会计电算化在高校财务应用中的问题与对策

□王 睿

( 山西广播电视大学，山西 太原 030027)

随着计算机在各个行业的广泛应用和普及，会计工作实行电算化成为高校财务工作发展的必然趋势。经过从无到有、从单一方面的试行到财务工作各个方面推行的过程，近年来，高校会计电算化更是得到了跨越式的发展，正大步向信息化、网络化迈进，成为高校会计工作的重要基础。会计电算化大大提高了会计核算工作的效率，提升了财务管理工作的水平，对高校财务工作也提出了新的更高的要求,也带来了一些新的问题，探究如何适应高校会计电算化要求和解决这些问题并促进会计电算化工作不断发展完善有着重要的意义。

一、目前会计电算化在高校财务工作应用中存在的问题

(一)高校会计电算化软件的行业适应性、设计和售后服务存在问题

软件行业适应性较差。在目前的软件市场上，财务软件种类繁多，而其中很大一部分都适用于企业会计，通用于高校会计的财务软件很少，只有如天津大学开发的“天财高校财务软件”寥寥几种，能够精确适用于高校实际办学情况和管理要求的财务软件少之又少，财务软件缺乏灵活性或行业分类不细致，这种情况限制了高校选择财务软件的范围，在一定程度上阻碍了高校会计电算化的发展。

软件设计不重视管理和分析。我国会计核算软件规模随着信息化、网络化的深入发展也越来越大，软件的内容也越来越繁杂,与其他各种软件的兼容性越来越强，技术发展迅猛，而其技术与财务软件应用的发展并不匹配，硬件技术与财务软件应用发展也不平衡。我国通用于高校的财务软件，大部分的设计理念都是重核算而轻管理，虽然各种子系统和辅助系统设计覆盖面很全，但财务人员真正能够用到的基本上也就是账务和辅助账务处理、综合查询等几个核算型的系统模块，预测、控制、分析、决策等管理模块形同虚设，财务部门不能够在财务管理的各个方面发挥监督的职能，市场上短缺能够满足市场经济条件下高校进行各种分析、决策需要的、操作简单而又全面的财务软件。

软件的售后服务跟不上。会计软件售后服务不是很尽如人意，在软件使用过程中出现的一些问题，经过与售后部门联系，得不到及时、全面、细致的技术支持，而会计工作要求及时准确，如果得不到及时的回复或者这个过程很麻烦，财务人员往往会选择放弃使用其中一些模块的使用，尤其是管理分析类的。软件开发商也不能够与使用单位取得沟通和反馈，所以财务软件的升级也并不能真实全面反映客户的要求。

(二)高校会计电算化基础管理和内部控制制度不完善

在目前的高校会计电算化工作中，内部管理制度和控制制度与会计电算化信息网络化的发展进程不协调，前者发展步调较慢。基础管理工作和内控制度的完善发展过缓，致使无法预见防止和解决会计电算化中的问题。虽然目前很多高校都制定了会计电算化制度，但由于其发展完善进程较慢，会计制度还不健全、财务核算规程也不规范、基础数据的准确完整程度都无法得到保障，致使会计电算化不能够合理的使用会计信息，也不能充分发挥会计电算化给高校财务工作带来的便利作用。而高校财务人员的结构、职业道德修养、专业素质水平参差不齐，迫切需要建立和完善一套高效合理的内部管理制度来规范会计电算化工作，消除高校会计电算化管理制度和内部控制制度存在的隐患。

会计电算化的档案管理是一项十分重要的工作，但目前高校会计电算化对其重视程度不够。传统的会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表等纸质的会计核算专用材料，它是记录和反映经济业务的重要资料和证据。而实行会计电算化后，会计电算化档案存储的范围和领域扩大了，即不仅仅包括传统意义上的会计档案，而且还包括存储在计算机硬盘中的财务数据、其他磁性介质或光盘存储的会计数据。会计电算化档案更注重的是磁性介质或光盘的保管。目前部分高校在实际工作中，由于对会计电算化档案的管理工作不够重视，缺乏经验，并未及时地制定出相应的会计电算化档案保管的相应条例，也未配置必要的场所保管会计电算化档案，对财务数据也未做到定期备份和定期检查，从而给会计电算化档案管理工作造成了巨大的隐患。

(三)会计电算化系统安全性不高

财务数据的真实性存在风险。会计电算化时代的财务工作，其数据备份和存储由原来的纸介质变为电子介质。很难找到修改数据的痕迹，有些财务软件设置了日志管理，通过日志管理来限制此类行为，然而往往系统操作员可以修改和删除日志，因此，财务人员通过软件舞弊的隐蔽性非常大，造成的损失也无法估量，财务数据的真实性受到挑战。原始凭证所反映出来的财务状况转变成计算机软件中的无纸化介质后,是否能够保证它的真实性,是否能够通过计算机软件记录下来的会计数据来衡量和认证，是会计电算化需要解决的首要问题。

网络、病毒以及硬件风险。随着计算机互联网络的发展，网络黑客以及计算机病毒日益猖獗，而有些操作人员并不严格遵守会计电算化数据的安全规定，在处理财务数据的终端甚至是服务器上，接通互联网来浏览信息、下载各种资源，通过移动存储设备在财务局域网之间或与外部机器之间传递数据、为了提高计算机运行速度而卸载防控病毒软件、数据不及时备份等等行为，都会给财务数据带来巨大的安全隐患。另一方面，由于计算机硬件组成比较复杂，停电或意外结束程序有时也会造成系统崩溃和硬件损坏，即便按规程在计算机硬盘中备份了财务数据，也会降低财务工作的效率，造成一定的损失。如何采取措施保护计算机软硬件的安全，确保高校会计电算化系统的顺利运行，解决以上种种安全隐患，是我们面临的重要任务。

(四)会计人员缺乏会计电算化的有关知识，会计和计算机的复合型人才短缺

目前，我国高校中的很大一部分专业会计人员，对于财务工作而言，是经验丰富、业务素质很高的从业人员，然而，他们对于计算机的相关知识了解较少，面对依托于操作系统和计算机的各种软硬件的财务软件，他们只能按照步骤、死记硬背的操作，对于日益复杂的财务软件操作要求，他们经常会放弃使用设计理念本来就轻管理的软件的管理分析子系统和模块，不能使财务软件发挥最大价值，许多功能得不到实现。会计电算化的广泛应用，要求高校会计人员不仅能够精通国家财经纪律、政策法规和会计专业知识，还要求他们掌握计算机硬件基本安全操作常识、系统平台操作知识、一些数据库和网络的相关操作技能，才能够解决会计电算化工作中出现的各种问题，才能够跟得上飞跃发展的计算机信息网络，从而顺利完成各项财务工作。会计电算化的复合型人才在我国目前高校财务人员中的比例还很低，成为制约高校会计电算化与计算机技术同步发展的一大障碍。

二、解决以上问题的主要途径

(一)选择行业适用性强、核算与管理并重的财务软件

高校在选择财务软件时，要拓宽视野，首先考察是否符合高校会计制度、财经政策法规，保证会计账、证、表所体现的会计信息合法、有效、真实。其次要看这种软件的灵活性、行业适用性是否强大，由于不同性质的高校对于会计电算化的水平要求也不完全一致，对于财务软件的整体设计理念、各个子系统和模块的功能的重点也不尽相同，所以，要通过广泛全面的市场调研和测试，确定财务软件的选购范围，经过一段时期的试用，仔细对比、甄别，最终选择能够根据高校办学自身特色和实际情况来准确细致的实现财务核算和管理的目标、软件接口兼容性强、技术力量雄厚、售后服务完善的财务软件。

变革会计软件的开发理念，从单一注重财务核算，向财务核算与财务管理两方面并重过渡。虽然现行的许多财务软件已开始注重从核算型向管理型过渡，但仍属于初级阶段，还远远不能适应财务管理方面的需要。财务软件的开发要树立管理型的理念，增加管理分析的子系统和模块，让软件使用者可以方便快捷的使用预测、控制、分析、决策等管理模块，而且要增强管理分析类模块的功能，通过这些模块，财务人员可以从会计事项发生时，准确记录账证、输出报表、处理学费收取、固定资产核算、工资和公积金管理等日常会计业务核算，并整理这些会计资料，将预测、决策、规划、控制、分析等财务管理的各个环节有机联系结合起来。

(二)大力加强和完善会计电算化基础管理和内部控制制度

加强和完善会计电算化基础管理和内部控制制度。会计电算化基础管理工作是实行会计电算化的重要基础，要改变高校会计管理原来手工方式下的传统模式，引进现代会计电算化管理理念，加强对会计电算化基础管理工作的重要的认识，根据会计电算化的特点健全和修订各项会计制度，来规范核算的程序，保证财务数据的真实性和完整性。应根据会计电算化的特点,依照科学合理的要求，制定和修订计算机系统管理员和操作人员对微机软、硬件的操作、管理及维护的相关工作程序,明确会计电算化管理人员职责,对财务数据录入、处理、输出、备份等各个环节的管理形成制度,保证财务工作正常进行。

不断加强高校财务内部控制制度的建设，将岗位按照会计处理程序中不能够并列的职责分开来设立，即把审核、制证、复核、试算平衡和记账、报表输出、数据备份等各个财务环节依照是否能够相互监督、制约和审核的原则划分，制定出人员工作职责并通过计算机限制相关人员的操作权限。在制定的内控制度基础上，实行测评机制，通过纪检审计部门对财务业务处理操作流程的可操作性、合理性进行检验和评价，以促使电算化系统运转能够及时被发现不足之处，及时处理改正，提高会计信息的质量和内部控制管理的水平。

加强会计电算化档案管理工作。会计档案由原来的纸质媒介变为电子媒介之后，档案的整理归档等工作方便快捷了，但也提出了新的更高的要求。应制定完整的会计档案管理工作流程和职责。将会计数据和资料输出打印并装订成册，移交档案室妥善存放，销毁会计档案时要严格遵守国家会计档案管理的规定。将电子媒介的会计档案以光盘和硬盘的形式双份备份，存放于利于电子档案保存环境的房间内。财务负责人应定期实地盘查会计档案保存的完整和有效性。还应建立会计档案的查阅和借阅制度，持有相关审批手续的，才能够查看或借阅，并严格禁止随意拷贝，否则追究其相关责任，保证会计档案的保密和安全。

(三)加强会计电算化系统安全工作，保障系统顺畅运行

在思想上高度重视会计电算化安全防范，时刻警惕，及早杜绝威胁会计电算化系统安全的各种因素，制定多个级别的系统安全防护措施。安装基于数据库安全级别高的操作系统，严禁随意浏览外网和下载视频、游戏及其他与工作无关的资源，在使用移动存储设备之前先杀毒。保证服务器和每台终端都要安装服务期内的杀毒软件和防火墙，并定期升级，出现新的补丁文件后要立马下载安装，指定周期对硬盘进行全面检测和杀毒，以便一旦系统染毒后可以尽早删除，避免病毒在内网中传播而破坏操作系统和硬件设备。要求不同岗位的人员都要使用安全级别高的、复杂的系统密码和用户密码，并定期更换，对于重要岗位的密码，可以采取电子钥匙或密码卡等技术实现流动性密码来增加系统安全性，防止因安全泄露而引起的财务数据被篡改、破坏和丢失。制定严格的计算机日志管理工作规程，一定时期内，审核汇总计算机操作日志并输出存档管理，以便在必要时能够分清责任，对于敢挑战会计信息质量的行为也起到震慑作用。

做好数据备份安全防护工作，选择两种备份工作方式，一种是运用财务软件的自动备份功能，定期将数据备份到指定的数据库中，每次备份都以覆盖的形式来更新上一次的备份库，也可以通过功能实现服务器和终端的多重硬盘备份；另一种方式是操作人员手工备份，将需备份的财务数据至少在两种存储介质上，如硬盘、光盘或磁带，进行存储，并使用压缩和加密技术处理备份数据，即便无权限者得到了备份数据，因为不知道解压密码而无法访问和篡改。备份后的数据应选择适合电子介质存放的不同的地点存放，以防止不可抗力因素引起的数据损坏时，可以及时进行系统恢复与重建。

(四)重视培养复合型人才

在会计电算化蓬勃发展的今天，高校必须树立与时俱进的观念，适应新形势下财务部门对人力资源的要求，重视复合型人才的培养，不仅要着力提高财务人员的专业业务素养、理论知识水平，还要提高他们对计算机知识的了解，掌握计算机系统的相关知识，改变目前这种“两张皮”的现象，即计算机专业人员开发财务软件，由于他们对于财会、审计的专业知识缺乏了解，只能被动的接受来自于财务专业人员的一些建议，而不能全面周到地开发出完全符合财务核算和管理要求的系统，而财务软件的使用者大部分都是会计专业人员，对于计算机的相关知识并不精通，不能够得心应手地操作计算机和使用软件。应多创造机会，改变财务人员的知识结构和不断更新其内涵，定期参加继续教育和培训，跟上高校会计电算化发展的形势，广泛学习各种先进的财务管理理念，拓宽视野，成为既了解国际专业理论发展形势又熟悉中国特色和国情的会计人员；同时，要培养其全面掌握计算机知识，多接触并努力学习掌握在财务方面应用广泛的，如数据库系统的计算机技术。应加强梯队建设，逐步建立老中青三代人员结构，使高校会计电算化工作能够持续稳定的发展。每周设立固定时间，集体加强会计电算化业务学习，展开讨论，互相帮助，不断增强每个财务人员的专业知识和计算机操作能力，不仅确保在遇到问题时，可以及时解决而不影响财务系统的高效运转，而且还能够自主地参加到电算化系统的研发和升级中去。还应大力加强财务人员的职业道德教育和引导，以德为先，保证会计信息质量，为实现我国高校会计电算化快速健康发展提供人才保障。

参考文献：

[1]荆 华.网络环境下会计信息系统内部控制研究[J].全国商情,2006,(4).

[2]张献英.试论网络经济的财务管理[J].财务与会计导刊,2005,(3).

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