高校电子文件档案管理的研究

戚翠霞

(淄博师范高等专科学校 办公室，山东 淄博 255130)

目前，高校电子文件和电子档案愈来愈多，但由于没有统一的规范出台，目前高校的电子文件归档和电子档案管理存在不少问题:①一些学校的草稿性电子文件几乎处于“自生自灭”状态，绝大多数未被保留和纳入档案管理范围，已归档的文件基本上是领导签发后的正式文稿，历次修改稿大部分荡然无存。 ②一些已全面实现办公自动化的高校，电子文件开始作为正式文件使用，纸质文件仅作为辅助性文件，但归档管理时由于办公自动化系统多数只设计了逻辑归档功能，没有把电子文件下载到可脱机保存的载体上，一旦网络出现问题，电子文件就会被搞乱，甚至丢失。 ③由于电子文件存储载体随意性较大，有的使用软盘，有的使用硬盘或光盘等，有的存贮在局域网服务器上，有的散存在各部门的计算机里，查阅相当不便，而且随着学校教学科研和管理人员的变动，计算机的更新换代，有些电子文件遭到破坏，影响了今后电子档案的开发利用。④还有的学校档案工作者对电子文件的认识比较肤浅，对产生的电子文件采取消极态度，静观其发展，等待上级来解决。可见，在高校管理中形成的电子文件档案亟需较为明确的思路和方法，以适应当前信息化的要求。

一、电子文件档案管理的原则

笔者认为，我们在设置电子文件档案管理的原则时，当前在电子文件管理研究领域的两个理论，我们不能忽视。这两个理论——文件生命周期理论、电子文件时代的来源原则理论，是我们设置管理原则的理论依据。

其一，关于电子文件时代的文件生命周期理论。文件生命周期理论针对传统纸质文件的运动特点进行概括和提炼，是研究文件的发展变化过程及规律的理论，它在客观描述文件运动过程的基础上准确、科学地揭示出了文件的运动规律，为实现文件全过程的有效管理奠定了理论基础；其主要内容为以下方面:电子文件从其形成到销毁或永久保存是一个完整的运动过程，这个过程可以纳入统一的电子文件管理体制系统之中；这一过程依电子文件的功能和价值形态的变化可以划分为若干阶段(如现行期、半现行期、非现行期)，不同阶段之间没有明确的界限，处于后阶段的电子文件有向前阶段转化的可能；电子文件在每一阶段因其特定的功能和价值形态而具有不同的服务对象和服务方式，但电子文件的阶段性与其物理位置、保存场所没有对应关系；对电子文件生命全程的管理和监控措施应该向前延伸到电子文件管理系统的设计之中。电子文件生命周期理论是对以文件价值变化为基础的文件生命周期理论的继承和发展，是电子文件全程管理和前端控制原则的依据和基础。

其二，关于电子文件时代的来源原则理论。电子文件时代的来源原则主要是指来源原则的“重新发现”。来源原则被“重新发现”是指以北美国家为代表的西方档案界对来源原则的态度从质疑到重新肯定的转变。其含义是:来源原则同样适用于电子文件；来源原则仍然是电子文件时代档案专业的基本原则。这种“重新发现”的实质是一种“新来源观”。新来源观的创新点集中表现在对“来源”概念含义的拓展。它针对电子文件的特点，正视传统的“机关来源”的不足，引入相对抽象的“文件形成过程”作为来源的表现形式。由于“文件形成过程”这一概念相对抽象且不易捉摸，中外档案界普遍采用了“元数据”概念来指代电子文件生成的来源信息。元数据的优势在于其含义、结构和内容均可得到明确规定，易于理解和掌握，只要在电子文件生成、管理和利用的全过程中始终忠实地记录和保留元数据，就能够客观地展现和保持文件形成的历史原貌。

基于以上指导理论的高校电子文件的管理原则，笔者认为有以下几点：

一是全程管理原则。电子文件从其形成到销毁或永久保存的整个生命周期，建立一个完整的管理体制。包括:①全面的管理:从文件的生成到流程、管理规则、管理方法及质量要求，须建立一个涵盖电子文件全部管理活动的目标管理体系、程序体系和技术方法体系。②系统的管理:建立在“大文件”概念基础之上，注重电子文件生命周期内各个阶段所有管理活动和管理要素的统筹兼顾，强调各项管理内容和要求的无缝链接、系统事例和总体效应。注重充分利用管理系统的各种资源，以知识管理的理念，追求系统资源和信息资源最大共享和最大效益。③过程的管理:通过过程控制实现结果的控制。首先对每个过程监控以达到对最后结果的控制，使系统产生的信息自动记录体现。

通过管理体制与模式的确定，管理系统的设计与运行，管理制度的内容和执行等方面，以保证电子文件在其整个生命周期受到严密的控制，体现全程管理的内容和思想。以电子文件管理系统对文件流程各阶段的管理和监控为例:系统对产生于机构内部各部门及其应用系统上的电子文件进行统一归类登记，对文件进行分类、鉴定，同时监控和记录对文件的一切操作，系统自动对文件的建立、登记、修改、审核、签署、盖印、分发，对存储位置的改变、数据的转载过程进行记录。通过跟踪记录，确定和证明文件的行政有效性和法律有效性。全程管理的思想贯穿电子文件运动的整个过程，具体包括:根据预先确定的标准格式和模板编辑文件；根据文件的类型和用途，使用预先确定的方法认证文件；根据人的资格及其权限，确定其接触电子文件的权力；在系统中嵌入工作流程，只向有关人员呈现有关的文件；使用磁卡、密码、指纹识别等方式，限制对某些技术的接触；在系统内设计跟踪功能，记录与系统的任何接触及其结果。

二是前端控制原则。电子文件是现代技术的产物。前端控制是现代文件、档案管理理念的重要内容，其以文件生命周期理论为基础，把文件从形成到永久保存或销毁的不同阶段看为一个完整的过程。文件形成为前端，处理、鉴定、整理、编目等具体管理活动是中端，销毁或永久保存为末端。要对文件形成前端的有效管理，电子文件的管理必须延伸到系统设计前端，把各项管理过程的目标、要求和规则进行系统分析、科学整合，功能纳入到系统功能之中，是电子文件管理的重要保障。只有纳入到前端，才能进行全程管理。

前端控制是电子文件真实可靠、完整安全、长期可读的有效策略。根据电子文件的易流失、易改性等特性，在系统中增加措施，附加于文件的形成过程，可以有效地防止其它管理环节对电子文件的损伤和破坏。例如，归档范围加到电子文件管理系统之中，属于该范围的文件一经“出生”，就能被加上归档标识，使之具有防止修改、防止删除的属性，并生成相应的描述信息，从而确保其安全留存和内容真实。

前端控制是优化管理功能，提高管理效率的科学理念。电子文件管理系统不是手工管理流程的简单模拟，即“业务流程的重构”。要尽可能的减少和消除文件、档案管理全程中各个管理环节的重复、疏漏和抵悟，从而达到功能合理，效率最高，达到不重复劳动。重复性的作业提前纳入到系统，使数据一次采集，终生使用。以取得系统的最优化，求得系统的最高效率。

根据全程控制和前端控制的原则，我们得出以下结论:文件管理是档案管理的前提；档案管理是文件管理的延伸和发展；文件管理和档案管理是一个统一的系统工程；档案部门和人员的参与，是文件管理质量的重要保证；文件管理人员与档案人员之间是相互促进的关系。因此，我们 “文档一体化管理”是信息时代的必然趋势。

三是真实性保障原则。电子文件的真实性是指文件的内容、结构、背景信息经过传输、迁移等处理后依然保持不变，与形成时的原始状态一致。随着技术环境迁移，维护电子文件真实性有一定难度。主要原因一是电子文件的易变性，其增、删、改不留痕，造成真实性的难维护；二是系统的依赖性，文件迁移过程中容易引起文件信息的丢失、改变。

电子文件的法律凭证效力是基于其信息内容的原始性。为维护电子文件的原始性，目前我国在《电子文件归档及管理规范》(GB/T18894—2002)规定了4条措施:①建立对电子文件的操作者可靠的身份识别与权限控制；②设置符合安全要求的操作日志记录，随时自动记录实施操作的人员、时间、设备、项目、内容等；③对电子文件采用防错漏和防调换的标记；④对电子化的印章、数字鉴署等采取防止非法使用的措施。

国际电子文件真实性的永久保管，国际研究项目中也规定了4项措施:①确认不同类型电子文件的要素对真实性产生影响的，以便对要素加以记录和保护；②对电子文件不可视的部分变成可显的，并通过文件的智能链接，使可视性得到固定；(元数据方面不可视)③以上2条失败后，把文件转制为非数字式文件，内容可记录下来；④对文件的迁移自我记录和自我认定的办法和不间断的物理管理。

总之，目前提出的真实性保障解决方案主要是事前控制、跟踪记录和事后审查等阶段性措施；针对现行文件、半现行文件和非现行文件的对象性措施；基于政策、方针、程序、制度、标准的管理框架，以及基于系统软件硬件环境、加密、签署、认证的技术框架等，从不同角度就电子文件的真实性认证和维护提出了对策。

四是完整性保障原则。电子文件的完整性，是指电子文件的内容信息、背景信息、元数据等无缺损。它包括两个方面的含义，一是作为记录社会活动真实面貌的具有有机联系的电子文件及其它形成的相关文件数量齐全；二是每一份电子文件的内容、结构和背景信息没有缺损。完整性是电子文件价值的重要保障，残缺不全的文件留给后人的是残缺不全的社会记忆。因此，维护文件的完整性，是档案工作人员的重要职责。

电子文件保障完整性工作的内容包括:①作为记录社会活动的记录，具有有机联系的电子文件，要齐全完整。②每份电子文件的内容、结构、背景信息要齐全完整。③要特别注意分布在不同应用系统，处于不同载体中内容相关的电子文件的收集和捕获。④要保持同一活动、同一事件的完整性，如各要素临时组成的，要使合成文件命令正确，保证记录，并要把其非电子文件转化为数字化。

五是有效性保障原则。电子文件的有效性是指文件经过存储、传输、迁移、加密、压缩、媒体转换等处理后，仍能够以人们可理解、可被利用的方式输出，并保持其内容的真实性。其包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性。有效性措施贯穿于电子文件的全程管理中。归档时应根据电子文件的类型和特点注明文件存储格式、软硬件环境、相关的数据信息参数等。对电子文件的鉴定要从内容和技术状态两个方面进行分析，有效性检测是技术分析的内容之一。在实际工作中应建立电子文件有效性管理制度并采取相应的技术保证措施。

在《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894—2002)中对电子文件有效性规定了4条措施:①归档电子文件的形成单位和档案保管部门每年均对电子文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性；如不兼容，应进行归档电子文件的载体转换工作，原载体保留时间不少于3年。②保留期满对可擦写载体清除后重新使用，不可清除内容的载体应按保密要求进行处置；对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10%，如发现问题应及时采取恢复措施；③对磁性载体上的归档电子文件，应每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。④档案保管部门应定期将检验结果填入《归档电子文件管理登记表》。

二、做好高校电子文件管理的几个策略

第一，更新观念。电子文件管理与纸质文件管理不同，这就要求我们在对待电子文件时，需要在以下几个方面更新观念:来源原则依然存在，但其内容却发生了变化；“文件生命周期理论”依然存在，但已经过修正；电子文件的“原件”已经是非传统的原件概念。

第二，建立、完善高校电子文件管理制度。已经出台的关于电子文件的规范性文件包括国家档案局2003发布施行的《电子公文归档管理暂行办法》和档案工作国家标准《电子文件归档与管理规范》，2004年全国人民代表大会常务委员会通过并于2005年开始正式实施的《中华人民共和国电子签名法》，《基于XML的电子公文格式规范》，《公务电子邮件归档与管理规则》(中华人民共和国档案行业标准DA/T 32—20050)。可见，国家十分重视电子文件管理标准规范的建设工作。各种文件和标准的出台，也为电子文件和电子档案的规范管理奠定了良好的基础。

由于有相当多的高校尚未根据国家已经颁布的文件制定本校的电子文件管理办法，因此，高校应该尽快制定本校的电子文件与电子档案管理方面的规章制度，以适应形势的发展，使广大高校档案工作者在工作中有章可循。对于实在不能制定本校电子文件管理规范的高校，也应该尽快就《电子公文归档管理暂行办法》与《电子文件归档与管理规范》所涉及的内容，对本校的电子文件与电子档案管理情况进行一次全面、系统、细致的调查，以便有针对性地开展工作。

第三，根据电子文件管理的原则，结合本校的特点，灵活开展工作。从上文电子文件的管理原则可以看出，电子文件的管理需要相当的技术水平。但就高校档案部门目前的状况来看，要达到这个水平还有不少的距离。这样的现状，并不等于此项工作可以暂时不开展，或要等到具备了技术水平的时候再开展。由于电子文件的产生与应用己经相当普遍，档案部门再也不能采取等待观望的态度。各高校要根据本校的特点，分步骤、循序渐进地做好电子文件的归档管理工作。对不同类型的电子文件，可采取“先易后难、先分散后集中、先数字化后网络化”等办法，逐步实现电子文件的标准化、规范化管理。

第四，整合高校内部信息管理机构，着力解决高校电子文件管理的技术难题。电子文件管理长期处于理论与实践严重脱节的根本原因，在于技术问题。档案部门人员一般从理论上知道该怎么做，但是苦于知识结构的制约，不知道技术上该怎么做；而懂技术的人又往往不了解电子文件管理的基本理论。因此，长期以来这个问题就成了制约电子文件管理的瓶颈。

我们认为，对于大多数高校来说，只要整合好高校内部的机构，这个问题便可以解决。在大多高校，一般都成立了“网络中心”或是信息管理中心，拥有相当的计算机专业技术人员，档案部门完全可以利用该优势。如果档案部门有较强的技术力量当然好，工作方便效率高。但是，对于规模小、人员编制较少的高校，可以实行资源统一配置，在学校“网络中心”内设置信息管理机构、配备专职技术人员，对全校档案和现行文件信息系统服务器等网络设备的安全与维护工作实行集中有效的管理。这样既节省资金，也可以解决档案馆(室)、部门技术人才缺乏问题，又保证了这些部门工作的技术支持。当然，档案部门本身也不能产生畏难情绪。虽说电子文件管理工作是一项技术性较强的信息管理工作，需要计算机网络技术知识支持，但不能过于依赖技术，也不能不懂技术，更重要的是工作标准规范和管理制度的建设实施，以及电子文件运动过程各环节的责任管理措施的落实。计算机和网络技术，主要用于“电子文件管理系统”的研发设计、“系统”设置及数据的管理与维护、计算机网络软硬件设备的管理与安全维护等。标准规范(包括高校制定具体的工作规范)，是“系统”设计、设备配置和电子文件管理各环节工作的依据和工作准则。管理制度，是协调有关部门和相关人员在电子文件管理过程各环节中严格实施标准规范、保证电子文件有效管理和安全利用的重要手段和具体措施。所以，高校档案部门要树立信心，要勤于学习、善于钻研，在规范管理的基础上提高技术水平。

第五，广泛调研，积极主动，有针对性地开展工作。高校产生电子文件的渠道非常丰富，档案部门要广泛调研，搞清楚本校哪些机构将集中产生哪些类型的电子文件，了解这些电子文件的特点及用途。同时，还可以在这些系统设计阶段就参与进来，对系统的设计从档案的角度提出要求。比如，对于高校教务处，档案部门就应该格外加以关注。因为教务处将产生大量的档案。同时，由于教务管理信息系统的采用，教务处也将产生大量的电子文件。高校在招标采购教务管理系统时，档案部门也要参与评标过程，在对商家进行考核的过程中，其要对电子档案的管理提出要求。档案部门的参与将有利于电子档案的管理。

第六，实行“双套制”管理模式。《电子公文归档管理暂行办法》第七条规定:“电子公文形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子公文，制成纸质公文与原电子公文的存储载体一同归档，并使两者建立互联。”电子文件自身的特点和信息技术发展过程中仍有技术难题未被攻克的现状，确实给当前电子文件管理工作带来了较大的难度和一定的风险。正因为如此，我国当前的标准才规定具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件，必须制成纸质文件或缩微品等同时归档。因而在当前和相当长的历史阶段中，档案管理工作要实行“双套制”模式，既要管理电子文件，又要管理纸质文件等档案实体。目的在于，当某些电子文件的法律地位不能确定时提供实体档案原件，当网络不通时，应急提供实体档案，当出现特殊情况时可以利用档案实体“再生”电子文件。

第七，领导重视，全校参与，全面提高教职工对电子文件积累和归档管理的自觉性。电子文件管理工作是一项系统工程，不是靠档案馆(室)几个人就可以完成的，而是要靠领导和各业务部门的支持以及参与电子文件管理的相关人员共同配合才能完成。另外，电子文件管理是一项内容复杂、技术性强的新业务，必须依靠各业务部门电子文件承办人和电子文件管理员在电子文件的形成、办理、归档、移交等工作环节中通力合作，认真做好管理记录和技术控制工作，才能实现实行电子文件的管理目标。因此，除了技术、资金和法规标准的支持外，还要全面协调和调动人的积极因素。应大力做好党和国家关于电子文件管理的政策、法规和标准规范的宣传学习工作，全面提高教职工对电子文件积累和归档管理的自觉性，并依据本单位电子文件管理的工作规范和管理制度对相关人员进行技术培训和业务指导，全面提高专兼职管理人员的工作能力和业务水平，促进电子文件归档管理工作的顺利进行。

总之，从以上分析可知，随着电子档案信息化建设的深入发展，电子档案呈现出向知识集成管理发展的趋势。从其所涵盖的内容范围及其发展阶段来看，体现出有后端管理标准向前端、全程管理标准过渡的发展趋势。具体包括：由关注档案著录标准逐步转向以此为基础的电子文件智能元数据标准的制定，由单体元数据标准向元数据语义与语法标准的系统化发展。从标准所涉及的资源类型角度来看，出现了由单一媒体向多种媒体过渡的发展趋势。目前，国际上有关电子文件管理研究达到相当深度的国家有美国、澳大利亚、英国等，他们研究的维多利亚电子文件策略(简称VERS)、澳大利亚的文件保管系统设计与执行方法(简称DIRKS),美国的电子文件档案馆(ER-A)、UBC的有关电子文件保管链管理研究项目、英国的数字保管中心(简称DCC)项目等成果都为电子文件管理尤其是元数据标准化的发展奠定了基础。

[1] 国家档案局.电子公文归档管理暂行办法[S].国家档案局第6号令，2003-07-28.

[2] 毕建新.高校档案室(馆)对校内电子文件的采集[J].机电兵船档案,2006,(2).

[3] 段荣婷.国际档案信息标准化现状与发展趋势[J].中国档案,2008,(5).

[4] 王新星,南瑛,蒲红伟,代红燕．从教学评估档案看学校档案管理的信息化建设[J].新疆医科大学学报,2008,(1).