管理信息化的实施过程中，要注意充分利用计算机加密技术，既保证档案使用部门方便人事信息的搜索，又要注意信息公开程度，确保人事档案信息不被泄密修改。

3 结论

总之，在计算机技术不断发展的今天，高职院校应以信息技术为依托，采用现代先进的信息技术、解放思想、开拓创新、更新观念、整合资源、与时并进，争取早日实现较完整意义上的全面的高校人事档案工作信息化、现代化和资源共享，这样才能更好地推动人事档案工作更好的发展，才能真正实现人事档案管理的价值和意义。

[1]宁彩珍.对人事档案管理体制的探讨[J].黑河学刊，1988，2.

[2]贺焱.改革学校人事档案管理工作的思考[J].云南档案，2008，3.

[3]高颖.关于我校人事档案管理的几点思考[J].中国农业大学学报：社会科学版，1999(4).

[4]张保哲.关于加强高校人事档案管理的思考[J].档案天地，2000(3).

[5]郭路群.关于人事档案管理现状和改革的思考[J].中国人才，2004(6).

[6]陈秀兰.加强高校人事档案管理的思考[J].湖北档案，2004(5).