医院设备档案管理存在的问题与对策

王红玉

(山东省莱芜市中医医院,山东 莱芜 271100)

医院设备档案是医院在设备购置、安装、使用、维护、检修、报废等过程中形成的有保存备查价值的科技文件。医院要购好、用好、管好医疗仪器设备,就必须加强设备档案管理。

1 医院设备档案管理的现状和问题

随着医疗、教学、科研技术的迅速发展和综合实力的增强,各医院都先后引进了大量先进、贵重精密的医用仪器设备。仪器设备数量的不断增加既给设备档案管理增添了活力,同时也给设备档案管理带来了难度。不少医院由于过去没有实行设备档案的集中统一管理,缺少标准化、规范化,致使设备档案管理出现了不少问题。主要表现在收集难、归档率低、质量差。设备档案的归档范围、立卷要求等不完善,反映到案卷内容上不完整。有些案卷只保存了设备购置申请表、开箱登记表等少数文件。而设备购置合同、随机技术资料、维修记录等重要材料却不全或没有。造成这种状况的原因:一是缺少一套行之有效的设备档案收集、归档制度:二是设备科兼职档案员一人兼数种工作,精力顾及不到,难免有疏漏:三是医疗卫生人员的档案意识不强,有人甚至认为设备的使用说明书、操作、维修手册等资料应归医技科室所有,没有必要归档。这种认识上的偏差,导致了应归档的材料没有归档,甚至时间一长丢失,这就使设备档案的归档率、完整率和合格率都比较低,严重影响了设备的维修及利用,更重要的是延误病人的病情诊断,给医院造成了严重的经济损失及资产流失。

2 加强医院设备档案管理的对策

设备档案管理是医院管理的重要组成部分,实行统一领导、统一制度、统一管理是做好设备档案管理的前提和工作原则。

2.1 完善设备档案管理体制:建立健全医院设备档案管理网络,明确设备档案管理的主管领导、部门分管负责人、科室兼职档案员及其职责。把设备档案管理工作纳入医院工作计划、纳入设备管理程序,纳入领导和专兼职档案人员的岗位责任制。实行严格考核、奖惩兑现,调动一切积极性,共同支持、关心和做好设备档案的管理工作。发挥综合档案室对设备档案业务上的指导、督促和检查作用,及时协调解决设备档案管理中出现的问题,实践证明,只有实行“三纳入”才能做到组织上有保证、制度上有规定、职责上有分工、工作上有安排、管理上有考核。

2.2 健全设备档案管理规章制度:有章可循是设备档案规范化管理的可靠保证。为此要建立健全设备档案管理的各项规章制度,首先根据设备档案型号成套性的基本特点,制定出设备档案的归档范围,其主要内容包括三个部分:第一,设备购置文件。包括:购置设备申请、调研论证报告、批准文件、合同、协议及附件等。第二,随机文件。包括:设备图册和使用说明书,设备合格证、保修卡、装箱单和配件目录以及设备安装规程等。第三,设备安装、使用过程中形成的文件。包括:设备安装验收记录、海关、商检等部门批准检测文件、设备运行记录、设备保养和大修记录、设备调拨记录以设备使用效益分析表等。另外还应制定和完善设备档案的收集、整理、分类、保管、保密、利用、统计、鉴定销毁、奖惩等各项规章制度,并在实际工作中严格执行。这样不但能保证设备档案的规范化管理,同时也为开发设备档案信息资源、提供利用打下基础。

2.3 坚持参与设备开箱验收:检查、指导和协助设备管理部门做好科技材料的形成积累,保证设备档案的质量和完整,是医院综合档案室的工作职责,参与大型设备的开箱验收是实施监督管理的一种有效方法。由设备科、使用科室、档案室、厂家等各方人员共同验收并签字。档案人员一方面对设备购置时期形成的各种文件进行检查,是否收集齐全,是否需要补救提出具体要求:另一方面及时清点和收集随机资料,对其中设备安装、调试等活动急需的资料,先登记再借出或复制后将副本借出。这既方便了设备安装和尽早使用,也防止随机文件的散失与损坏。

2.4 搞好设备档案开发利用:设备档案管理的最终目的用于开发利用,服务于临床,医院档案部门要围绕“直接服务于临床,间接服务于病人”这个工作宗旨,做好设备档案的管理和利用服务。首先是建立和完善设备档案的检索系统,在设备档案实体整理的基础上建立各种检索工具,帮助利用者从不同的检索角度便捷地查寻出所需的设备档案信息。第二,根据设备档案库藏的实际情况,结合医教科研活动的需要,将相对分散的、不系统的档案信息,通过科学加工、编排、汇编为相对集中、系统的设备档案编研成果,满足设备更新、设备维修和卫生资源合理配置、成本核算、效益分析等对设备档案的信息要求。第三,采取多种方式直接提供利用,可通过电话咨询、查阅、借出、复印、送档上门等多种方式,全方位开展服务活动,建立设备档案利用登记和利用效果分析,及时掌握各种利用反馈信息,有针对性地改进服务工作,不断提高服务的广度和层次,更好地为医院现代化建设服务。