《国家级公益林管理系统（县级版）》小班数据快速录入方法探析

王智慧，张士朋

（1.丰宁县千松坝林场，河北 丰宁 068350；2.丰宁满族自治县林业局，河北 丰宁 068350）

《国家级公益林管理系统（县级版）》小班数据快速录入方法探析

王智慧1，张士朋2

（1.丰宁县千松坝林场，河北 丰宁 068350；2.丰宁满族自治县林业局，河北 丰宁 068350）

该文以office办公软件中的excel和access为基础，深入研究国家级公益林管理系统的数据库文件，了解其数据库结构和代码组成，将小班数据在excel中处理成数据库文件需要的数据，然后将其导入access，实现小班数据的批量录入，大大提高了工作效率和录入数据的准确性。

公益林；管理系统；小班数据；快速录入；方法探析

为了规范国家公益林管理，国家林业局组织相关单位开发了《国家级公益林管理系统（县级版）》软件。针对该软件的应用，不少单位都觉得小班数据的录入方法简单但工作量大，而且不能保证录入的数据与小班数据的一致性。针对这个问题，开展了对数据库文件的研究。

1 国家级公益林管理系统（县级版）

1.1 数据库

数据库类型为Access数据库，文件扩展名为.mdb，可以使用Microsoft Office Access应用程序打开。数据库文件名为gyl2009.mdb，位于安装目录的data目录下。

1.2 数据表文件

如果已安装Microsoft Office Access应用程序，那么双击gyl2009.mdb数据库文件，该数据库即可打开，立即显示该数据库中的所有表。其中GYLXBMX表为公益林小班明细表，STQW表为生态区位代码表，TS_CODEDICTIONARY表为代码字典，TS_DATADICTIONARY表为数据字典，TS_DISTRICT表为县以下单位数据代码表，TS_DISTRICT_CHINA表为县以上中国行政区划代码表。

2 数据表文件导出

运行Microsoft Office Access应用程序，打开gyl2009.mdb数据库文件，选择表，执行“文件”菜单下“导出…”命令，弹出“将表导出为…”对话框，在“文件名”标签右侧的文本框中输入文件名，在“保存类型”标签右侧的列表框中选择“Microsoft excel 97-2003（*.xls）”列表项，按“全部导出”按钮即可将表转化为Excel表。

3 数据处理

3.1 运用Excel应用程序对小班数据进行代码替换

根据国家级公益林明细表所列的各项，补充修正必填数据，核实小班明细数据，确保数据准确无误。移动列：首先应选择列，按“剪切”按钮，然后选择合适的列，单击右键，在快捷菜单中选择“插入已剪切单元格”菜单项，该列就移动到选择的列前。将各列按国家级公益林明细表的顺序作调整，没有数据的字段保持空值，且该列不能删除。

3.1.1 乡村代码替换 首先编制乡村单位代码表，字段包括乡名，乡代码，村名，村代码，最好是使用从公益林小班表制作的数据透视表中的乡村列表的乡名和村名，这样能保证数据的一致性。其次村名最好没有重名，如果有重名先改村名（可以在其后加A或B，在公益林小班表和单位代码表中都要修改。），待代码转换完成后再将单位代码表中的村名改回来。

将乡村单位代码表复制到公益林小班明细表工作薄内的其他工作表中，使用vlookup（）函数可以将乡村名称为匹配列，在临时列中引用乡村代码列后，将临时列中的值复制，选择性粘贴数值到乡村列中即可完成。

3.1.2 其他数据项代码的替换 先选择列，再使用查找替换命令即可将字符替换成代码。或使用自动筛选命令，按条件选择数据后，先更改第1行数据，然后使用填充柄进行填充。

3.2 规范单位数据更新

根据系统要求，数值型字段平均树高以“米”为单位，平均胸径以“厘米”为单位，郁闭度和植被盖度以两位小数显示，小班面积以“亩”为单位，每亩蓄积以“立方米”为单位。坡度单位为“度”，海拔单位为“米”，区位描述单位为“平方公里”。

根据规范的单位和现使用单位的换算关系，在临时列中插入函数，按换算关系编辑公式，使临时列中的数值为规范单位后的数值，并用复制填充柄填充整列数据，填充后将自动进行计算，将临时列中的数值复制，选择性粘贴数值到原数据列即可完成更新。

在临时列中插入公式，使用right（）函数对林班号进行分类，一类的最后一位是字母，另一类的最后一位是数字。根据第1临时列筛选结果，在第2个临时列中插入公式，分别编辑公式len（）-1和len（）函数求算林班号数字的位数，接下来按第2个临时列值的不同，在第3个临时列中使用concatenate（）函数在林班号前补上“0”，使林班号的数字位数为3位。最后将第3列中的文本选择性粘贴数值到原数据列即可完成更新。

3.3 小班记录的重复性检查

首先建立一个主键字段，一般取名为id，使用concatenate（）函数将村代码、林班号和小班号合并成一个字符串填充到id字段的单元格中，使用填充柄填充整列，然后按id列排序，在数据列之后的临时列中插入exact（）函数，比较上下记录id值是否完全相同，如果显示为true，说明有重复记录，如果显示为false，则说明没有重复记录。

3.4 操作注意事项

在代码替换之前，应保留公益林小班数据的副本，避免因误操作而造成不必要的麻烦。在代码替换时，必须本着细心、严谨的态度，确保操作方法正确。

在更新数值型数据时，必须准确判断数值的前后单位及其换算关系，掌握正确的更新方法。

文本型数字数据在输入时必须在数值前加“’”，显示在单元格的左上角有一绿色小三角，表示为以文本方式存储的数字。

将临时列删除。

3.5 单位数据格式化

打开安装目录data目录下的“单位数据文件（有代码）”工作薄，打开乡村单位代码表，将乡代码列删除后，选择数据，将数据复制到单位数据文件（有代码）工作薄的ts_district工作表中，保存工作表后退出excel应用程序。

4 数据表文件的导入

4.1 公益林小班明细表的导入

公益林小班明细表在导入之前应进行检查，保证没有重复记录，表的字段顺序和导出时的顺序一致，以文本方式存储的数字格式正确，临时列已经删除，保存公益林小班明细表后关闭表。

运行Microsoft Office Access应用程序，打开data目录下的数据库文件gyl2009.mdb，执行“文件”菜单下的“获取外部数据”菜单项“导入”级联菜单，弹出导入对话框，选择Microsoft excel（*.xls）文件类型和文件名为公益林小班明细表的工作薄，单击“导入”按钮，弹出“导入数据表向导” 对话框，保持默认项，单击“下一步”按钮，选中“第一行包含列标题”选项，单击“下一步”按钮，选择数据“保存在现有表中”选项，在其右侧下拉列表框中选择“GYLXBMX”列表项，单击“下一步”按钮，在弹出的对话框中，保持默认项，单击“完成”按钮。注意在导入新数据之前应先将原数据删除，否则可能导致无法导入。如果想浏览一下数据，可以选择GYLXBMX表，单击窗口顶部的“打开”按钮即可。操作完后关闭数据库。

4.2 单位数据的导入

运行国家级公益林管理系统（县级版），登录后，打开程序界面。单击“系统维护”菜单，弹出“系统维护”对话框，单击“单位管理”选项卡中的“单位数据导入”按钮，在弹出的“打开”对话框中选择“单位数据文件（有代码）”工作薄，按“打开”按钮后，乡村数据即可在单位管理窗口中显示出来，如果需要编辑区位名称，则单击“区位名称管理”选项卡，即可按相关按钮添加或修改区位名称。单击“关闭窗口”按钮，关闭“系统维护”对话框，单击“退出”按钮，退出国家级公益林管理系统（县级版）。

5 数据验证

运行国家级公益林管理系统（县级版），登录后，打开程序界面。单击“数据录入”按钮，选择录入县、乡、村单位名称，单击“小班数据”按钮，进入小班数据录入界面。单击右侧林班小班索引列表栏中的列表项，即可在主窗口中显示该小班数据。按“数据统计”按钮，弹出公益林统计报表窗口，选择“报表名称”列表项进行统计，查看统计结果。

6 总结及拓展

在使用系统之前，不要盲目录入数据，要弄清系统使用的数据库类型，研究数据库结构，结合系统使用说明书进行探索。由于大家比较容易操作excel应用程序，如果系统没有提供批量录入的功能，那么将原数据类型先导出为excel表的形式，使用excel程序把数据处理完成确保准确无误后再导入原数据库，可以大大提高工作效率和录入数据的准确性。系统其他数据如果需要录入的数据量大，也可以使用上述方法，可达到事半功倍的效果。

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2010-05-28