基层计划生育档案现代化管理模式的探索

刘玉琦

基层计划生育档案现代化管理模式的探索

刘玉琦

基层计划生育档案质量管理是评价计划生育工作管理水平的一个重要指标。随着计划生育工作深入发展和依法行政深入人心,计划生育档案质量管理的重要性也越来越引起人们的重视。同时,基层计划生育档案管理暴露出的深层次问题也不断地凸显出来,面临着许多亟待解决的问题,诸如随着计划生育档案数量越来越多,数量庞大的档案给保管和利用带来困难,管理方法手段的落后、专业人员新知识的匮乏都直接影响计划生育档案管理的质量。在新形势下,如何积极适应现代计划生育档案管理的需要,探索新型和规范化的档案管理模式,已经摆在基层计划生育管理者的面前。通过探索我们认识到,只有提高认识,加强档案管理专业队伍建设,健全制度,全面引入现代化的管理方式,才能实现计划生育档案管理现代化和规范化,从而有效地解决基层计划生育档案管理中出现的一系列新问题。

一、管理意识现代化

基层计划生育档案管理工作关系到千家万户,也关系我国计划生育基层工作中一手档案资料的完整性和准确性。因此,要求管理人员既要有高度的法制观念、工作责任感,良好的职业道德,认真负责的工作态度,又要有扎实的计划生育档案管理专业理论知识和技能,尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理计划生育档案的基本技能。为此,栖霞市建立了人口计生网站,并以举办“全市档案业务指导人员培训班”为契机,贴近基础工作实际,围绕“档案资源建设、如何做好基层单位档案管理工作、社区和民生档案问题”等,采取现场教学、经验交流、发放学习光碟、课后网络学习、定期技能竞赛、业务评比等形式,先后对服务站及各乡镇的基层档案业务人员进行培训和强化学习,共计200余人次,有效提高了他们现代化管理的意识,取得了良好的效果。

二、资源利用现代化

通过信息系统加工和计算机网络的传输,实现计划生育档案资源的合理配置与有效开发利用,实现了计划生育档案信息资源的社会共享。栖霞市现有人口68万,城镇已婚育龄妇女3万人,农村已婚育龄妇女11万人。以市计划生育服务站为依托,建立计划生育档案信息资源,通过数字化、网络化技术手段建立起各类规范化、标准化、可共享的数据库,包括放(取)宫内节育器、流(引)产、植(取)皮埋、育龄妇女生殖健康检查等共7类约1万余例。专职计划生育档案管理人员与各部门信息员经常联系,加强对平时收集工作的检查和指导,做到随时收集和定期收集相结合,尽最大可能防止和减少文件资料的流失。不仅拓宽了计划生育档案的收集范围,还丰富了室藏,促进了收集工作的开展。广大育龄妇女可通过互联网登陆和全文检索技术,很方便地查询到自己的信息。同时实现档案信息资源的共享,提供了快捷高效服务。

三、管理技能现代化

计划生育档案管理数字化、信息化是信息社会对计划生育档案工作的新要求,也是基层计划生育档案管理发展的必然方向。基层计划生育档案管理采用现代化的计算机技术,可以系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、汇集统计等工作,使文件的形成、运行、转换等各个环节与自动化办公衔接起来,这种现代化科技手段和先进的操作管理技术,迫切需要基层计划生育档案管理工作者去掌握和运用。我们认为计划生育档案管理工作者要结合自己的岗位工作,在提高业务素质的同时,特别要注重计算机知识、信息技术的学习和掌握,努力使自己成为具备信息技术和网络技术的综合型计划生育档案管理人才。栖霞市人口计生部门在档案工作中加强了与市计算机培训中心的联系,每年对下属部门计划生育档案管理员进行技能培训,结合理论考核,全面提高了重点培养的17名计生档案管理员的现代管理能力和水平。

四、管理工具现代化

基层计划生育档案的整理工作繁琐,重复劳动多,劳动强度大,要求高。我们体会到,利用计算机等现代化手段整理计划生育档案,可以收到事半功倍的效果。如栖霞市计划生育服务站年均医疗文书案卷6 000余件,我们将医疗文书分为三大类别进行管理:一是计划生育技术服务类文书,包括放(取)宫内节育器、流(引)产、药物流产、植(取)皮埋、育龄妇女生殖健康检查等;二是行政审批类文书,涉及再生育、节育手术并发症、中期妊娠终止术等;三是社会医疗服务类文书,包括合作医疗、医疗保险、各医疗科室的病历。工作中利用计算机模拟人工立卷,然后按类别将所属条目的内容打印出来,用于替代过去以“卷”为单位时案卷目录这一检索工具,也可按文件形成的先后顺序排列打印,既降低了人为因素在文件归档工作中的影响,又发挥了计算机的管理优势,减少了手工操作,提高了工作效率。

通过对现代化基层计划生育档案管理模式和方法的探索,我市计划生育档案管理质量明显提高。在此基础上,又通过进一步健全和细化档案管理制度,改变了过去档案内容不全、管理不规范、管理手段落后、缺乏专业队伍建设的被动落后局面,提高了计划生育档案的完整性、准确性和权威性,使用率也大大提高,为我市计划生育工作的健康快速发展提供了支持和见证。

[责任编辑:裴开颜]

2010-08-11

作者:刘玉琦 山东省栖霞市计划生育服务站(265300)