一校多馆实体文献OPA C馆藏信息的补正与维护

贾丽侠，周东晓，刘珍珠

（西北农林科技大学，杨凌 712100）

目前，我国大学图书馆一校多馆制与多校区办学相伴而生，同一城市区域的几个校区图书馆之间普遍实行了一体化管理模式及“通借通还”管理制度，形成了开放式超市型图书馆服务新格局[1]。图书馆OPAC（Online Public Access Catalog）提供人机交互式查询访问，使读者可以轻松地查询到书刊图表等实体文献的馆藏信息，继而到相应的馆藏地借出或就地阅览文献。但是，在大学图书馆开架借阅模式下，实体文献的馆藏状态呈动态变化，实体文献“可借”却不一定能“借出”，给图书馆流通服务工作带来负面影响。

1 实体文献OPAC馆藏信息的失真现象

大学图书馆开架借阅模式的实现，使读者馆内在读的自由度增大，实体文献“不在架”的情形复杂多样，文献的馆藏状态呈动态变化。OPAC系统中的文献馆藏信息源自原馆藏地，文献虚拟馆藏状态普遍设有“借出”、“可借”、“阅览”、“预约到馆”几种基本形式，文献的当前借阅状态设有“借出”与“在馆”两种存在方式。很多大学的新老校区图书馆之间、合并大学的图书总馆与分馆之间、各校区内A、B平行馆之间，在“通借通还”的流通环节中实体文献在异地还回时的物流配送、上架周期、信息对接过程的存在，使实体文献“在馆”状态更加模糊不清，用户通过OPAC检索出的实体文献“在馆”、“可借”而无法“借出”，“在馆”、“阅览”而“不在架”的现象，表现为图书馆OPAC馆藏信息失真[2]，反映出传统图书馆向现代图书馆转型阶段管理系统存在的问题和不足。

2 实体文献馆藏状态与OPAC馆藏信息的关系

2.1 实体文献的馆藏状态是OPAC馆藏信息的基础

实体文献作为一种物理状态存在，一般指纸质印刷型文献如图书、期刊、图表，以及磁介质、光介质文献，如磁盘、磁带、录像带、光盘、缩微制品等具有空间物理特征的文献[3]。实体文献OPAC信息是建立在实体文献馆藏状态基础之上，为方便用户利用互联网检索而经过加工、整理、传递而形成的网络信息。因此，实体文献馆藏状态是OPAC馆藏信息的基础，OPAC馆藏信息应与实体文献馆藏状态信息相一致。

一般来讲，采购进馆的文献不能直接流通，必须经过加工分类以后才能进入正常的借阅程序。从图书分类学来讲，经过加工以后，每一种实体文献在排架时都有一个惟一确定的位置。但作为知识的载体，它具有可使用和可利用性，读者对文献查找和选择过程中的个人行为，如：在馆阅览，图书馆馆员在文献管理中的，如：上架、修复和文献在流通过程的异地还回等动态环节，又使实体文献作为一个被动的运动个体，由静态变为动态，发生位移，进而实体文献的OPAC馆藏信息也随之发生变化。因此，从本质上讲，实体文献的馆藏信息是一个随实体馆藏状态变化的动态信息，其动态变化见图1。

2.2 实体文献OPAC信息依赖于实体文献馆藏状态

信息的搜集过程应遵循目的性、系统性、时效性、可靠性原则[4]，信息资源只有经过细、深、精加工，才能获得确凿、翔实的信息。在实体文献馆藏状态和OPAC系统实体文献的馆藏信息两者之间：实体文献馆藏状态是OPAC馆藏信息的基础；OPAC馆藏信息应是实体文献馆藏状态的直接反映，是以实体馆藏为基础而获得的，它只有依赖于实体文献，随着实体文献状态的变化进行更新，才能与实体馆藏信息取得同步，并确保其可靠、真实和有效。在多校区大学图书馆开架借阅模式下，书刊破损时的修复、剔旧，异地还回文献的短期滞架等各种原因都会引起实体文献馆藏状态的变化，使“在馆”文献“不在架”，导致实体文献不“可借”、不“可阅”，这时，OPAC馆藏信息中的“在馆”、“可借”、“阅览”状态就需要及时更新，否则用户检索出的信息便是伪信息，缺乏实用价值。

3 实体文献OPAC馆藏信息的影响因素

3.1 人为因素对文献可借信息的影响

人为因素来自读者和工作人员两个方面。表现在，有的大学为了避免乱架而配备了代书板，但首次到馆的读者不懂得使用方法，有些读者不习惯或忘记使用代书板，在全开架借阅库（室）随意选取书刊，未选中的书刊随意插放，导致书刊乱架现象[5]。工作人员疏于职守，文献上架不及时，整架不到位，OPAC信息采集、更新不及时，影响了实体文献联机检索结果的真实性。再者，大学图书馆在馆藏布局上由传统书库变成了借阅库（区）以后，许多读者选择在馆查阅文献，一些读者持书待借，个别读者将书刊肆意乱放或长期置于存包柜，影响他人借阅。此外，图书馆的丢书现象，OPAC数据恶意篡改现象也会导致可借信息失真。

3.2 一校多馆带来的影响

合并办学后的大学图书馆由各校区图书馆组成，而大学扩招后的新校区也建设有新型图书馆，形成了一校多馆制大学图书馆新格局。为实现一校多馆文献资源的共享，方便读者跨校区借阅文献，大学图书馆又普遍实行了“通借通还”的工作制度。在新老校区图书馆之间、合并大学的图书总馆与分馆之间、各校区平行馆之间，这种流通形式主要实现了“通还”和借阅证的通用[6]，读者可以跨校区归还文献和借阅，但是，馆藏地为A馆的某文献如果被读者归还在B馆，该文献在B馆不能直接借出。同时，文献在物流配送期间“在馆”而“不在架”，读者在原馆藏地A馆仍无法借出，实体文献OPAC馆藏信息与实体文献状态不同步，导致可借信息失真。

图1 实体文献馆藏信息动态变化示意图

3.3 图书馆集成管理模块应用上的缺憾

图书馆集成管理系统多采用多媒体技术，在海量存储管理、个性化和自动化服务等方面都有一定的突破。以汇文集成管理系统为例，借阅模块主要包括了流通借还、流通管理、流通委托、流通阅览等模块，还包括对书刊的入藏、剔旧、修补、调拨、清点进行动态管理的典藏模块等。一些大学图书馆在借阅业务中仅限于常规的流通借还、流通管理、流通阅览模块的开通使用，其它模块处于闲置状态，在处理书刊污损、修复、剔旧以及加工赔偿新书等工作，以及对异地还回的实体文献进行物流配送的过程未纳入系统管理，造成管理模块应用上的缺撼。这种系统业务支持功能的欠缺，也是引起可借信息失真的原因之一。

4 实体文献OPAC信息的保真措施

4.1 利用图书馆的教育资源，培养读者的良好习惯

图书馆作为大学教育的第二课堂，入馆教育在内容上不应拘泥于对图书馆的建筑布局、馆藏分布的简单介绍，在保证提供系统、全面、高标准的专业文献的同时，要兼顾人文素质教育文献的推介，使读者通过广泛的阅读，学习树立正确的世界观、人生观和价值观，养成良好的学习习惯和行为，形成“人人为我，我为人人”的风尚。如举行学术讲座、书目导读、书刊展览、图书修复、调查问卷等互动活动[7]，教育和引导大学生自觉遵守图书馆的管理制度，杜绝开架借阅中的不良行为，维持图书馆良好的学习秩序。

4.2 加强馆员的职业技术修养，增强服务意识

制订切实可行的业务操作规范和标准，从制度上保证服务人员的服务过程和服务效果，有利于培养馆员良好的职业习惯，提高服务人员的道德素质、业务素质、创新素质和工作技能。首先，要求工作人员对读者的乱架行为及其它不良行为及时进行教育、纠正，坚持经常性理架，做到书架整齐有序[8]。其次，要做好已还图书的及时上架、图书馆借阅场所的巡查与书刊归位工作。再次，要定期进行实体文献的清点盘查工作，及时报送待处理的污损图书、待复架的修补图书、未能及时处理的剔旧图书、待加工的赔偿新书以及遗失图书的信息，以补正OPAC馆藏信息。

4.3 定制OPAC联机管理模式，及时更新馆藏信息

对OPAC模块功能的强化，可以利用VB编程定制一个适合多校区图书馆的OPAC联机管理模式[9]，自制WWW浏览器，设定馆内终端机安全权限，细化文献馆藏状态信息及检索功能，完善自助服务，尽可能为读者提供翔实的文献借阅信息。其次，要发挥图书馆集成管理系统强大的业务支持功能，全方位开展各种支撑业务，开通包括典藏模块、委托借阅模块，及时采集实体文献的剔旧、修补、配送等数据，发布预约到书列表等。再次，系统管理员应定期检查系统运行情况，及时更新OPAC信息，修正文献借阅状态，维护虚拟馆藏信息安全和馆藏信息的真实性。

4.4 健全一校多馆流通机制，提高借还服务质量

各校区图书馆异地归还文献，依照物流配送的方式，定期或不定期地将文献运回原馆藏地后再行流通，但在配送周期内文献“在馆”而不“在架”，在文献复本量不足的情况下影响读者的正常借阅。解决的办法：一是设立异地馆藏文献中转书架，将文献的馆藏地与各校区流通馆员的操作号码对接，读者可根据OPAC系统提示获得文献异地还回信息，通过委托借阅的方式在中转站点借出文献。二是配备专门物流管理人员、运输工具，建立相应工作制度，制定切实可行的工作流程，确定配送周期，保障异地还回文献能够及时送达原馆藏地。

[1]张寒生，王伟赟，徐月红等.一校多馆制下的图书馆管理模式研究[J].情报理论与实践，2006，29（4）：51-454.

[2]李彦芳.从书目联机检索看馆藏信息失真[J].情报杂志，2005，（6）：127-128.

[3]吴锦荣.论实体文献的网络采访[J].图书馆论坛，2005，（1）：102-104.

[4]黄 林.大学信息技术基础[M].杨凌:西北农林科技大学出版社，2003.18.

[5]刘冬玲.克服高校图书馆全开架书库图书乱架现象之我见[J].图书情报研究，2006，（9）：156-157.

[6]贾丽侠，曹 瑾，王杏利等.院校合并后高校图书馆的特点及面临的问题[J].农业网络信息，2006，（5）：131-134.

[7]闫 哲.高校图书馆与大学生心理素质教育[J].图书馆，2007，（5）：108-110.

[8]黄 玲.图书开架流通存在的问题及对策[J].图书馆论坛，2006，（4）：214-216.

[9]陶和林.用VB编程定制图书馆内OPAC检索机管理模式[J].农业图书情报学刊，2005，（7）：5-6，34.