基于知识管理的图书馆新型知识团队构建研究

赵伟娜

广东机电职业技术学院图书馆

〔广东省广州市 510515〕

1999年11月美国情报学会(ASIS)年会(注:其已2000年更名为“美国情报科学和技术学会”ASIS&T)的召开和知识管理特殊兴趣小组special interest groups(SIG-KM)委员会的设立拉开了知识管理进入图书情报领域的序幕[1][2],随后一系列关于图书馆知识管理的文献见诸各大期刊,掀起一股知识管理如何成功嫁接到图书馆的高潮。

对于一个知识经济条件下运作的图书馆,人才已成为非常稀缺的资源。在任何一个机构中,知识都依附于人而存在。没有人,就没有创意,也就没有创新。正是他们将内隐知识转化、注入到各流程和系统后,才形成了知识。而作为信息交流中心的图书馆,如何让自己成为知识驱动型的组织,什么样的人才能成为这个组织中的一员,如何构建这样的团队,本文将就此展开讨论。

一、图书馆新型知识团队在知识管理环境下的职责

(一)新型知识团队现阶段的职责

熟悉并能熟练地应用分类、编目、索引等专业技能;能为读者提供指导、帮助和咨询等一般性服务,也懂得人际关系的协调、读者服务的管理、计算机基础技术等;组织“读书日”、“服务月”等活动,让更多的读者有机会接触他们所需要的资源并加以利用图书馆资源;开设图书情报相关专业课程,编撰综述性文献、参考书、报告等。

(二)新型知识团队未来的职责

随着信息环境的复杂化,图书馆员工将承担起越来越多的责任。他们要和外部机构合作,以期能更有效地将知识转化为生产力;他们要把知识传递给所需之人,以达到资源的合理利用和节省时间;他们需要开发并维护网站,还需要同计算机、软件供应商等保持合作;他们的头脑中既要有成本控制的概念,又能有效解决服务质量的问题。

他们要建立长久持续的信息质量评价和过滤体系,以保证信息质量。他们需要重新构建所得信息,期望以更快的速度、更高的质量传递读者所需知识;他们需要创建一个利于知识共享和知识利用的环境;作为知识工作者,他们需要和专家学者合作来进行研究项目。搜索引擎为信息的搜索带来了快捷,但想找到有价值的信息就需要花费大量的时间。这时,图书馆员工就要承担起数据挖掘和信息过滤工作,把有价值的信息进行适当的编目,以“知识块”形式提供给读者,并在此过程中,不断积累“知识块”,最后形成“知识树”[3]。

他们需要革新图书馆的服务,提供便捷的、高质量的服务。他们要放眼世界,把自己融入到全球信息网络中。他们是信息传播的先导,知识数字化的提倡者,开放存取的拥护者。图书馆员工虽是知识的传播者,但其传播是有一定条件限制的。其必须遵守知识产权、著作权、商标权、专利权等。

知识驱动型图书馆需要员工能适时地调整自己以应付各种场合及变化。知识型图书馆员工在解决读者提出的问题时,会针对读者的个性化情况,给出不同的药方。读者可以从中选择最适合自己口味的方法。

(三)新型知识团队员工在图书馆中担任的角色

知识工程师:隐形知识的显性化,显性知识的条理化,以期让更多的知识更易为读者所获。知识编辑者:编辑知识,以确保其的准确性和正确性。知识分析者:架起了读者和知识联系的桥梁。知识导航者:读者的人工智能百度,其告诉读者知识的所在。知识守护者:评估组织外部知识,选择性地吸收外部知识,并将其传递给组织内成员。知识经纪人:组织内外的联系者。知识资产经理:对知识资产如专利、商标等的识别、评估和管理[4]。

二、图书馆新型知识团队中的员工应具备的素质

图书馆新型知识团队不同于以往的图书馆员工,他们在知识管理环境下角色的转变已注定其必须有其独特的特点或素质来支撑整个组织的良性发展。那么,新型知识团队中的成员应该有哪些素质呢?

(一)专业技能——支柱

专业技能包括图书情报专业的一般理论、专门理论、相关理论和研究方法;信息管理、搜集、组织和检索,信息用户与信息服务,信息法律、政策和伦理,信息素养与教育等方面的基本技能。这是成为图书馆新型知识团队一员的基本要求。专业技能的高低,可以考察出一个人基础知识的薄弱,以及自学能力的高低。因此,知识团队成员必须要有较高的专业水准,能快速了解读者意图,并利用所掌握的专业知识,为读者提供有效的信息。

(二)沟通表达能力——知识创造和共享的核心

随着网络、通信技术的发展,图书馆一些员工侥幸地认为:“我可以在虚拟世界里畅游而无需再和读者沟通了。”[5]事实上,此种情况并没有出现,因为“特别是在知识管理的环境下,是信息沟通促成了信息时代的到来”[5]。一项对招聘知识管理人员的广告所做的调查指出,招聘主管认为优秀的沟通能力(51.9%)是知识管理人员所首要具备的,其次是写作能力和项目管理能力[6]。

(三)管理技能——手段

新型知识团队成员不仅要懂得人力资源管理、财务管理、运作管理、战略管理、组织变化管理、项目管理等这些理论知识,更要在工作中把理论应用于实践。具备这些管理技能的最终目标是信息服务管理技能,即帮助知识服务型员工更专业地为读者服务。

(四)团队技能——关键

具有良好的团队精神是知识管理从业人员所应具备的另一重要素质。在日益全球化的今天,能与其他人和谐相处,无疑成为了一个人最重要的素质之一。领导看重的是易于融入团队之中的员工,更欣赏那些能和其他人相处融洽,知道怎么和其他人合作的员工。知识管理工作是一项复杂的任务,它需要不同行业人员的协同工作,因此就需要这些人有能力并乐意在集体中工作,并为了集体的最高目标而合作。

(五)IT技术——保障

互联网可以推动知识创造、传递和共享所必需的各种关键行为。知识管理不仅仅是对技术的应用,它更倾向于把技术作为一个推动力,来推动知识创造、传递和共享所必需的各种关键行为。因此,知识管理从业人员不需要有专业、精深的计算机技术,他们只需对IT技术有一个基本的了解,而这些知识足以协助让其达到预定的目标。

三、图书馆如何构建新型知识团队

(一)有效领导力

领导是一个影响个人并引导他人接近预期目标的过程[7]。领导是管理中最难的一个领域,它既是一门艺术,又是一门科学。哈佛大学的斯特林教授认为,那些相信自己有能力培养并激励员工提高绩效水平的领导者通常会充满信心地对待员工。这些领导者能够对人施加积极的影响,并能获得更有利的回报。领导才能是一个整体概念,其重点必须放在一系列属性上,包括价值观、可信度、权力、正直度、纵观全局的能力和激励员工的能力。如果领导者和员工拥有共同价值观,并且发自内心地认同这些价值观,那么他们之间就会建立起强有力的纽带。在此情况下,员工会很自然地与领导者沟通,以传递自己的知识。

通用电器的前任首席执行官杰克◦韦尔奇说过:“好的企业领导者创造梦想,描绘梦想,热情的拥抱梦想,坚定地实现梦想。最重要地是,好的领导者都是开放的。他们在企业内部四处与人接触,不固守现行模式,不拘礼节、坦诚相待。通过与人的接触,赢得了员工的忠诚。”[8]领导者应具备的风格:行事如教练;公开信息、鼓励知识创新;提供资源、承担责任;参加学习型组织;许可并奖励员工的成绩;促进个人和团队的发展;说明愿景并且让员工参与制定战略;听取各种可能性。

(二)建立行之有效的员工招聘和挽留政策

明确招聘目标,严格按照新型知识团队成员所应具备的五大素质要求来进行选拔;严控招聘面试过程,为了避免因领导偏好而进同类型的工作人员,应聘人员不仅要通过人力资源部门和图书馆领导的面试,更要通过未来同事的面试[9]。持续更新员工招聘手册,通过对劳动市场和本馆实际情况的分析,制定出图书馆详尽的招聘手册,此手册可对员工选拔流程进行严格有效地指导。完成招聘后,就应该想好挽留员工的策略。人员流失意味着知识流失。不论员工的愿望多么强烈,你都不可能把他们所有的内隐知识转化为显性知识。因此,尽可能地挽留员工不失为一条良策。图书馆在录用员工之后实施引导新员工适应工作,至少每年进行一次员工满意度调查、开展员工积极性分析等。

(三)建立促进协同合作的组织文化

协同合作的组织文化是指在这种文化(宽容、平等、信任、协同工作、开诚布公、认同、多样性)中员工愿意共享信息,互相帮助。文化是图书馆的无形资产,文化赋予并增强了图书馆的能力。如果没有灵活的协作性组织文化,图书馆将无法更好地应对读者需求的不断变化。组织文化为经营决策的制定和落实提供了环境,它可以表达为“我们的行事方式”。对于知识驱动型图书馆而言,最重要的是灵活地应对读者需求。而协同合作的组织文化可以促进这种灵活性。建立此种组织文化的措施:领导者需采用超越制度的管理模式,就是用图书馆文化的方式来管理员工、激发员工的潜能,让员工觉得工作是一种享受、一种快乐;通过明显的标识推进图书馆内的平等文化,如公开图书馆计划,透明人员的在岗在位情况等,以及每周的全馆会议。

(四)建立员工知识

一是理解员工。每个员工的工作经历和愿望包括以下三个方面:现在从事的工作——现在的任务和职责,此工作中具体的挑战和收获;能够从事的工作——超越现在的任务和职责,此人可以利用其经验或经过培训从事的额外事情;希望从事的工作——假如有机会获得新的或额外的技能,他想要从事的工作。图书馆领导应从开始就搜集这些方面的信息,在归档记录的同时不断更新,因为这些是员工最有价值的信息。图书馆可以利用这些信息(通过知识创造)来壮大图书馆的实力,从而来提高图书馆本身的名誉和服务质量。

二是认可并衡量员工的成果。图书馆必须让员工主动制定自己的绩效目标,因为他们自己最清楚各项工作都需要什么,这是至关重要的,这是对员工进行激励的一个重要方面。它会让你赢得员工的信赖,使知识在图书馆知识团队成员之间顺利传递。然而,绩效评估的传统做法迫使我们不但要做出这样的评判并确保员工遵照评判意见行事,而且还必须与我们所评判的人就此展开沟通,无疑,我们对此很抵触。

四、结束语

未来,图书馆的组织形式不会是建立在一个模式上,会因各个馆的需要和各自的组织文化不同而有不同的模式。但是,无论哪一种形式,“知识、团队”会是未来图书馆组织形式的核心因素。而图书馆新型知识团队的建立和普及还有很长一段路要走,这需要社会各界的支持和图书情报领域工作人员的长期奋斗。

[1]美国信息科学技术学会.Know ledge Management[EB/OL].[2009-07-16].http://www.asis.org/SIG/km.h tm l.

[2]美国信息科学技术学会.Special Interest Group:Know ledge Management[EB/OL].[2009-07-16].http://www.asis.org/SIG/sigkm/resources.h tm l.

[3]Afsaneh Hazeri,Maryam Sarrafzadeh and Bill Martin.Reflections of Information Professionals on Know ledge Management Competencies in LIS Curricu lum[J].Journa l o f Education for Library and Information Science,2007,48(3):98～105.

[4]I.V.Malhan and Shivarama Rao.From Library Management to Know ledge Managem ent:A Concep tual Change[J].Journal o f Information and Know ledge M anagement,2005,4(4):269～277.

[5](英)彭特◦赛德马兰卡,著.智慧型组织[M].佟博,黄如金,译.北京:经济管理出版社,2004:57～60.

[6](美)汤姆◦奈特,(英)特雷弗◦豪斯,著.知识管理:有效实施的蓝图[M].蔺雷,李素真,译.北京:清华出版社,2004:123～125.

[7]原辉.知识管理视野下图书馆创新团队建设[J].晋图学刊,2009,(2):5～7.

[8]Lee,Hwa-W ei1.Know ledge M anagement and the Ro le of Libraries[J].Chinese Librarianship,2005,19(6):67～80.

[9]张石,唐骏.可复制的成功[M].北京:中央编译出版社,2008:97.