学校档案的特点与管理对策

王雅茹

（大庆市让胡路区喇嘛甸中学 黑龙江 大庆 163713）

一、学校档案管理工作的薄弱环节

1.学校档案是学校领导树立学校形象的依据。学校不仅是产生学校档案的主体，而且也是档案发挥其使用价值的重要场所。学校档案产生于学校形成、发展、变化的全过程，同时又贯穿于学校教育教学工作及其组织、管理的各个方面，它真实地记录了学校的教学、管理、运行的发展轨迹，是学校重要的信息资源。综观学校档案，可以深刻地理解本学校的特点以及发展的规律。通过分析学校现存档案，可以全面掌握学校教育教学工作等方面的延革和演变情况，更好地总结学校自身形象和价值观建设的得失、成败，因此它是学校领导树立学校自身形象的依据。

2.学校档案是学校的宝贵财富，丰富的档案资料可以更好地为教学科研服务。在学校档案中，有很大一部分记录着和保存着学校教育教学经验和成果，这些档案浸透着教师多年的辛勤的汗水，记录了学校教职员工为学校的发展所做出的贡献和先进事迹，反映了学校总体的教学水平，是学校教职员工的劳动结晶。只有充分利用学校的档案信息，才能实现学校档案潜在的经济效益和社会效益，更好地为教学科研服务，提高教育教学水平。

二、学校档案管理工作的现状

1.领导重视不够。领导的档案意识薄弱，客观上造成档案收集难、档案室资金投入不足，档案室成了被遗忘的角落，领导只有在上级档案部门要来检查时，才象征性地抓一抓这方面的工作，很多档案工作人员缺乏工作的紧迫感和责任心，坐、等、靠思想严重，满足现状、求稳怕险，抱着应付上级的检查的心态，工作得过且过，致使档案利用开发水平低，能力差，重视不够。

2.档案管理人员培训缺乏。当前我国学校的档案管理人员以兼职较多，同时，缺乏系统培训，对档案工作的分类、归档整理、保管、利用等未能很好掌握，档案管理专业毕业的人员几乎是零。大部分工作人员缺乏计算机知识，无法开展信息参考咨询、网络检索等个性化服务。这直接影响着档案管理的规范化、科学化、现代化程度。

3.规章制度流于形式，重藏轻用。档案室的规章制度流于形式，管理分散、混乱，整理分类方法不科学、不统一，在档案价值的开发利用上存在着重藏轻用的现象，不能充分发挥档案的教育和服务功能。

4.现代化程度几乎为零。大多数学校档案室现代化程度几乎为零。档案工作场所条件不够，场馆破旧，硬件设施缺损，档案保管设备不齐全，大部分学校档案保管箱是七八十年代购置的，个别学校仍用木头箱，很不规范，影响保管使用。现在，我国一些大学的档案馆、室已经采用了计算机、缩微、光盘、多媒体等技术，但这些对学校档案室来说距离还相当遥远。

5.大局意识不强。一些档案部门的同志对新阶段的档案工作认识不足，对抓住机遇实现档案工作的新跨越缺乏思想上的准备，缺乏足够的工作思路和工作措施。

三、加强学校档案管理的有效途径

1.学校领导的高度重视是加强学校档案管理工作的关键。《档案法》和《中小学校档案管理暂行办法》明确指出:学校档案是指从事党政管理、教学、教研等各种活动中形成的有查考利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，它包括文书档案、教学档案、科技档案、会计档案、声像档案等等。它是国家档案的组成部分，必须实行集中统一管理，任何部门和个人都不得据为己有或拒绝归档。目前，学校档案室都按照《档案法》的规定制定了各项规章制度，如《保密制度》、《安全制度》等，并做到制度上墙，但实际上却是流于形式。因为制度的贯彻必须依靠行政力量，没有强有力的行政管理，要将分散在各处室的档案材料收集起来，也是非常困难的。所以，学校领导对档案管理应当给予高度的重视，把学校档案工作纳入学校整体工作中通盘考虑。

2.建立健全规章制度是学校档案管理工作的基础。学校要根据《档案法》和学校实际，制定档案管理制度，做到档案管理工作有章可循，有法可依。笔者认为，建立健全规章制度必须注意以下几个环节:一是按要求规范档案案卷形成的全过程。从档案材料用纸到收集、整理、编目等等，都力求做到统一标准，科学分类、组卷合理、编目清楚。二是要做到有序化管理。对学校各种档案分门别类，形成体系，做到系统化。处理好档案工作中的“接收”和“移交”的关系，做到移交有手续，交接有清册。三是要编制实用、系统的检索工具，逐步建立完善检索体系。

3.提高档案工作者的素质是加强学校档案管理工作的保证。学校领导应创造条件让学校档案人员通过自学或进修培训掌握从事学校档案管理工作的基础知识和基本技能，督促档案管理人员不断提高自己的政治素质、文化素质和业务水平。笔者认为，学校档案工作者不仅要掌握传统的档案管理知识，而且要学习计算机知识、数据库管理知识、数据录入和网络管理等知识，要具备电子文件的收集、存储、组织、管理和提供利用网上信息资源的组织和筛选技能。只有这样，学校档案工作者才能适应现代化管理的需要。

4.开发档案信息资源是提高档案利用价值的重要手段

档案的价值在于利用，为教学第一线服务，（下转54页）和保证，同时也可为工程运行过程中出现的质量问题，提供技术数据和补救措施，因此，做好隐蔽工程、关键部位质量、保证材料、记录资料的归档是这项关键的工作内容。

2.4 提高水利水电项目档案专兼职人员的专业技术水平，加强档案业务指导。首先要抓好水利水电建设项目档案人员的在岗培训，使他们不仅掌握水利水电档案工作的基本要求和方法，掌握档案管理的专业知识和操作技能，还要懂得工程建设方面的知识；其次，档案行政管理部门须加强对水利水电工程档案的监督与全程指导，各方面严格执行重点建设项目档案登记备案制度，另一方面还要深入工地现场进行具体指导，解决实际问题，确保水利水电工程档案的质量。

2.5 建立新的档案管理体制，使项目档案工作与项目建设“三同步”。管理制度是保证档案工作正常运行的重要依据。为确保重点技改工程投入生产后，为管理、维护、改造和扩建等提供可靠依据，使工程达到预期的经济效益、社会效益和环保效益，把与工程有关的全部档案收集完整是很重要的环节。坚持档案工作与工程建设“三同步”，是基建档案工作的一条关键经验，一是项目建设前期阶段就应及时建立档案工作，加强对前期阶段产生文件材料的管理；在合同中明确对文件材料编制、整理及提交的具体要求。二是在检查落实建设项目的实施过程中，同时检查落实档案工作的情况。三是竣工验收时，同时验收工程档案情况，在竣工阶段，必须按照要求认真进行项目整套竣工档案资料的汇总、编制、整理工作。

2.6 积极推行“四制”管理，落实档案工作领导责任制。“四制”（即项目法人责任制、招标投标制、工程监理制、合同制）管理，着重落实建设项目档案工作领导责任制，将档案工作纳入工程质量行政领导责任制进行监督；将工程档案，资料收集整理纳入工程监理；将竣工档案交接工作纳入合同管理。组织建设单位认真学习有关文件规定，落实建设单位对建设项目档案负责制。切实做到“三同步”（即工程项目分阶段建设与提出归档要求同步；检查工程项目进度和质量与检查工程项目档案的管理状况同步；验收工程项目与验收工程档案同步）以确保工程项目档案的完整、准确。