公共图书馆音像资料的管理和服务探讨

深圳图书馆外文暨数字资源采编部〔广东省深圳市 518036〕 胡大琴

音像资料指以磁性材料、光学材料等为记录载体,利用专门的机械装置记录与显示声音和图像的文献,包括录音资料和影像资料,具有生动形象、使用方便、传播迅速、易于存储和共享等特点。随着多媒体技术和计算机网络技术的发展,音像资料的优势更加突出,在图书馆资源建设中也扮演着越来越重要的角色。但是,相对于传统的纸本资源而言,音像资料的加工、管理和服务等方面还不够规范,存在很多问题。本文结合深圳图书馆的工作实践,探讨音像资料的工作流程,分析目前存在的问题,研究规范合理的工作方法,从而更好地为读者服务。

一、音像资料的工作流程

音像资料的加工流程主要包括四个部分：采访、加工编目、流通服务或保存及日常维护,如“图 1”所示。其中加工编目又分验收、加工、编目、典藏和审校。

图1 音像资料的加工流程

(一)音像资料的采访原则

音像资料的选购：一方面要符合本馆的服务理念、资源建设的总体原则和特色;另一方面又要根据音像资料本身载体的特色,制定相应的采购原则。诸如：(1)总体原则。坚持“统筹全局、保证重点”,“用为主、藏为辅”;保障资料的学科结构的合理性和完整性。(2)控制采购质量。从正规出版渠道获取资料,杜绝盗版及有害文献入馆。认真进行市场调研,结合供应商提供的最新资料发行信息和读者需求调查,进行资料审查和查重后,确定音像资料的采购内容和数量。 (3)建立音像资料特色资源库,根据读者需求,建立特色专栏,如深圳图书馆开展了学习、艺术等专栏。 (4)根据音像资料市场的发展,逐步用更高级别的载体类型替代低级别的载体类型,如用VCD替代 CD、用 DVD替代 VCD。

(二)音像资料的编目与加工

编目是音像资料加工的重点和难点,因为目前全国没有统一标准,主要参照《国际标准书目著录》(ISBD)和中国文献著录标准(GB3792系列)。各个图书馆根据自身实际情况,编目工作各有不同。如有的图书馆将音像资料归入电子资源,认为目前的音像资料以光盘为主,可以视为电子资源进行处理。而深圳图书馆则将音像资料看作非书资源,根据《中国文献编目规则》,按录音资料和录像资源的著录法进行编目。此外,对于著录格式,有些图书馆尝试使用DC编目,而大部分图书馆使用的仍是 MARC,由于未达成统一共识,给书目资源的共享带来很大难度。在具体编目字段上,各个图书馆也有所不同,主要体现在编码数据字段、载体形态项和附注项上。而音像资料信息源本身的冲突、缺失等不规范性,进一步导致了编目数据的千差万别。

音像资源由于其载体的特殊性,加工也存在一定难度。适用于图书的条码、磁条等,因为会影响光碟的播放,而无法应用于音像资料。为了解决这个难题,2006年,深圳图书馆开始使用特制的 RFID标签和条码。这种 RFID标签呈圆环形,内径与碟片孔的大小一致,可实现防盗功能;条码超薄,具强粘性。经验证明,两者都不会影响音像资料的播放。基于这种特殊的 RFID标签和条码,深圳图书馆实现了音像资料的财产管理和自助借还。

(三)音像资料的服务

1.全开架外借服务。得力于特制的 RFID标签和条码,以及相关系统,2006年,深圳图书馆对音像资料实现了全开架外借服务。为了便于读者查找,音像资料的排架采用色标分类法,并结合字顺排架和分类排架法等进行音像资料排架。首先将音像资料分为电影类、电视剧类和百科类,分别采用黄色、红色和蓝色的书标。然后对读者检索习惯进行研究,发现读者在查找电影和电视剧时,选择题名途径的居多,因此这两类资源按题名字顺进行排架;而读者查找百科时,由于其品种繁多,按分类途径查找的居多,因此百科类仍按分类号进行排架。经过实践的证实,这种排架方法非常适合音像资料,既方便了读者,也减轻了工作人员的排架负担。

2.VOD视频点播。VOD,即 Video On Dem and,顾名思义,就是在线点播自己喜欢的视听文献,是近几年来国际上出现的一种视频应用业务。为了给读者提供更加便捷的服务,很多图书馆开展了VOD视频点播服务,即对本馆音像资料进行数字转化,建立 VOD数据库,在图书馆网页上供读者查询、点播。因为版权的限制,多数图书馆的做法仅在本馆的局域网内服务,而且是单机阅览。除自建的VOD资源外,还可以购买网络版的音像资料数据库,该类数据库为公播版,可以在网络上传播。深圳图书馆购买的这种数据库包括《全国教育数字音像资源总库》和《网上报告厅》,既可在馆内使用,也可在馆外访问,从而实现了不限时、不限地的读者服务。

(四)音像资料的保存和日常维护

1.音像资料的保存。音像资料库房建设应满足国家标准,温度和湿度要达到所需要求。随着其种类和数量的迅速增加,库房拥挤现象日益突出。为了充分利用空间,可以去除音像资料包装,将光盘统一放入光盘柜中,按其条码进行排序,并在光盘柜上进行标记。一则可以节省大量空间,二则便于保存和查找。但是,库房空间毕竟是有限的,且音像资料多次使用后容易损坏;因此,进行数字化备份是最佳途径。深圳图书馆音像资料的保障本,都进行了数字化备份,保存在音像资料数据库中。

2.日常维护。音像资料的日常维护包括音像资料包装维护、架位维护、调查统计读者需求、系统维护、设备维护等。包装维护即更换破损的包装。架位维护包括上架、下架、剔旧等。对于读者反映不能播放的音像资料须及时进行剔旧处理,如果仍有广泛需求,可进行重复采购。为了及时了解读者需求,可以提供读者意见薄,如果读者推荐的音像资料符合采购原则,尽可能予以采购,并及时反馈给读者。此外,先进的音像设备和管理系统是开展工作的基础和保障,音像服务的每一个工作环节都与音像设备和计算机系统密不可分,日常的维护维修就显得尤为重要。

二、资源建设中存在的问题

(一)音像资料的编目仍为原始编目

2000年,深圳图书馆牵头,创建了“地方版文献联合采编协作网”(CRLNet),实现了书目资源的共建共享,从而大大提高了工作效率。但是,这里的联合编目指的是图书,不包括音像资料。目前,音像资料的编目全部是原编,从而限制了其发展。

(二 )版权问题

我国新的著作权法颁布后,图书馆在开展音像服务方面就很注意版权问题了。如许多图书馆建立了VOD数据库,虽然多数是在本馆的局域网内服务,而且是单机阅览,但其合法性仍然存在很大争议。如何获得版权授权,仍然是一项难题。

(三)百科类音像资料利用率不高

经过读者调查发现,公共图书馆存在一个普遍现象,即电影、电视剧的利用率高,经常损坏,而百科类音像资料则很少有人问津。由于百科类音像资料多数价格昂贵、利用率低,因而造成资源较大地浪费。

三、解决问题的对策

(一)实现音像资料的联合编目

要提高音像资料的编目效率,适应资源数量的不断增长,实现音像资料的联合编目是大势所趋。但是,前提是要统一音像资料的编目规则。目前,以深圳图书馆为首的CRLNet成员馆,正在努力出台一个符合国际、国家相关标准,且简明实用,能满足大多数图书馆需求的编目规则。联合编目的实现,不仅能大幅度提高工作效率、适应资源的快速增长,而且能促进信息资源的共享。

(二)在不侵权的基础上拓展读者服务

为了减少版权的限制,一方面可以从法律的途径扩展图书馆的权力,另一方面可以对相关法律进行研究,在避免侵权的基础上,拓展读者服务。建议图书馆成立知识产权小组,对涉及著作权的工作项目进行研究,并和著作权法的学者一起进行探讨,共同拟定可行的规范。在不侵权的基础上,可开展的服务有：在联合目录的基础上实现资源统一检索、通借通还、联合采购和共同保障等;还可购买已经授权的网络版音像数据库,不仅能提供馆外服务,也便于实现资源共享。

(三)提高音像资料的质量和利用率

为了进一步提高音像资料的使用率,尤其是百科类的使用率,需要进一步提高其质量。首先,可以制定采购原则,对采购人员进行培训,对音像资料本身进行深入调研,从而在采购环节进行控制。另外,可以定期对读者需求进行调查分析,从而指导采购和下架。找出使用率高的几类音像资料,对其进行补充和进一步完善,并适当增加复本量,对于使用率持续较高的音像资料还可考虑建立专题架位,作为特色资源重点建设。再有,对于使用率最低的几种音像资料,可以考虑下架,并控制其采购数量。

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