论人事档案管理工作的发展策略

彭芬辉

(湖南人文科技学院,湖南 娄底 417001)

论人事档案管理工作的发展策略

彭芬辉

(湖南人文科技学院,湖南 娄底 417001)

当前人事档案管理存在人事档案意识淡薄、人员配备不得力、可信度低、利用率小等问题。新形势下,人事档案管理工作必须抓住机遇,与时俱进,提高人事档案管理意识,增强档案管理队伍建设,保证档案真实性,建立计算机信息网络,加大人事档案利用价值,完善档案管理规章制度,在实际中不断探索解决问题的新方法、新举措,以适应社会发展的需要。

人事档案;问题;发展;策略

人事档案是组织、人事、劳动工资等部门在人事管理工作中形成的的档案,它是以个人为单位保存的。我国人事档案管理工作得到全面发展,并逐步走上了制度化、规范化、现代化之路。但伴随着社会的发展,人事制度改革的进行,传统的人事档案管理模式在新的社会实践中产生了一些新的矛盾和问题。这些矛盾和问题引发的人事档案管理的弊端将会日益暴露。因此,研究新情况、解决新问题,不断加强和改进人事档案管理,已成为当前人事档案管理部门发展的一个新课题。

一 当前人事档案管理存在的问题

(一)人事档案意识淡薄

由于人事档案工作是一项服务性的工作,在组织、人事工作中处于“辅助”和“服务”地位,人事档案工作成绩与艰辛难以为人所知,加之人事档案利用范围小,其价值难以被社会认知。不重视人事档案工作,不按规定配备专职档案人员,库房、设备配置偏低,这种现象很普遍。有的单位人事档案管理工作甚至是兼职或一人多职,硬件设施缺乏,管理不到位。另外,长期以来,人事档案工作重保管、轻利用,大多数人对自己的档案材料内容一无所知,因此人们的人事档案意识淡薄。

(二)人员配备不得力

中组部《干部档案工作条例》中明确规定:“每管理一千人的档案需配备 l名专职干部,有业务指导任务的单位,要配备相应的业务指导人员。”[1]然而,很多管档单位人事档案工作人员的配备达不到这一要求,多数人事档案工作人员是兼职档案员,以其他工作为主,人事档案工作为辅,仅能达到“我管你查”这种低层次的要求。这种配备不足的现象在高等学校更为普遍。随着我国高等教育大众化时代的到来,高校在校生的规模不断壮大。再加上逐年增加的教职工人数,人事档案数量急剧增加,档案管理人员配备不足的矛盾十分突出。一个保管上万份人事档案的机构,仅每年的材料归档任务就十分艰巨,如果人员配备不足,很难开展其它业务工作。

(三)人事档案可信度低

人事档案可信度低是人事档案管理工作存在的主要问题。人事档案内容陈旧,现存人事档案内存放的还是诸如上学、招工、入团入党、提干、转正定级、年度考核、职称评定等老一套的内容,千人一面,根本无法具体反映个人的个性特点、管理才能、业绩能力、科研水平等情况,而这些恰是用人单位最需要了解的。

人事档案内容失真的现象严重。在具体人事档案工作中,由于没有及时收集材料造成实际情况与档案材料反映内容存在较大出入,或者常常因为人员基本情况信息没有更新,出现材料漏洞和干部职务登记中的职务、职称、工作失漏现象等。更有甚者,作为人事档案的核心内容:年龄、工龄、党龄、学历存在“年龄越填越小,工龄、党龄越填越长,学历越填越高”的现象,导致人事档案可信度降低。这种造假现象严重影响了人事档案的真实性和严肃性,给组织人事工作带来了很多麻烦。

(四)人事档案利用率小

目前,很多管档单位仍沿用传统的人事档案管理模式,硬件设施投入低,管理手段落后,人事档案工作尚未实现现代化管理。由于缺乏实用的人事档案工作软件以及高效率人事档案工作人员,计算机管理档案只是辅助性的,外界不能利用,只为档案部门内部服务。除此之外,日常工作中有些单位只是利用微机录入档案目录和一些基本数据,并未加以核实。

另外,人事档案为纸质载体,案卷质量不高,检索工具单一,查找方式落后,严重限制了其信息服务和交流作用的发挥。文书档案、历史档案的宣传活动较少,使人事档案信息资源开发利用的广度和深度受到极大的制约。

而且,人事档案信息资源的开发利用仍然是滞后的、被动的。历来人事档案工作被认为是保密性很强的工作,人事部门和相关领导对人事档案内容的过度保护直接影响了人事档案的利用率。

二 改进人事档案管理的对策

(一)提高对人事档案管理工作的认识

人事档案工作是一项艰苦细致、默默无闻的事业,不仅需要档案工作人员自身努力,更需要各级领导的大力支持和全体员工的积极配合。各级领导应该把人事档案管理工作提上议事日程,把人事档案管理工作作为重要的基础工作抓紧抓好,切实加强工作领导,定期检查,听取汇报,建立健全规章制度,配备专业人员及设备,及时制定相应方针政策解决有关问题,为人事档案管理工作创造有利的工作条件和工作环境。

同时,档案管理工作人员要强化服务意识,要具有奉献精神,勤勤恳恳,兢兢业业,切实提高自身素质和工作水平。找准档案工作的切入点,把人事档案工作延伸到工作内部,积极探索人事档案发展管理的新途径和新方式[2]。

(二)增强档案管理队伍建设

人事档案管理工作是一项政策性、专业性、保密性很强的工作,要促进高校人事档案工作的发展,就必须提高档案管理工作人员的素质,建设一支好的队伍。队伍建设可从以下三个方面着手:

1.挖掘现有可用人才

鼓励现有的骨干人才进行再学习、再教育。在不影响正常工作的情况下,通过自身学习和努力,提高自身素质,以适应现阶段人事档案管理工作发展的客观要求。

2.直接引进所需人才

从应届毕业的高等院校毕业生中选择优秀人员进行上岗培训,再让他们到工作中积累经验,提高业务工作水平和管理能力。

3.提高全员整体素质

通过举办培训班、进修班等方式,对工作人员进行科学文化、岗位技能的知识更新教育[3],同时以点带面,平时在开展正常的业务学习时加强基本业务技能和制度的掌控,使工作人员的整体素质跟上现代化档案管理发展的需求。

(三)从源头上遏制虚假材料进入人事档案

维护人事档案的真实性,遏制虚假材料进入人事档案,必须从源头抓起,正本清源,严把材料形成和材料入档两道关口,努力做到材料形成时有错必纠,材料入档时逢假必剔,对虚假材料严防死堵,以保证形成材料和归档材料的真实性。

(四)建立计算机信息网络管理

随着信息时代的到来,计算机技术和网络技术迅速发展,势必要求档案管理工作的相应变革。采用计算机技术进行档案管理是档案工作现代化的必要条件和重要标志。现阶段的人事档案管理工作必须采取先进的、高起点的管理模式,建立有效的、规范的、科学的人事档案管理信息网络,加强人事档案信息的宏观管理,提高现代化管理水平,拓宽人事档案材料的信息来源和信息收集渠道及组织手段,并且充分利用现代化设备的高速、准确和资源共享特点,切实提高人事档案的利用水平和效率。采用现代化管理手段,提高人事档案在工作中的利用效率,充分发挥人事档案在人才资源开发中的积极作用。

(五)加大人事档案的利用价值

人事档案的价值是潜在的,只有大力开发人事档案信息资源,提供多方位、多层次服务,其价值才能得以实现。运用人事档案信息资源,是发现人才的重要渠道之一。在人事档案开发利用中,一方面要对已掌握的档案材料归档整理,编辑有关人事资料,为准确选人用人、人才合理流动提供重要依据;同时又可以利用互联网做好档案工作信息的综合分析,全面提供可靠的人事整体状况资料,发挥人事档案在员工绩效考核、人力资源管理方面的能动作用,当好单位档案的“管家”。当然,在人事档案的利用过程中,要正确处理好档案保密与利用的关系,切实提高人事档案的利用水平和效率,做到人事档案资源在“保护中利用,利用中保护”的可持续发展。

(六)建立和完善档案管理规章制度

完善规章制度是人事档案工作健康发展的重要保证。在新形势下,为推动人事档案管理的科学化、规范化进程,人事档案工作要吸取以前的经验和教训,继承和发扬原来的规章制度中的科学合理部分,结合实际,建立一整套全新的合理统一的人事档案管理工作模式,同时健全人事档案管理的各项规章制度,一手抓目标建立,一手抓制度落实。把重点放到制度落实上,采取有效措施逐级抓制度落实[4],既要考虑到工作中的一些必要的连续性,又能保证人事档案工作的收集、鉴别、分类、归档以及保管、保密、传递、检查和核对等各项任务工作的正常化,在日常工作中取长补短,自我完善,自我提高,从而在根本上保证人事档案工作符合时代的特征要求,以适应时代的发展。

人事档案管理工作是一个具有复杂性、科学性的系统工程。在新形势下,人事档案管理工作必须抓住机遇,与时俱进,在实践中不断探索出解决问题的新方法、新举措,以适应社会发展的需要。在提高全社会人事档案意识和人事档案工作者整体素质的基础上,维护人事档案的真实性,建立和完善人事档案管理规章制度,加大人事档案信息资源的利用价值,人事档案工作就能真正焕发新的生机和活力。

[1]中共山东省委组织部干部调配处.干部人事档案工作问答[M].济南:山东人民出版社,1996:231.

[2]黄雄.事业单位改革与人事档案管理创新[J].中共福建省委党校学报,2003(5):26-28.

[3]陆小宇.高校档案信息化建设的现状及对策[J].中山大学学报论丛,2007(6):230-232.

[4]陈萍.谈干部人事档案工作的发展策略[J].兰台世界,2007(4):19-20.

(责任编校:文中)

On Development Countermeasures of Personnel FilesManagement

PENG Fen-hui

(Hunan Institute of Humanities,Science and Technology,Loudi,417001,China)

There are some problems existing in presentpersonnel filesmanagement,that ideas aboutpersonnel files are faint,staffs are incapable,personnel files are not credible,and they are seldom utilized.Under the new situation,about personnel files management,wemust grasp opportunities,adance with the times,improve staff construction,guarantee the files factuality,establish computer infor mation network,strengthen the files using value and perfect the filesmanagement system,and explore new ways of solving problems in practice to suit social development.

personnel files;problem;development;countermeasure

G271

A

1673-0712(2010)03-0095-03

2010-04-09.

彭芬辉 (1965——),女,湖南双峰人,湖南人文科技学院档案馆员,研究方向:档案管理。