电算化会计档案管理

仲崇杉 张淑娟

（1.杜尔伯特蒙古族自治县敖林乡 黑龙江 大庆 166200；2.大庆市中医医院 黑龙江 大庆 163111）

一、会计电算化系统档案管理制度的主要内容

会计电算化系统的档案包括存储在计算机硬盘中的软件和会计数据以及存放在其他磁性介质或光盘中的软件和会计数据、计算机打印出来的书面形式的会计数据、系统开发运行中的全套文档资料。会计数据是指记账凭证、会计账簿、会计报表（包括报表格式和计算公式）等数据。

会计电算化系统档案是会计电算化工作的产物，是会计电算化工作的客观表现，是经济活动的历史资料和为管理服务的数据。为了保证会计电算化系统连续有效地运行，保证会计电算化系统内数据的安全完整，必须加强会计电算化系统档案管理的工作。电算化会计系统档案管理是重要的会计基础工作，要严格按照财政部有关规定的要求对会计档案进行管理，由专人负责。会计电算化系统档案管理的主要任务是搜集整理应入档的软件资料和会计资料、保管和利用好这些资料、按照保管期限有效地保存这些资料。对电算化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮和防尘工作，重要会计档案应至少准备双份，存放在两个不同地点。

二、会计数据档案管理

建立会计电算化数据档案是会计档案的重要组成部分和分支。实现会计电算化以后，会计数据档案分为书面档案和此行介质档案。前者包括附有合法的原始凭证的记账凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料，主要作用是作为合法的会计数据档案保管和供查阅。后者包括采用磁盘、磁带或激光盘储存的会计数据文件及数据库结构等，主要作用是供企业内部信息系统及会计信息系统的数据共享和进行会计管理等之用。

三、会计电算化数据档案几个特点

1.隐形化

前者是隐形的即磁介质化的，后者是显形的即笔墨纸张手工记录的。

2.体积小

会计电算化数据档案只需要占用极小的空间，相比之下，传统会计档案占用的空间要大得多。因此，前者保管和移动方便，后者保管移动不便。

3.查阅省时

查阅会计电算化档案只须按有关指令操作，即可在屏幕显示，或输出打印，占用时间少，效率高；查阅传统会计档案需翻阅大量书面材料，费时费力才能查出，占用时间多，效率低。

4.深加工方便快捷

当需要对会计数据档案进行会计预测、计划、核算和分析等数据深加工处理时，可直接利用计算机调用会计电算化数据档案的各类文件，不需要重新输入，节省人力、物力、时间。如使用手工会计档案就不得不重新书写，相对而言，重复工作量极大，效率极低。

不足之处主要是会计电算化数据档案必须借助计算机等专用设备才能阅读，并且由于磁性介质自身的不稳定性，需要专门建立和执行相应的保管和备份制度。否则可能发生损坏或丢失。根据有关规定，计算机替代手工记账单位的会计核算资料的生成和管理，即会计电算化数据档案管理的内容，不仅包括磁性介质或其他介质的有关文件，而且也包括通过计算机所生成和打印出的各类有关会计资料。

四、会计电算化档案管理内容

1.会计凭证

采用计算机替代手工编制记账凭证的企事业单位，应将审核无误的机制记账凭证连同所附的原始凭证，按照机制记账凭证编号顺序，按期整理装订成册，并根据加具封面的格式要求，认真填写盖章，并责成会计电算化档案员保管。

2.会计账簿

按照会计电算化档案管理规定要求，机制会计账簿与手工记录的会计账簿，其种类、格式和记录内容完全相同，有所区别之处是：按照《会计人员工作规则》有关“登记会计账簿”的要求，“现金日记账和银行存款日记账必须采用订本式，不得用银行对账单或其他方法代替日记账”。就是说，现金日记账和银行存款日记账的活页式账本不能作为会计档案保管；而会计电算化档案管理对任何会计账簿不强调是否订本式，只要符合会计账簿其他规则，即可作为会计电算化档案保管。

五、如何改善电算化下的会计档案管理

（1）完善硬件设施建设

提供环境清洁与温湿度稳定适宜的专用会计档案存放仓库；配备具有高清晰度打印能力的激光或喷墨打印机，以它们作为输出纸质会计档案的工具：选用功能符合本单位实际业务的电算化会计软件，最好是具有档案管理辅助功能的电算化软件；强化系统的安全防护功能，如有联网，注意进行定期的补丁维护，避免因电脑安全或网络安全，导致会计档案泄密或被人为恶意修改。

（2）完善电算化下会计档案管理各项制度

a、建立电算化会计档案的归档制度：会计电算化系统开发和使用的全套文档资料及软件程序，都应视同会计档案保管；会计数据在未打印成书面形式输出之前，应妥善保管并保留副本，记账凭证、总分类账、现金日记账和银行存款日记账应打印输出，并按照有关税务、审计等管理部门的要求，及时打印输出有关账簿、报表。

b、建立电算化会计档案的保管制度：根据国家档案局的标准，建立电算化会计档案保管制度：选择优质的磁盘介质进行会计档案数据备份，备用盘与储存盘分离存放；做好防压、防尘、防光、防腐蚀工作；按分类和一定顺序对数据磁盘、光盘的著录等电子会计档案进行编号，标明时间和文件内容，制作档案管理文件卡片。

c、建立严格的借用手续制度：查阅会计档案，需经财务部门负责人批准，按照档案管理的有关规定，办理借阅手续；外单位查阅本部门会计档案，要有单位介绍信，并经主管领导、财务部门负责人批准。

d、建立电算化档案定期备份制度：电算会计档案应定期将会计数据备份到磁性介质，并设立备查登记簿，提供备份时间、数量、保管方式等备份细节信息；同时由于磁性介质的特殊性，管理人员必须对这些会计电算档案进行定期检查、复制，以防止会计信息损坏。

e、建立电算化软件内的会计档案管理多用户、分权限调用制度。对电算化会计档案的各项内容要规定不同的使用权限。普通数据，可较大范围共享；涉及单位机密的数据，仅供一定需要的人员使用；而设计原程序文件、数据结构文件等，则只有主管人员或程序开发人员才能使用。通过这样设置，保证电子档案的安全性，减少人为修改的可能。

（3）提高会计部门人员素质，完善人员配置结构

由于电算化会计，不仅仅是要实现传统会计的功能，更有其他利用计算机高速度计算、分析能力的功能，所以必须相应增加专业人才，加强对电子档案的管理，为提供更有效的会计信息打好基础；同时电算化软件维护及系统安全的要求较高，这也需要会计部门相应增加一定数量的电脑高级人才，维护日常运作，开发更合理、高效的软件。

（4）提高思想重视程度

实现会计电算化的企业单位，有关领导应当高度认识对电算化会计档案资料进行科学化管理的重要性，并督促有关制度的建立。现今不少实现会计电算化的企业单位，对会计档案资料的管理仍局限于手工管理阶段的经验，因此，应当进一步提高电算化会计档案管理者的素质，把磁性介质档案资料的管理落到实处。

六、小结

电算化会计档案作为会计档案的一部分，它与传统形式的会计档案相互配合、密切联系。如果说传统形式的会计档案是电算化会计档案的基础，那么电算化会计档案就是电算化独特的个性，它代表着未来会计规范化、现代化的发展方向，因此要充分发挥电算化会计的强大功能，必须做好电算化会计档案管理这一基础会计工作。

【1】韩英杰 电算化的会计档案如何保管 【J】农村财务会计2005（3）

【2】温桂珍浅析电算化会计档案管理【J】云南档案2009（11）