红头文件以外档案资料的收集归档

□巫芯芬 杨 明

档案收集工作是整个档案工作的起点。没有档案收集工作，档案的整理鉴定、保管、编研、统计和利用等工作就没有基础。通过档案收集工作，实现档案的统一管理，才能为整个档案工作提供物质基础。可以毫不夸张地说，没有收集工作就没有档案，其它有关档案的各项工作内容就无从谈起。档案材料收集得是否齐全、系统和有价值，对档案工作其它环节起着决定性影响。同时，它也是衡量档案工作水平的基本标志。

自我们从事档案工作那天起,就觉得红头文件外的档案收集很难，报刊、杂志上刊登关于红头文件外档案收集难的文章就年复一年地出现，可说起收集难的原因，却又总也离不开档案宣传力度不够，人们档案意识不强这一条。真的如此吗?这使我们渐渐产生了疑问。

往昔，收集不全的多是各级的红头文件、各种会议的纪录。如今随着档案意识的加强、归档制度的健全，一是对这类档案的来龙去脉档案部门心中有数，二是这类档案早已不再难以收集，单位各部门乃至领导个人既没有可能拒交这类档案，也没有必要拒交这类档案。但是这些档案的收集齐全并不等于从此就解决了档案收集难的问题，因为随着时代的发展，今天档案收集的门类、载体和内容都远比多年前更为丰富多彩。比如，随着经济的发展和文化的繁荣，各种纪念庆典活动接连不断，制作了既有纪念意义、又有收藏价值的纪念品，这些纪念品也成为档案收集的重要内容。又如，特别容易忽视和遗漏的是那些未经单位收发登记的文件材料，如会议记录、负责同志在各种会议上的讲话记录、负责同志在检查某项工作时作的指示记录、公司党组织形成的文件、未经盖印的铅印文件、规章制度、重要文件的历次修改稿。还有为工作参考和学习而收集或购买的资料，如图书、报纸、杂志、内刊等。也许这些是多年前的档案收集工作中很少遇到的，在今天却是大量产生的和需要收集归档的，而收集这类档案材料显然要比收集红头文件之类的档案难得多。

如何加强红头文件外档案的收集，我们认为可用以下三个方法做好这类工作。

一是跟踪收集法。这是正常收集工作以外的一种必要的补充，是临时性对机关散存文件进行收集。临时性收集工作一般不是单独开展的，而是结合其它工作进行的。临时性收集工作具体讲来，就是档案工作人员抓住时机，适时收集一些重要文件材料。如一个重要会议的结束后，一个案件或事故的处理完毕等，都应及时去收集有关材料，这样不仅较容易收集到应收集的文件材料，而且也容易把有关文件材料收集齐全、完整。

二是零存整取法。一般来说为了更好开展档案工作，单位的每个部门都设有兼职档案员，兼职档案员是分散在各个部门的，那么每个部门哪一个阶段产生了哪些除红头文件外有价值的东西，他们绝对比专职档案员清楚，这时候的档案主要靠他们来收集。对于专职档案员来说可以给每个部门的兼职档案员发一个盒子，请他们将平时产生的有利用价值的东西收集起来存放在盒子里，每个季度由档案人员上门收集一次，或者存满一个盒子主动交一次，在收或交的时候再发一个新的盒子，以便存放下一次的档案。

三是定时定目标收集法。为使有价值的文件材料不被遗漏地收集起来，可坚持定时跟踪收集。这里说的收集，就是根据文件材料形成、产生的时间和规律，有目的、有准备、有计划地去进行文件材料的收集。如，在元月份应收集年度工作计划、总结材料、党组织会议记录材料、本单位上年度大事记材料等；二月份，向党群部、工会、团委收集先进事迹和受表彰的材料，年终总结材料等；七月份，向党组织收集党课教育材料、纪念“七一”活动材料等等。

如果能够很好的应用以上三个收集方法，我们相信我们的档案收集工作应该可以做到及时和完整，从而更有效的开展档案收集工作，提高档案收集工作的覆盖面和完整性。