浅谈职校教学档案管理

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（黑龙江生物科技职业学院 黑龙江 哈尔滨 150025）

1.职校教学档案的地位

职校教学档案是在学校教学与教学建设工作的实践活动中直接形成的具有保存价值的原始记录材料，包括文字、图表、声像、计算机软件载体等。教学档案是教学职能部门和教学院（部）在教学活动中积累形成的文件集合体。教学档案的建设是衡量职业学校教学管理水平和教学质量的重要指标之一，是学校档案的主体、核心和重点内容。职校教学档案记录着教学工作活动的全部过程，是对教学与教学建设工作的内容、方法、途径和效果的真实记录，是改进教学工作、促进教学交流、提高教学质量的信息资源。可见，职校教学档案在教学建设、教学管理、教学研究、教学评价和教学考核等各项工作中占有相当重要的地位。

2.职校教学档案在学校教学工作中的作用

2.1 职校教学档案是教学管理活动的参考依据

教学管理是职校管理活动的中心，它根据一定的目标、原则、程序和方法来对教学活动进行决策、计划、组织、指挥、协调和监督。职校在教学活动的各个环节中形成的档案是职校教学档案的重要组成部分，是职校师生员工在教学活动中积累的宝贵财富，它可以为教学管理提供重要的参考依据。例如黑龙江生物科技职业学院在进行教学质量跟踪调查和分析使，通过对学生从入学到毕业的整套档案（招生、成绩、学籍管理、毕业分配）进行分析研究，在对教学工作进行总结评估的时候就会通过历年的数据分析得出结论。

2.2 职校教学档案是科学研究不可缺少的必要条件

人们对自然界的认识要经过由表及里、由此及彼、逐步深化的过程。当代科学技术的进步，是借鉴过去的点滴经验，在原有的基础上一步步发展起来的。因为科学技术本身具有很强的连续性和继承性，今天的成就离不开昨天的成果。职校是传授知识、培养人才的场所，是教育中心，有条件的职校还有科研中心。为此，档案室就专门的人文研究基地划分了归档范围，让其档案归属到教学里的一类科学研究。另外，学院的专家教授进行科学研究的时候都必须参考过去的经验材料，档案的作用就完全发挥出来了。

2.3 职校教学档案是编史修志的原始材料

自古以来编史修志都离不开档案。历史的实践证明，必须以大量的可靠资料为依据，才能准确地阐明历史事件，科学地总结历史发展的规律。职校教学档案历史的原始记录，是宝贵史料，是职校编史修志的原始材料。黑龙江生物科技学院每年都要进行校史的撰写，都是以本校的档案作为参考的，里面提供了大量的数据，丰富的素材。

3.教学档案工作的基本原则

3.1 教学档案应实行“三纳入”，即教学纳入教学计划、规划，教学档案纳入教学管理制度；教学档案纳入各级管理人员岗位责任，并作为考核教学质量和管理水平的标准之一。

3.2 教学档案应做到“四同步”，即下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步；检查教学工作与检查教学文件材料形成积累情况同步；评审、鉴定教学质量、教材、毕业论文、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步；毕业分配、上报评审材料、教师考核晋升与档案部门材料同步。

3.3 教学档案实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。各教学管理和教学业务部门应明确一名分管档案工作的负责人和配备相应专（兼）职档案干部，统一管理本部门、本系统的教学文件材料，并按期向学校档案部门办理移交。努力实现教学档案工作从经验管理向科学管理转变；从分散管理向集中统一管理转变；从手工管理向现代化管理转变。逐步参与教学管理，成为教学管理和教改的参谋部门，成为教学业务工作的信息的咨询部门之一。逐步建立教学档案数据库，并纳入全校信息系统统一管理和开发利用。

4.职校教学档案的特点

4.1 职校教学档案内容的广泛性

在归档的教学管理和教学实践活动过程中形成的文件材料，必须对学校和社会、当前与长远具有参考价值和凭证作用。归档的教学档案必须能够反映教学管理和教学实践活动的全过程。为了保证教学档案具有完整性、准确性和系统性特点，包括具有保存价值的文字、图表、实物、影像等资料，上至国家关于教学方面的方针政策，下至每个系上和教学单位所形成的材料都是我们收集的范围。

4.2 职校教学档案来源的分散性

教学档案的来源有很多，如关于学科的建设，专业的设置，各重点学科、专业建设材料、统计表等；招生办每年关于招生方面的规定文件等，上级下达的招生计划、生源计划等；实际招生的情况汇报、统计表等；学生处关于学生的学籍材料，从新生登记表到奖励、处分材料，毕业生分配的材料等。还有就是科研处和各种研究机构，关于科研成果的材料，如论文、专著和成果奖励等；各种课题研究、项目申报材料等。

4.3 职校教学档案形式的多样性

现在的教学档案呈现出各种形式，有传统的纸张，有电子文档，有举办各类学术交流活动的照片、录音、录像材料，还有各种获奖证书，奖杯奖状等实物材料。

4.4 职校教学档案体系的层次性

教学档案的归档既有综合管理、学科与实验室建设等，又有重点反映学校教学工作，特别是教学实践各个环节活动中形成的不同载体的文件材料。

4.5 职校教学档案的周期性和成套性

职校的教育本身就是以学年进行，所以档案的收集也呈现周期性的特点。如每年9月的新生入校和到第二年7月的毕业生材料。由于每年都会有固定的工作，因此档案也有成套性的特点。

5.职校教学档案建设与教学评估

5.1 职校教学档案是教学评估的客观依据

职校教学档案材料是教学评估工作的最基本、最主要和最可靠的信息载体和依据。对于任何一种类型的教学评估，无论其评估程序、组织机构、指标体系如何确定，最有说服力的依据是职校教学档案材料，评估者只有依靠这些材料，再通过各种方式进行考查、验证与分析，才能对被评对象进行客观、公正、全面的评价。

5.2 教学评估推动职校教学档案的建设与管理

由于职校档案在教学评估中的作用，使职校教学档案建设与管理工作也就越来越引起职校的高度重视，各职校在教学的工作评估的评建工作中，把职校教学档案的建设作为一项重要的基础建设工作来抓，形成了一个“齐抓共管”的教学档案建设工作的良好局面。一方面，对多年的职校教学工作中规范和加强职校教学档案的建设与管理工作，从而推进了教学档案工作的制度化、规范化、科学化、现代化的建设与管理。

6.如何做好职校教学档案的利用工作

6.1 树立职校教学档案工作强烈的服务意识

职校教学档案工作在职校的作用是体现在利用价值上，所谓“养兵千日，用兵一时”，档案保管要达到利用的目的。树立强烈的服务意识就是要把利用放在最重要的环节，收集、整理、鉴定、保管等环节都是为了利用。档案人员也应该把自己从管理者重新定位到服务者，我们是以服务来为职校的建设做出贡献。以黑龙江生物科技职业学院为例，其档案室的规章制度就明确指出档案要为大家服务，每年要为各单位、部门、个人提供500多卷、次的档案。其中作为私人用途的，如出国办理公证、学历证明等，而且长期和各省、市的学历1认证中心保持良好的合作关系，随时为他们提供准确优质的服务。教学档案的查证工作很好地维护了学校的声誉。

6.2 树立好档案利用工作的开放观念

作为职校的档案人员要有档案利用工作的开放观念，正确认识和处理好职校教学档案利用和保密的关系。职校是一个集教学、科研、文化为一体的机构，其产生的档案也是涉及各个方面，对全社会都具有重大价值。传统的那种自我封闭的观念已经不适合现代的发展，必须适度地开放档案，即对全院师生开放，也对社会开放。

[1]梅军,缪小勇.做好教学档案工作[J].第一军医大学分校学报,2002,(02).

[2]丁艳芳,崔巧玲.利用好教学档案为提高教学质量服务[J].杨凌职业技术学院学报,2003,(02).

[3]倪建英.对教学秘书职能和素质要求的探讨[J].浙江科技学院学报,2002,(04).