浅谈高校图书馆与院系资料室一体化建设

杨芝华

（河北工业大学，天津 300401）

浅谈高校图书馆与院系资料室一体化建设

杨芝华

（河北工业大学，天津 300401）

本文通过对高校图书馆与院系资料室关系的分析，阐述了新形势下高校图书馆与院系资料室关系的若干问题，通过对目前状况的分析，阐明高校图书馆与院系资料室一体化管理的必要性和可能性，提出了新模式下文献信息资源的整合、机构与人员的整合、服务方式的整合、现代化设施设备的一体化管理的新思路以及新模式的不足之处。

高校图书馆；院系资料室；资源；一体化建设

知识经济快速发展，技术创新机制日益加剧，全社会知识更新的要求更加强烈，处在知识更新前沿的高校，势必引发出许多问题亟待解决，高校图书馆与资料室的关系问题就是一直困扰着人们的问题之一。高校图书馆和院系资料室的作用、功能和服务方式等正在发生深刻而巨大的变化。如何协调和处理高校图书馆和院系资料室之间的关系，积极寻求、探索和构建高校图书馆管理系统，具有重大的理论意义和实践意义，它将为推动文献信息工作的全面创新提供十分有利的条件。

一、高校图书馆与院系资料室一体化建设的意义

2002年教育部颁布了《普通高等学校图书馆规程（修订）》第一条明确了高等学校图书馆是学校信息化和社会信息化的重要基地。信息资源本身具有共享性，人们可以从不同渠道获得信息资源。随着高校的发展，高校图书馆与资料室不同程度上都有发展。如何高效地查找到教学和科研所需要的资源是高校师生的普遍要求，高校院系资料室在教学科研等方面发挥了很重要的作用，但目前随着各种新兴学科的不断增加，学科间交叉渗透不断加剧，使得许多资料室失去了原有的特色。无论是资源还是读者，在具有互补的同时，又有极高的交叉性，信息资源利用的最优化是二者发展的最终目的。高校图书馆虽说经费相对充裕一些，但也不可能实现各种资源的兼收并蓄，而院系资料室各个方面都相对差一些，室藏资料专业性相对较强，馆藏的普及性与室藏的专业性是学校图书馆与学院资料室的重要差异。高校图书馆与院系资料室完全没有必要在馆藏资源上进行重复建设，如何利用有限的资金获取极大丰富的资源是构建高水平大学的要求之一。因此说，二者的互补显得尤为重要。如何发挥各自的优势，从信息资源、基础设施、行政机构、人员管理以及读者等各个方面全面整合入手，通过优势互补与资源整合实现全方面、高层次的服务是高校发展与读者利用的需求，是深入发展的必由之路。

高等学校图书馆与院系资料室建设一体化，将全校的图书资料、信息资源、经费、模式等方面重新设计，使图书馆与资料室的优势得到充分发挥，集中人力财力物力，进一步加强文献信息资源建设和专业队伍建设，使资源得到更加合理的利用。一体化建设的意义在于既能避免重复采购和收藏，造成的人力、财力、物力和空间的浪费，又能保障馆藏质量的收藏质量，最大限度地提高文献资料的利用率，最大限度地保持知识体系的完整性、系统性，使读者获取高质量、可信赖的信息资源成为可能，就是提高读者信息资源的利用的效率。

二、高校图书馆与院系资料室一体化建设的必要性和可能性

(一)高校图书馆与资料室一体化建设的必要性

1.当今高校师生的知识需求主要是由高校图书馆来满足的，而高校的每个院（系）大多设有图书资料室。高校图书馆与各个院系资料室长期以来各自为政，院系资料室文献资料专业性强、内容专深，但力量过于单薄，管理水平相对落后，利用率相对较低，强调的是对内服务，读者群体相对固定在本学院的教师、学生，信息资料来源渠道单一。不能满足教学科研所需，可用资金相对紧张，室藏匮乏，但各个资料室之间重复订购现象又是十分严重，以某高校为例，有时几个学院同时订购同一种期刊，而校图书馆还订有电子期刊，这样就造成了极大的资源、资金浪费。

2.师生资源共享的要求也需要进行一体化建设，高校师生的文献需求已趋向于多学科化，大学扩招使得图书馆有时难以满足特殊专业学生的需求，只能靠资料室来增长专业知识，而资料室仅供本院系师生利用，文献资料有时会出现闲置状态，影响了文献信息资源的利用率。一家一户独立的办馆室模式已不能适应学校的发展，每个读者都希望不受限制地随时得到所需信息，一体化后这一问题能得到解决。

3.高校各种专业评估的要求又使得院系资料室为追求书刊数量达到一定的要求而盲目采购、重复采购，势必造成严重的浪费；学校申报硕士点、博士点等硬性要求，使得资料室仓促采购，图书馆与资料室脱节互不掌握情况，采集的随意性造成学校资金的极大浪费。

（二）高校图书馆与院系资料室一体化建设的可能性

目前高等教育边缘学科、交叉学科越来越多，从资源、技术、资金各个方面考虑整合都具有可行性。资源方面，科技发展使得信息资源大为丰富，图书馆馆藏文献覆盖面广，种类齐全，自成体系，但从专业角度上看，体系不够完善；资料室的融入会使图书馆具备较为完善的信息体系。

学生一专多能全方面发展的学习要求，使得学生要求成为其他院系资料室的读者，而不灵活的管理机制使得资料室信息资料利用率低，不能满足要求，因而一体化建设是满足师生要求的重要途径。

大部分资料室的管理上无论是整理还是检索都仍处在原始的手工操作阶段，不利于服务质量和服务水平的提高。先进的管理技术使图书馆与院系资料室的一体化建设成为可能，先进的设备、网络和高层次人才为一体化建设提供了强有力的技术保障。

通过对历史上四种分数产生途径的进一步分析，可以发现：“测量”途径为整数系向有理数系的扩充迈出了坚实一步，因为测量的目的是为了找到一个整数对另一个整数的度量值，人们对于作为独立的数的分数，已经产生了迫切的需要.而“除法”途径中以乘法逆元形式出现的分数，使得整数与分数共同形成的新数集能够保持四则运算的封闭性，改变了人们对于“数”的旧认识-只有整数才是数，使人们形成了“数”的新认识-分数也是数，这也标志着有理数系的实际形成.

经费困难是制约着院系资料室发展、提高服务质量的瓶颈，资料室经费比较紧张，与图书馆整合后图书经费可能相对充裕。以上各个因素都使高校图书馆与资料室的一体化建设成为可能。

（三）高校图书馆与院系资料室一体化建设的可行性分析

高校院系资料室始建于建国初期，全盘承袭了前苏联模式。目前我国高校资料室已达数万个，有的院校逐渐削弱资料室的功能、职责及数量，而有的院校还在增设。现有资料室也存在一定的缺陷，有些方面文献资源短缺，本院系资料室不能满足教学、科研需要，使得师生们不得不越来越多地借助其他院系的文献资料或求助于网络，因此，资料室原有的功能越来越弱化。有些高校院系资料室已名存实亡，形同虚设。通过对某高校几个学院的学生读者问卷调查，反馈信息得出结论，有百分之五十以上的学生对资料室不感兴趣，认为资料室可有可无。只有百分之十的学生认为资料室很重要，但对现有室藏信息资源也不甚满意，同时被调查的大多数学生认为在图书馆也不能很好地找到自己感兴趣的专业性很强的图书。由此看来，不很好地解决文献资料的利用，即使建再多的图书管理机构也不可能满足高校师生教学科研的需求。只有合理使用经费，最大限度地实现文献信息资源共享，才是高等教育发展和人才培养的根本需要。

三、一体化管理模式下的具体构想

(一)关于一体化管理模式下信息资源的整合

文献信息资源整合的着眼点要放在全体读者的阅读需求上，在加强现有文献内容充实丰富的基础上向纵深发展，既要保障文献信息的覆盖率又要防止重复购置，同时加大网络化服务。高校图书馆系统就是要建立文献资源共建共享机构加强沟通。信息资源的整合实际上就是对收集到的信息资源进行重新组合，深度加工，二次开发和综合利用、创新知识的过程。整合实现一体化管理方式是为了利用，因此，在信息资源整合的过程中应遵守的基本原则是：科学性原则、系统性原则、客观性原则、针对性原则以及发展性原则。信息资源的整合重点应放在学校大部分读者的需求上，避免重复采集和收藏造成的浪费，充分提高信息资源的利用率。信息资源整合顺利实现与否关系到整个模式是否成功。

（二）一体化管理模式下机构与人员的整合

从管理学角度讲，一个完整的管理体系应该包括四个方面，那就是规范、保障、协调和激励。规范是开展业务的规范和标准；保障是生存和发展的必要条件，即保障师生的合法权利，同时完善图书资料部门的政策；协调好各方面的关系；激励是完善内部的管理体制激发自身活力。结合起来就是说集中与分散相结合的机制：集中是指学校对整合后的图书馆实行一体化管理，保障规范图书馆发展；分散是指要激发活力，利用图书馆与各个院系之间的关系，实现图书管理事业向新的整合的图书馆转型，形成一个统一的文献信息系统。

高校图书馆与院系资料室的人员整合包括工作人员的整合和读者的整合。在文献资源、基础设施以及管理机构整合之后，人员的整合就摆在了关键的地位，就是人才资源的合理配置使用问题。在高校图书馆与院系资料室整合的过程中，人才资源的合理配置是尤为重要的。应充分发挥各学科专业咨询人才的整体优势，集合各种优秀人才，构建起面向全校、面向全体师生的庞大服务体系，变被动服务为主动服务。读者资源的整合其核心就是打破院系资料室只面向本院系读者的格局，全校的资源为全体师生共享。因此，在机构上按照国家统一部署进行，整合后的图书资料系统要具有整体化特征，同时工作人员还要有积极性、主动性和创造性。

（三）一体化管理模式下服务方式的整合

工作方式制约着图书馆与资料室的融合发展，对于高校图书系统来说，服务是第一位的，为读者服务是工作的宗旨，是提高人民素质的服务性工作。如何在一定规模的读者群体内提高图书利用率，如何抓住读者兴趣和关注点，是亟待解决的问题。摆正为读者服务的位置，增强危机意识，既要为读者提供高质量的专业化的服务，又要提供全面的普及性的服务，发挥自身服务专长，拓展服务对象的领域和空间。学校图书馆以借阅为主，而院系资料室则以阅览为主，整合后的新模式要求借阅做基础，参考咨询为中心，发挥图书馆与资料室信息服务的优势和专长，融合生长，为全校的教学和科研服务；同时采取定向服务的方法，选择特色专业、特色项目，有针对性地为用户排忧解难，提供专门的文献信息服务。

（四）一体化管理模式下设施及经费的整合

设施的整合包括馆舍、基础设施、技术设备、各种用具等等。现代化设施的配置是现代化图书馆的重要标志，网络环境下图书馆自动化系统硬件软件数据库缺一不可，可以完全改变院系资料室原始的手工的、传统的方法管理使用图书资料。合理配置设施资源，打造优良的信息服务平台，提高信息服务的效率与水平。

整合后的模式下实行经费统一管理，也就是说学校图书馆与院系资料室的经费集中使用。各个学院资料室与校图书馆整合，在资金的使用、人员的配备、设备的调配等各个方面都具备了很大的优越空间。整合后新模式学校图书委员会对学校图书馆具有指导作用，图书馆就工作运行中存在的问题及时与图书委员会沟通，商讨解决的措施。

总之，在现有的条件下，高校要集中财力、人力、物力，进一步加强图书馆的文献资源建设和专业队伍建设，使高校图书馆真正成为“学校的文献信息中心”，为教学科研作好学术性服务。

笔者认为可以将图书馆与院系资料室重新整合，图书馆下设学科专业资料室或称学科分馆，即把相同或相近相关学科的各种文献信息资源集中统一管理，形成专业格局，最大限度地提高文献资料的利用率，最大限度地保持知识体系的完整性、系统性，提高广大读者对文献信息资源利用的效率，学科专业资料室（或学科分馆）藏书格局体现学科专业化，符合广大读者的阅读心理和阅读需求，使读者不必再周游整个图书馆，不必左翻右找，不必东奔西跑，这是一种理想化的管理模式，这种做法可使读者有的放矢，针对性很强地进入某一学科专业资料室或称学科分馆查询某学科文献资料，大大节省了读者的时间和精力。既弥补了图书馆“全而不精”的不足，又改善了院系领导下资料室的“专而不足”的局面。设立学科专业资料室，将各院系资料融入图书馆，能将资料室的专与图书馆的广相结合，使文献收藏更加科学，大大提高馆藏质量，更好地满足师生的需求，提高文献利用率。使图书馆与学科专业资料室或学科分馆实现一体化管理，实行统一的领导，统一的管理制度，它可以有效地实现从文献信息资源、经费、人员、设备等的合理配置，从而减少各种重复和浪费，而不是由学院领导，坚决避免将学科专业资料室或称学科分馆建造成资料室的性质，图书馆与学科专业资料室或称学科分馆实行统一采购分类收藏的办法，可以确保学科专业资料室或称学科分馆的文献信息资料收藏的重点，以弥补过去资料室由于书刊的价格提高、经费的不足等原因，资料室的书刊订购量逐年递减，而且整合后各种条件都有所提高，实行统一采买，也可保证贵重书刊的适当购入，从而满足教学科研的需要，从而真正达到资源共享的目的。实行一体化管理后成立的学科专业资料室（或学科分馆）使得图书馆整体工作统筹安排，人尽其才物尽其用，减少不必要的资金、设备、资源的浪费，减少重复劳动，提高工作效率，壮大了各种力量。

在科学飞速发展的今天，高校图书馆与资料室资源、读者、服务的互补性决定了实行一体化管理的可行性。当代大学生在本专业基础上综合发展与各院系资料室服务的限制因素决定了实行一体化管理的必要性。实现高校图书馆与院系资料室的融合是图书馆工作深化改革与发展的需要，实现全方位的融合必须有各级领导的支持，加上图书工作者的共同努力，才能实现。因此，从时代的发展及国内外著名高校图书馆事业的发展与建设来看，二者从根本上的整合势在必行。同时这种整合要有一个循序渐进的过程，在实践中不断完善，不断改进，这是高校图书馆事业一条值得探索的新路。

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Discussion on Integration of University Library and Department Reference Room

YANG Zhi-hua
(Hebei University of Technology,Tianjin 300401,China)

This paper analyzes the relationship between university library and department reference room and states several problems in the new situation.It clarifies the necessity and the possibility of full integration of university library and department reference room through the analysis of current situation.It puts forward the new methods of the integration of information resources,the integration of institutions and personnel,the integration of service patterns and the integration of modern equipments in the new model and its deficiencies.

university library;department reference room;resources;integration

G258.6

A

1674-7356（2010）04-0088-05

2010-04-26

杨芝华（1965-），女，河北工业大学建筑与艺术设计学院，副研究馆员。