网络环境下高校行政秘书素质培养新探

孙也 北京航空航天大学化学与环境学院 100191

网络环境下高校行政秘书素质培养新探

孙也 北京航空航天大学化学与环境学院 100191

高校行政秘书在高校行政管理体系中最能体现高校行政管理体系岗位性质，其工作任务繁重，头绪众多。在网络信息化社会的大背景下，高校行政秘书如何更有效地做好行政秘书工作越来越重要，本文通过分析网络环境下高校行政秘书所面临的挑战，提出从思想观念、网络技术水平、信息处理能力和制度规范等方面着手，提高秘书的信息化素质。并通过构建网络同侪互助平台为提高工作效率提供新视角。

高校行政秘书；网络环境；信息素质；同侪互助

高校行政秘书是高校日常行政事务的主要承担者，高校行政秘书既要贯彻学校层面的精神，还要高效地执行好院系行政管理层的各项决策指令，沟通上下，协调左右，联络内外，处理日常行政事务[1]。随着高度信息化社会的发展，网络已成为任何一个组织及其成员生存与发展的重要资源。20世纪90年代末期以来，网络在高校逐步得到普遍应用，现在网络已成为广大师生生活中不可缺少的一部分，网络的普遍应用给高校行政秘书工作也带来了新的挑战，同时也给高校行政秘书素质提高带来了新的契机。

一、高校行政秘书岗位的角色定位

高校是人才培养和知识创新的基地，具有智力资源丰富、思想活跃、技术水平先进等特点，高校行政秘书是高校日常行政事务的主要承担者，不仅要协助领导做好日常行政事务的组织与管理工作，而且要协调好领导与教师之间的关系，高校行政秘书是维持高校工作良性运作和协调各种关系的角色。从工作功能职责上来说，高校行政秘书是行政管理层的助手和参谋，是上传下达的纽带和窗口。

高校行政秘书的工作主要包括以下几个方面：（1）文书工作。年度工作计划、工作总结、通知文件、申请报告等的草拟、审校；会议记录与会议纪要的整理；公文传送和信息资料的保存；文件的归档，档案资料的登记和保管等；（2）协调沟通工作。联系行政管理层与教职工，学校各职能部门，承担公关、接待和外联事务等，督促各项工作计划、制度实施落实；（3）人事工作。协助组织考核、职称评定、引进人才等，根据行政管理层要求，协助编制岗位设置、人才招聘、员工培训等计划；（4）日常工作，协助院系行政管理层督促各项工作计划、制度实施落实；管理办公设施、办公用品；函电文件处理；信息资料的收发、整理及利用；会议安排，会务筹备；处理突发事件、紧急事件等。

行政秘书面临的工作繁杂、信息量大，信息时代的到来，使得秘书人员工作时选择与查询信息的渠道大大增加，筛选信息的困难也加大了，工作变得空前复杂，这就要求行政秘书结合实际，努力提高自身的素质[2]。

二、网络时代高校行政秘书工作面临的挑战

传统的秘书工作特点是以处理书面信息为主要内容，以书面操作为主要方式。随着电脑、网络的普及，各高校正努力地实现办公自动化、现代化，信息收集、利用、反馈的过程运用网络来执行，作为领导的参谋、助手，行政秘书所面对的信息工作内容更丰富，秘书信息工作的地位日益突出，文秘人员原有的工作、生活、思维方式及教育、管理、决策等活动都面临重大挑战。

（一）信息工作复杂化。传统的信息工作以文件、书籍、报刊、记录、简报等书面形式的资料为主。随着计算机的普及，新兴电子信息如各种电子图书、电子期刊、光盘文献、磁盘和光盘数据库、多媒体资料，也成为现代秘书搜集信息的重要来源。同时，网络的出现使得信息源由传统的印刷型向网络型过渡，现代信息无论从时间到空间，从质量到数量，从搜索到传递，规模都是空前巨大的。

（二）纵向信息传递存在障碍。高校行政管理中，传统的金字塔形的行政管理机构依然存在，层级制的限制依然存在，行政秘书“越级汇报”仍旧被视为违反了学校的规章制度，但是由于网络环境下信息的自由传播，因此出现两种类型的并存的现象，因而也无法减少或阻止领导向行政秘书下行传播在工作指示和决策上的失效[3]。

（三）媒介使用不均衡，缺乏有效的规范。在上传下达的过程中，有的喜欢通过电话、有的喜欢通过手机短信、有的喜欢通过电子邮件、有的喜欢通过QQ或MSN，群体传播有时通过网络发布通知、有时通过下达红头文件、有时通过电话传达等等，纷繁复杂，不同的领导、不同的单位有不同的媒介使用习惯，传播媒介的随意使用不利于行政秘书对信息的理解，传达效果不一，不利于提高行政秘书的工作效率。

三、高校行政秘书信息化素质的提升

信息技术日新月异，行政秘书只有不断学习信息科学知识，不断提高计算机操作水平和网络技术能力，才能跟上时代的步伐，使秘书工作卓有成效。

（一）转变观念、创新思想。高校的行政秘书必须用科学发展观来武装自己的头脑，转变传统观念，主动掌握运用网络技术手段和方法，要对网络环境下自己在组织中的角色以及自己在组织中所发挥的作用进行重新认识。培养对信息敏锐的感受力、持久的注意力和对信息价值的洞察力、判断力，具有强烈的网络信息化意识，积极主动地挖掘、搜集、利用有利于领导决策和秘书工作开展的各种信息，有效利用网络是秘书人员提高工作效率的重要保证。

（二）营造良好的网络环境，提高运用信息工具的技能。应努力改善高校行政秘书的网络硬件条件，通过信息技能的教育和训练，使其能够不断获取新知识、新信息，结合行政手段和刺激机制，鼓励秘书自身信息化素质的提升。高校行政秘书一方面要全面掌握网络技术。另一方面要熟练运用基本的软件，如熟练操作Office办公自动化软件，包括文字处理工具、多媒体工具、网页制作工具等；习惯运用E-mail的传送管理，远程信息查询，上传与下载等。只有熟练掌握这些技能，才可能迅速抓住所需要的信息，更好地做好本职工作。

（三）强化准确处理信息的能力。科学化决策要求信息质量更优化，高校行政秘书要具有能够根据工作任务发现和捕捉信息，搜集、整理信息的能力。从大量零散的看上去带有偶然性、苗头性、动态性的信息中，捕捉到必然性、倾向性、规律性的东西。努力培养高校行政秘书的筛选、鉴别、综合利用和输出信息的能力，使得能够从丰富的信息中选择和鉴别自己所需要的信息，将有效传递有用信息给他人。

（四）建立适应网络环境下高校行政管理的规章制度。有必要在保留传统媒介的基础上，建立有关制度以要求、指导高校行政秘书更多地使用基于网络技术的各种媒介开展管理工作[4]。例如办公信息网络、电子政务(OA)系统、教学管理系统、学生管理系统、校园卡管理系统等信息系统使用的规章制度，使得网络环境下的高校行政管理实现规范化、标准化以及程序化。

四、探索构建高校行政秘书网络同侪互助平台

同侪互助是指具有相等或类似身份和等级，来自于相同或相似背景并追求相同或相似目标的社会群体间通过多种多样的手段和方法进行对话、互动和合作，以促进个人、组织共同进步和发展的途径[5]。创设高校行政管理人员专业化发展的新的环境，探索构建高校行政秘书网络同侪互助平台为提高工作效率提供一些新的视角。

网络互助学习群体在运作时主要包含：一是在完成相关职能部门分配的工作任务或平时工作中遇到问题时，通过实时和非实时的交流与互动进行现实或虚拟人际网络求助，或者就某一管理领域的问题自发组织研讨活动；二是据不同的工作内容、兴趣等形成数个互助社群，通过分享观点和共同讨论，并通过与求助者的交流，通过选择不同的传递形式提供适当的管理资源与实施策略、进行协作；三是根据帮助建议或评价意见解决实际的工作问题，改进工作方式，进行自我反思，并将收获共享。通过促进网络环境下的同侪互助活动，有效挖掘人际交往和非正式学习的作用。

目前，在高校行政管理人员中应用比较明显的QQ群便是一个明显的例证，如高校内行政秘书或职能部门群，开展一些通知发布、就某一问题进行讨论、网上咨询等等，这些都是利用现代化信息技术来进行合作互助的方式，但这些较分散的、自发，可以通过一定的组织形式，制度规范，使这些合作互助形式得以有效运用、使之功能最大化。

五、结语

随着信息化和网络化的发展，高校行政秘书的工作面临着挑战，同时也迎来了提高工作效率和素质提升的新机遇。高校行政秘书应正视网络环境下的新问题，增加知识面、创新思想观念，熟练掌握运用网络技术。保持对新事物特殊的感受力和浓厚的兴趣，以追求卓越的良好精神状态，争取成为高效率复合型的行政秘书人才。

[1]饶舒, 刘睿, 饶良辉.高校行政秘书岗位之体析[J]. 科技信息.2009, (12) .

[2]宋立. 关于转型发展期高校行政秘书工作的思考[J]. 秘书工作.2009, (04) .

[3]朱润晔.提高二级学院办公室工作水平的思考[J].高教与经济.2009, (01) .

[4]杨帆. 提高高校行政秘书人员信息素质的对策[J].科技情报开发与经济. 2009, (08)

[5]阮高峰, 林叶郁.同侪辅助学习模式及网络互助学习群体构建实践[J].中国电化教育, 2006, (11)

10.3969/j.issn.1001-8972.2010.16.094

孙也（1985-），女，吉林省柳河县人，实习研究员，北京航空航天大学化学与环境学院党务秘书。