穿黄北区工程档案资料管理工作探析

王志顺，孔 凯，徐丹婷

（1.南水北调东线穿黄工程北区建管局，山东聊城 252000；2.海河水利委员会漳河上游管理局，河北邯郸 056006；3.水利部海河水利委员会，天津 300170）

1 前言

工程档案管理是穿黄北区工程建设工作的重要组成部分。自开工之日起，南水北调东线第一期工程穿黄工程北区建设管理局 （以下简称穿黄北区建管局）档案管理部门组织指导施工、监理等参建单位档案管理人员认真登记、收集、整理和归档工程建设中形成的各种文档材料。在整理好实物档案的同时，建立健全电子档案；经常性地组织人员对监理、施工单位的档案工作情况进行检查并及时进行反馈。为加强领导、明确工作职责，穿黄北区建管局组织各参建单位成立了南水北调东线第一期工程穿黄工程北区工程档案工作领导小组，并印发了《南水北调东线第一期工程穿黄北区建管局岗位职责》、《南水北调东线第一期工程穿黄河工程北区工程档案管理规定》，以规范工程档案管理工作，使得档案管理工作能够充分满足工程建设需要。为提高整个工程档案管理水平，多次组织各参建单位档案管理人员学习档案日常管理和档案验收的相关制度。随着工程质量管理的不断规范，档案管理工作的质量也有了较大提高，但是仍存在着整理速度慢、内容不全、不规范、质量不高等问题。笔者就工程档案管理工作的重要性、存在的问题以及应该采取的对策，谈一下自己的认识。

2 穿黄北区工程档案管理工作的重要性

工程档案是进行工程质量评定、竣工验收的重要依据。穿黄北区工程绝大多数为隐蔽工程，工程档案对工程质量起着监督和检验作用，其重要性就更加明显。尤其工程竣工验收阶段，不可能对隐蔽工程全部进行现场勘验，只能充分依靠工程档案进行验收。同时，工程档案对穿黄北区工程建成后的运行、维护、管理也有重要的参考价值，工程档案质量的高低对工程的质量和运行使用有着直接和深远的影响。因此，应努力解决档案管理中存在的问题，开拓思路，创新选择行之有效的措施，管理好、利用好穿黄北区工程档案，以更好地为穿黄北区工程建设以及其他水利事业的发展服务。

3 穿黄北区工程档案管理中存在的问题

3.1 档案管理工作相对滞后，档案资料不够齐全

目前工程建设中，档案管理工作普遍存在滞后性。具体而言，就是工程前期对档案管理工作重视不够、投入精力不足，所以往往到了工程建设中后期才开始收集整理各种资料，有的甚至临近工程结束时才突击准备各种验收资料，从而造成档案资料缺失严重、复印件较多或者整理不够规范等现象，进而可能会影响整个工程的竣工验收。穿黄北区工程档案由于工程建设采用的是委托建设管理模式等因素影响，很多前期资料在上一级单位保管，因此得不到原件，只能收集、整理复印件。同时，由于建设初期对档案管理工作投入的人力、精力不足以及档案管理人员对穿黄北区工程档案需要一个认知、熟悉的过程，也造成了前期和建设中资料收集不够完整、不够规范等现象。

3.2 档案管理体制和制度不健全

穿黄北区工程虽然成立了专门档案工作领导小组，制定了档案管理制度，明确了档案工作分管领导和档案员的岗位职责。但是，在整个工程档案管理工作体制上还不够顺畅、制度还不够健全，主要体现在参建单位对制定的档案管理相关制度的学习、贯彻不够。虽然穿黄北区建管局经常性地组织人员对施工、监理的档案工作进行检查，但是对发现的问题只能进行简单的反馈，并没有健全相应的整改和奖惩等保障制度。另外，对电子档案的收集整理尚没有统一的规范。

3.3 具有综合素质的档案管理人才缺乏

穿黄北区工程各参建单位尤其是施工单位没有专业的工程档案管理人员，大多是刚毕业的学生或临时抽调的人员，工程档案管理水平和经验相对不足，没有经过专业培训或身兼数职精力有限。在工程建设中，这些人员或者缺乏档案专业知识，或者缺乏水利工程相关知识，对水利工程档案比较陌生，对档案管理相关法律法规和制度也不熟悉，造成归档不齐全、案卷质量差、不规范等很多问题，影响着归档质量。

3.4 委托建设管理模式下档案管理工作经验不足，验收、移交等流程缺少统一的规范

穿黄北区工程采用的是委托建设管理模式，穿黄北区建管局作为这种模式下特殊的建设管理单位在工程的档案验收和移交中将起到怎样具体的作用以及穿黄北区工程与穿黄南区工程的档案应该进行怎样的合并、整理和归类等问题，都需要进一步探索或者由主管部门制定明确的规范加以统一。

4 委托管理模式下做好穿黄北区工程档案管理的措施

4.1 领导重视是管理好、利用好档案的关键

穿黄北区工程档案管理是工程建设的重要组成部分，是一项非常重要的工作，关系到工程的顺利建设、质量评定、竣工验收以及工程的运行、维护等各方面。因此，应该进一步加强领导的重视和关注，细化分管档案工作领导和档案员的具体工作职责，加大对档案管理工作的资金投入和人员配备，使档案管理工作在制度上、设备上、人员配备上都能得到有力的支持和保证。

4.2 转变观念，实现档案的同步管理

目前工程档案管理普遍存在资料收集滞后等现象，这对完善、规范工程档案极为不利，极易造成工程档案的缺失。因此，必须实施工程档案的同步管理，即在工程建设的每一个阶段都去认真、完整地收集该阶段应该收集的所有资料，并及时地进行分类、整理。

穿黄北区工程作为国家重点工程，建设程序比较复杂，从项目申报到工程竣工验收将经历较多阶段。所以，工程形成的文件材料涉及立项、审批、财政、建管、设计、施工和监理等较多单位，经历时间也较长，稍有疏忽错过了收集资料的最好时期就可能遗漏。为了保证工程档案收集齐全，穿黄北区建管局要求各部门、各参建单位档案管理人员改变过去等人将档案送上门的做法，变为在了解水利工程建设程序和阶段的基础上及时掌握工程进展情况，熟悉每一阶段中需要收集的档案种类和数量，主动去相应的部门和单位去收集，使得档案的收集整理与工程建设的各个阶段保持同步。对因特殊情况不能及时收集的资料，应该不断催收，尽力避免档案原始材料的散失，保证工程档案的原始性、连续性、完整性、规范性。

以穿黄北区建管局为例，档案管理员定期去各部门、各参建单位收集该阶段所需要的工程档案资料，并及时整理、归类；穿黄北区建管局办公室在每次会议、活动结束时，认真收集形成的报告、总结、纪要、图片、音像等材料，并及时送交档案管理员归档；施工质量部门在每个单元工程评定期间都认真做好工程质量评定资料的收集、整理工作，不积压，不拖拉，及时上交；计划合同部门在制定每一项施工计划或者合同等文件时，第一时间将一定份数的计划、合同送交档案管理部门存档，避免档案资料的丢失、缺损。

4.3 建立健全档案管理制度，理顺档案管理体制

档案制度是工程档案管理工作的保障，应进一步建立健全档案管理的相关制度。

目前，穿黄北区建管局定期组织各参建单位档案工作分管领导和档案员对穿黄北区工程的档案工作情况进行检查，制订了详细的检查细则，并对检查中发现的问题进行了反馈，但是由于缺乏相应的整改制度和奖惩制度，使得整改不得力或者不及时，因此需进一步完善档案管理问题整改制度和档案工作奖惩制度。为提高档案管理人员的业务水平，应制定档案员学习、培训制度，要求档案管理员必须持证上岗。针对电子档案管理尚不规范的现状，应制定穿黄北区工程电子档案管理和验收规范。为方便工程档案的借阅、利用，应制定档案借阅和保密制度。在完善制度的同时，规范档案的流转，理顺档案管理体制也尤为重要。

4.4 提高档案管理人员的综合素质和业务能力

从事水利工程档案管理工作的人员，其综合素质和业务技能往往要比其他单位的档案人员更全面。他们不仅要懂一般文书知识，还要懂水利工程知识，更要懂档案管理有关知识。

为提高穿黄北区工程档案整理规范化的程度，应对各参建单位档案管理人员进行大量培训，学习水利工程建设和档案管理知识；指明工程建设各阶段会形成哪些文件材料，哪些材料具有保存价值；讲解规范整理收集来的纸质资料和电子资料；明确档案的归档范围和保管期限。同时，对文件的书写要求、收发文的处理和档案借阅、使用、保密等知识作出详细的说明。

各参建单位档案员要主动创新观念，加强学习，充分利用工作机会和业余时间拓宽知识面。不但要学习档案理论，更要精通档案业务，争取使自己成长为懂水利工程、懂文书、懂档案的综合人才，不断提高自身的综合素质，切实担负起穿黄北区工程档案管理工作的重要职责。