如何提高学院办公室人员的基本素质

胡旭宇

（河海大学 水利水电学院，江苏 南京 210098）

学院办公室的职能是参与政务、管理事务和做好服务。办公室工作的内容非常繁杂、琐碎，有些突发性工作经常是时间紧、任务重、要求高，但报酬却很少。办公室人员如果没有强烈的责任感、事业心，缺乏良好的个人素质，很难把各项工作做得完美。我结合实际情况，就如何提高学院办公室人员的基本素质谈几点认识。

一、培养敬业意识，增强集体观念

素质是指人完成某类活动所必须具备的基本条件，敬业是指待人处事的态度，也是一种遇事执着的精神。敬业精神是一种高度的责任感和崇高的职业道德。责任感简要地说就是把份内的事做好，是一种内在的道德要求，它是个人对社会或他人所承担的道德责任，也是基本的道德准则和规范的体现，更是一种有意识的表达和自觉的体现。做好办公室工作首先要培养敬业爱岗的精神和良好的职业道德。

敬业精神和进取精神，是一种积极的品行，是一个人进步、向上的内在动力。只有具备强烈的进取精神，才能在主观上主动承担各项工作，并尽力把它做好。渴求进步，积极进取，献身事业，在职业上获得良好的社会评价，得到他人的尊重。因此，办公室工作人员必须有良好的敬业精神，安心、热爱本职工作，并把本岗位工作当作自己的事业来做。只有这样，才能积极奉献，任劳任怨，干一行，专一行，尽职尽责做好工作。

学院办公室工作的服务范围比较广，工作量大，涉及到教职员工和学生的教学、科研、学科建设等方方面面的工作，任何一个环节出了差错，都有可能影响到整个学院的工作。因此，在安排工作、考虑问题时，必须有全局观念和协作意识。办公室在安排具体工作时，要注重条理性和灵活性相结合，对于难以把握的事务要留有空间，提前准备。办公室要与各科室相互配合、相互协作、相互支持。同事之间也要配合默契，讲协作，讲团结，集体利益高于个人利益，绝不能相互之间挖墙角，遇到困难时更要相互帮助、密切配合协作，积极想办法解决问题。

办公室人员因工作上的需要，有时或经常与领导干部接触或交往，在向领导汇报工作或完成领导交办任务的过程中，有单独和领导接触的机会，这就需要办公室人员有着良好的个人素质和道德规范，给领导提供客观的、公正的信息和资料，便于领导正确地分析问题和解决问题。在与多位领导相处时，一定要以事业为重，从实际工作出发，尽力维护领导班子的团结和威信，不能单从感情出发，看人行事，不能有靠近谁、疏远谁的思想和行为。绝不能把带有个人倾向的信息传递给领导，以免影响领导分析研究和判断决策，最终把工作搞乱、搞砸。

办公室处于各种人情世故和各种矛盾的交汇处，每天来来往往的人很多，各种闲言碎语也不少。这就要求办公室人员要讲正气、讲原则、有头脑，一切工作从大局考虑。不利于团结、不利于工作的话，不要讲，更不能传，以免引起误解，造成负面影响，使同事之间的关系变得紧张复杂，最终影响工作。

办公室人员还要有吃得了苦和吃得了亏的心理准备，要理性面对各种利益和诱惑，绝不能打着领导的旗号谋取私利，对于该得到的可以得到，但不一定都要得到；不该得到的决不能去捞，要为构造和谐社会树立良好的风气。在处理问题时，要有冷静的头脑、谦诚的风度，对一些棘手的事情要有耐心，不能以烦对火，不要把事情弄僵。对于某些特殊工作的处理，还应注意语言艺术，运用应变能力，通过语言艺术来表达应变能力，尽可能做到既能办成事，又不违反规章制度和原则规定。

二、强化学习意识，提高管理水平

学习是发展的需要，创新是时代的精神，是现代化建设对于每一个办公室管理人员提出的基本要求。党的十六大报告在阐述全面建设小康社会目标时提出：“要形成全民学习，终身学习的学习型社会，促进人的全面发展。”在知识更新换代、岗位变化难测的新情况下，如果不树立学习的观念，一个人的知识结构、工作能力就会很快落后于时代和岗位的要求。院校办公室人员由于工作和服务对象均为具有很高学历层次的教授、博导及专业人才，因此必须具备一定的政治理论素养、科学文化知识和相应的实际工作能力，否则就不能适应工作的新要求，甚至有被淘汰的可能。

学习意识主要来源于个人的学习兴趣、态度和能力。有了一定的学习兴趣，就必然会分享学习成果所带来的快乐。办公室工作人员首先要掌握现阶段国家的政策法规和国内外重大时事。在学习中，要注意总结学习经验，改进学习方法，增强自学能力，提高学习效率。要努力拓宽学习的知识面，注重吸收人类社会的一切文明成果，把向书本学习、他人学习和实践学习有机地结合在一起，积极探索研究学习的新方法和新思路。要善于利用零散的时间进行学习，每一个办公室管理人员都要学习政治理论，文化知识和现代管理知识，以及所在岗位的专业技术和技能，努力使自己成为拥有熟练技能的岗位行家。

目前，高校的办公室管理工作已经向着现代化管理方向发展，由于受传统管理模式的影响较大，真正采用现代化管理手段和方式的不是很多，主要表现在管理的规范化程度不高，服务的管理性不强，距离真正的规范化管理和管理型服务还有很大的差距。因此，各级领导和办公室人员要高度重视，认真研究，深刻思考，积极改进，通过管理创新，逐步提高管理的规范化程度，从而有效提高管理水平。

在规范化管理方面，我们可以借鉴一些优秀企业的管理模式和理念，了解他们比较成功的经验和行之有效的管理方法。例如：美国沃尔玛公司在20世纪60年代只是国内一个小城镇的零售商，但经过40多年的奋斗不息，在2002年一举成为全球500强排名第一的公司，创造了全球企业界的一个神话。这就在于他们有一系列严格规范的制度、法规实施细则和检查实施细则，沃尔玛总裁山姆·沃尔顿说得好：“如果你热爱工作，你每天就会尽自己所能力求完美，而不久你周围的每一个人也会从你这里感染这种热情。”这句话说得很实在，也很有道理，它表明了一个优秀团队所具备的良好的个人素质、积极的敬业精神和强烈的责任感的巨大作用。虽然，企业单位与事业单位无法作直接的比较，但企业单位管理中的先进思想、先进理念和敬业精神非常值得我们去认真思考与研究。社会的发展要求我们每一个公民必须扎扎实实地提高自己的素质和修养。在现代化管理方面，只有进一步加强学习与思考，不断探索新问题，才能开创新局面。

三、注重工作技巧，增添岗位兴趣

办公室工作是十分繁忙的，也是比较寂寞的，怎样才能使办公室工作不厌倦，变得有趣呢？用传统的理论说教方式是不可取的，也是行不通的，只有通过观察、积累日常工作中的每一个细节，从细节中找出有趣的规律，加以分析、研究和思考，充分激发每一个人的创造性思维，用工作成果来冲淡厌烦和枯燥乏味的心理阴影，活跃办公气氛，才能使办公室人员真正感受到工作乐趣，从而有效提高效率。

办公室是接电话频率最高的场所，记住常用的办公电话号码，已成为办公室人员的基本工作技能。但对于众多的办公电话号码如何去记呢？死记硬背通常只能是暂时应付，时间长了也就记不住了。通过研究我们发现，用联想和对比的方式来记忆电话号码可以起到较好的效果。（如：表1电话号码对照表）

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表中列举了河海大学三个内线电话号码与三个城市电话区号作对比的方式，找出了这六个四位数字的特殊关系，也就是六个数字的后三位完全相同，第一位也有笔画上的联系，即“0”与“6”存在着笔画上的关系。这是一个非常巧合的规律，通过这样的比较，我们在日常工作中就可以熟练记住这些电话号码，同时又记住了石家庄市、大连市和镇江市这三个城市的电话区号，这不仅给工作带来了许多方便，而且大大提高了办公室人员的工作兴趣。同样的规律还有许多，我们可以根据不同的需要进一步去观察和摸索。在日常工作中，注意观察和留心，处处做有心人，就可以找到更多更好的小窍门，也可以为枯燥的事务性工作增添一点色彩。

在提高办公室工作技能方面，有许多工作值得去研究和探讨。在电脑网络高速发达的当今，用电脑功能为办公室工作服务已成为一种新的管理模式。电脑技能较好的同志可自编一些办公软件，也可制作小程序，通过动态画面的效果来活跃办公室的工作气氛，达到理想的效果。电脑操作一般的同志，也可以制作一些简单的办公演示文稿，用图文并茂的形式来管理和汇总日常工作数据或表格，这样可大大提高办公室人员的计算机操作技能，增添办公室岗位兴趣，更好地适应办公室工作发展的需求。

提升岗位技能，增添岗位乐趣，提高工作效率，搞好办公室工作，这要靠全体办公室同志的共同努力，更要有各级领导的支持与关心。曾庆红同志在全国办公厅主任工作会议上强调：“办公室工作要以感情留人，以事业留人，以适当的待遇留人。”这充分表达了党和国家领导人对办公室工作的高度重视和极大关怀。办公室工作的确是千头万绪、复杂烦躁，既要把日常事务处理好，又要有参与政务的能力和水平。这确实给办公室人员提出了很高的要求。只有不断加强学习、研究与思考，努力提高个人的自身素质和修养，才能更好地适应办公室工作岗位的新要求。

［1］汪中求.细节决定成败［M］.北京：新华出版社，2004.

［2］杨锐，张纯.高校学院办公室团队建设的实践与思考［J］.河海大学学报（社科版），2004，Vol.6.

［3］胡旭宇.加强改进办公室工作，为本科教学创优服务［J］.河海大学学报（社科版），2004，Vol.6.

［4］金英.对强化高校院（系）办公室科学管理职能的思考［J］.科技创业月刊，2006，（8）.