管理必须简约化＊

□ 赵赛波

(湖南税务高等专科学校,湖南 长沙 410116)

管理必须简约化＊

□ 赵赛波

(湖南税务高等专科学校,湖南 长沙 410116)

将复杂问题简单化是管理者的重要任务。管理有被异化的趋势,原因是:管理者过于理想、过于教条、忽略常识和制造问题。管理必须简约化,做到:简化目标、简化机构、简化制度、简化关系、简化程序和简化方法。

管理;管理异化;简约化

一 简化是管理者最高明的艺术

管理是为了解决集体劳动的协作问题,在集体劳动的地方,管理是必需的。为什么集体劳动需要管理而个体劳动却不需要呢?很简单,集体劳动太复杂,而个体劳动很简单。好比搬运木头,一个人扛着走,很简单,想怎么扛就怎么扛。如果是两个人一起抬木头,这不那么简单了。两个人抬木头,需要喊口令来协调两人的行动,“喊口令”即为一种原始的管理模式。要是一些人抬木头,就更不简单了。想想看,这些毫不相干的人走到一起来形成一个集体,会产生多少问题啊,怎么办?靠管理者简化事物消除矛盾。集体劳动最重要的问题是秩序和效率,结构简化了就会有秩序,关系简化了就会有效率。所以使复杂的问题简单化是管理者最高明的艺术。

二 管理异化的原因

然而,不幸的是,管理有被异化的趋势,管理者把事情搞得越来越复杂了。今天说要关注大事,战略决定一切,明天又说要重视细节,因为细节决定成败;今天说制度重要,一切按制度办,明天又说要以人为本,要人性化管理。面对这一切,叫人眼花缭乱,无所适从。特别是我们打着科学管理的或别的什么管理的旗号,弄了太多的数学模型、太多的数量计算、太多的规章制度、太多的机构人员、太多的办事程序、太多的信息系统。管理不是简化关系,而是化简而繁。管理异化的原因是:

(一)过于理想

事情想得过分完美,要求过程精细化,结果理想化,于是挖空心思、绞尽脑汁,把事情搞得很复杂,费力不讨好。管理能那么精细吗?能想一台精密仪器一样分毫不差吗?不能,因为管理者面对的是一群难以对付的人和一个及其复杂的人事组织。管理能那么理想化吗?不能,因为管理工作是一项很难尽善尽美的事,总会留下遗憾。管理大师孔茨认为,管理的最优化其实是无法实现的,不求最优,只求满意。我们只能做到今天比昨天好,明天比今天好,永远作不到最好。要记住,优势是慢慢积累起来的,事情只能慢慢好起来,永远不可能一蹴而就,一步到位。

(二)过于教条

太过依赖管理学教科书的一些教义,不懂得具体情况具体分析,把一些事情弄得很复杂。管理是科学的,有它的科学规律,但管理也是艺术的,靠经验的总结。经验其实很重要,有一句话叫作读万卷书,行万里路,行万里路指的就是经验的积累,有了经验就很厉害了。现在有一种不好的说法,总是将科学与经验对立起来,谈到科学决策似乎就要否定经验决策,谈到科学管理似乎就要否定经验管理。其实科学与经验是统一的,科学其所以可行,一定有它科学的道理,经验其所以反映规律,一定是在经验的基础上总结出来的。

(三)忽略常识

我们喜欢贪大求洋,舍近求远,不讲常识,把问题弄复杂了。联合利华引进了一条香皂包装生产线,但发现有问题:有的盒子里没装入香皂。如何找出这些空盒呢?他们请来了一个学自动化的博士后,博士后花了几十万,成功解决了问题。每当生产线上有空香皂盒通过,就有探测器检测到,一只机械手把空皂盒推走。中国南方有家乡镇企业也买了同样的生产线,老板发现这个问题后大为发火,找了个小工来要他解决。小工很快想出了办法,他花了 90块钱买来一台大功率电风扇,放在生产线旁边猛吹,于是空皂盒都被吹走了。显然,这个小工比博士后干得漂亮。他们的区别是,小工没什么知识,但他懂得常识;而博士后掌握了很多的知识,但缺的就是常识。

(四)制造问题

我们常常为了解决管理的问题,却制造出了更多的问题。比方机构膨胀,这就是我们管理过程中制造出来的问题。组织成立之时,机构是精简的,但后来为了平衡关系,解决矛盾,结果设置了许多根本不需要的机构,安排了许多根本不需要的人员,造成机构雍肿,人浮于事,带来了更大的问题。比方形式主义。形式主义有什么用?一点用都没有,纯粹是没事找事。英国历史学家诺思科特·帕金森以他深邃的思想洞察出了其中的原因:“事情增加是为了填满完成工作所剩的多余时间”。无事生非,没事的时候会找出好多事来。还有一个过度管理的问题。我们有时对下级干预太多,甚至是不切实际的指手划脚,叫下属无所适从。我们搞精细化管理,本身没有错,但精细化应该有个度的问题,必须切合实际,如果脱离实际,搞些根本行不通的名堂,那就是瞎指挥。

三 管理简约化

基于管理有复杂化的倾向,现在管理界弥漫着一种简单管理的思潮。美国管理大师迈克尔.波特,通过系统的研究管理问题,写成一本书,叫做《管理就这么简单》。老子说:治大国如烹小鲜。老子讲究道法自然,无为而治。管理简约化,就是将复杂的事情简单化,通过简化事物,提高组织的有序性和有效性。管理者必须简化目标、简化机构、简化制度、简化关系、简化程序、简化方法。

(一)简化目标

管理者不要有太多的想法,目标太多就等于没有目标,要明确你的真正目标是什么。美国一家报纸曾举办过一次有奖征答活动,题目是:在一个充气不足的气球上,载着三位关系世界命运的科学家,分别是环保专家、能源专家和粮食专家,此刻气球即将坠毁,必须丢出去一个人以减轻载重,使其余的人得以存活,请问丢下哪一位科学家?这实在是一个难以选择的问题,因为牺牲哪个对人类都是一个巨大损失。但最后答案揭晓了,巨奖得主是个小男孩,他的答案极其简单:将最胖的那位科学家丢出去。男孩其所以能解决这个为难的问题,就在于他明白什么是真正的目标。

(二)简化机构

机构雍肿,人浮于事,不仅降低了管理的效率,而且增加管理的复杂程度。

(三)简化制度

制度越是繁琐,执行的效果就越不好。湖南有家造纸企业,因经营无方,多年亏损。新老总上任后,发现职工作风散漫,该干什么,不该干什么,没个标准。真没标准吗?办公室主任告诉老总,企业不但订有规章制度,而且非常详细。说着,抱出一堆管理条例。老总一看,好家伙,厚厚五大本,足有几斤重!于是,老总亲自主持制定了两项管理制度,一项叫做“四无”,一项叫做“五不走”。“四无”即车间必须做到:无垃圾、无杂物、无闲坐闲聊人员、无乱放成品半成品;“五不走”即工人下班必须做到:设备不擦净不走、材料不放整齐不走、工具不清点好不走、记录不填好不走、现场不清扫不走。两项制度,一共九条,简单清楚,人人明白。自此以后,工厂管理大有起色,人人都夸老总“英明”。

(四)简化关系

在组织中,人们之间的关系只有工作关系,没有私人关系。在办室里,没有朋友、没有哥们、更不能有办公室的罗曼史,有的只能是同事关系。如果只有工作关系,考虑问题就比较单纯,如果参杂了私人关系感情因素,管理者要在情感与工作之间求平衡,管理能不复杂吗?

(五)简化程序

办事程序过于繁琐,办一件事要经过很多部门很多关卡,以为把关的人多了,事情总会可靠些,真的有那么可靠吗?要知道,一件事情经办的人越多,责任就越分散,责任心就越差。办事程序越繁琐,增加的是办事的难度,降低的是办事的责任心。所以,在设计每一个办事环节的时候,一定要想一想,这样合适吗?有必要吗?

(六)简化方法

管理者要提高自己的管理艺术,善于摸索简捷的管理办法来减少管理工作量。

C93-02

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1008-4614-(2010)04-0054-02

2010-07-28

赵赛波(1962-),男,湖南益阳人,湖南税务高等专科学校教授。