加强医疗设备档案管理提高设备的使用效益

刘伟

青岛大学医学院附属医院 国有资产管理科，山东 青岛 266003

设备档案的管理与使用是相辅相成的。建档的目的是利用,而利用的好坏,决定了设备的运行质量管理水平。随着医学科学技术的迅速发展,大批高、精、尖医疗设备越来越多地进入医疗卫生机构,如何建立规范的设备档案,加强仪器设备的使用管理, 提高设备使用效益,已经成为医院管理者迫切需要解决的课题。

1 医疗设备档案的重要性

⑴ 医院在购置大中型医疗设备时,设备档案作为重要的第一手资料,可为领导和专家提供及时准确的全方位的数据信息。这些信息资料是设备引进的有力证据,为医院制定设备购置计划、调整布局、宏观调控做好预测服务,避免重复购置及高成本投入,低效率使用造成的医疗设备资源的浪费。

⑵ 建立医疗设备档案是设备维修、检修和管理的必备条件，是临床医生和维修工程师工作的有力助手。它能为设备的使用和维修、保养提供有关资料及准确的数据，为提高设备使用率起到重要的作用。

⑶ 追踪医疗设备档案中定期和不定期检查设备的应用质量、运行状况和检测维修情况，可以最大限度地发挥医疗设备档案在医疗服务中的积极作用，为医院的发展建设提供服务。

2 加强医疗设备档案管理的对策与建议

目前，部分医院存在医疗设备管理人员专业素质低、硬件条件差、管理手段落后等问题，影响了设备档案的开发和利用。鉴于此，建议从以下几个方面加大对设备档案的管理力度。

2.1 提高思想认识

加强档案知识宣传，提高医疗技术人员对设备档案知识的认识程度。通过对医务人员宣传档案方面的知识，使医疗技术人员进一步了解设备档案的范围、类别以及为社会提供服务的途径，在设备使用过程中，注重档案资源潜在的知识价值和原始资料的积累与保存。

2.2 强化归档意识，建立健全设备档案管理制度

2.2.1 制度化管理。制度建设是做好档案工作的有力保障，建立并完善设备档案的收集制度，以确保档案的完整移交。建立并完善设备档案的保管制度，不断提高保管水平，使设备档案处于最佳保管状态，便于随时开展有效的服务。建立并完善设备档案的借阅与使用权限制度，严格控制设备档案的查阅，严禁非技术人员未经允许查阅设备档案，加强设备档案的安全性和保密性。

2.2.2 标准化管理。设备档案管理正在纳入医疗质量目标管理制度中，从档案的收集、整理到最后的归档、输入计算机，有一整套严格的管理程序，其内容分类、编号及案卷目录、卷内目录的书写应符合档案局对设备档案要求的规定及标准，做到条理清楚、目标明确、保存完整，为今后的提供利用打下良好的基础。

2.2.3 现代化管理。随着现代信息技术及网络技术的快速发展， 档案部门需要不断更新技术和设备才能满足社会发展的需要， 同时档案人员也必须不断提高专业技能和专业素质，逐步提高医疗设备档案的管理水平。通过互联网建立统一的医疗设备档案数据库，实现资源整合和共享，便于医疗设备使用效益的分析，充分发挥档案的潜在价值，为有效应对突发事件和紧急事件提供信息保障，为医疗工作提供高效、优质、快速的服务。

2.3 将设备档案的管理纳入医疗质量目标管理

设备档案应纳入医院的医疗质量目标管理，建立健全专兼职档案人员目标管理体系。目前，我院设有档案管理委员会，由主管领导和有关科室负责人组成，综合档案室下设设备档案分室及兼职档案人员，建立科学的、完整的档案管理网络。

在实际工作中，专职档案人员定期对设备档案工作进行督查指导、业务培训；从购置仪器立项到仪器运营，不同阶段有不同的收集内容；明确分工、落实到人、发现问题及时纠正；要求相关人员积极配合档案人员做好设备档案材料的收集、整理、分类等工作；掌握仪器购置进展过程中所形成的原始记录及随机材料，避免材料的缺失。

3 充分利用设备档案，提高设备的使用效益

仪器、设备的档案管理不是那种收集保管资料的狭隘观念,而是一项包涵着科学管理的活动。它是利用设备档案,采用一系列特殊措施,使仪器设备达到技术指标,正常运行,获取最高效益。

3.1 设备资源共享，发挥优质效能

设备经济效益指标是医院对科室经济考核组成部分,根据统计情况及时地调整核算指标,调整管理工作的重心和方向。对使用率不高,多余的设备进行调整,使设备的分配趋于合理化,使医院有限的资金合理运用。医院各科室常用医疗设备配置，一直是一个不明确的问题。为了保障医疗安全的要求和科室成本核算要求，目前各科室配置一一齐全。但是也存在设备使用效率较低和设备经济较差的问题。如我院成立呼吸机管理中心，就较好地解决了全院呼吸机的使用效益和经济效益的问题。下一步我院准备继续扩大呼吸机管理中心的运做范围，把监护仪、微量注射泵等急救设备归纳到其管理之下，减少设备购置，提高设备使用率。

以前我院手术科室特别是腹腔设备的管理也存在资源共享不充分的问题。外科各科室共有的胸腔镜、腹腔镜、关节镜、宫腔镜等内窥镜11套之多，全院平均腹腔手术每科不足10例，这样医疗设备大半时间闲置。对此我院将此类设备的主机统一调配至手术室管理，收入按比例分成，把各外科科室能共用的医疗设备，像手术室中的无影灯一样充分利用起来。

3.2 加强设备维护和质控管理，减少维修费用支出

医疗设备状态的好坏，直接影响了诊断和治疗的效果，影响医院的声誉和经济收入，而设备档案技术资料又是专业维修工作的重要保障。现代医疗设备以计算机为代表,具有高科技、高精密度和复杂性, 因此依据技术资料,专业人员才可以充分发挥才能, 解决众多设备“疑难疾病”。这就要求我们设备档案管理人员必须有强烈的职业精神，为临床一线和为病人服务意识以及精通的业务知识，保证每台设备资料及时完整归档，既确保医疗设备的安全、可靠运行，同时又降低医院的维修支出。

医疗设备迅发展的同时,它的故障也越来越复杂,在具备先进检修设备和工程技术力量的基础上,设备技术资料的全面支持是必不可少的,医疗设备档案有效地提供了这种支持。设备从安装到报废,根据档案运行资料,及时地跟踪其使用和维修情况,掌握机器运行动态,考核机器运行质量与使用期限,为设备和设备部件更新换代提供质量依据。

对于一些使用年限已到，性能变差，重、大部件费用支出过高即定为没有使用价值的，可同时办理正常报废手续；对于一些设备已到使用年限，但是机器性能正常，使用效果良好，用相关质量控制仪器测试参数正常，可以继续使用，但需要加强对设备定期质控测试看是否正常；设备已达使用年限，但通过更换配件或设备升级后，仍然具有一定的使用价值则需经过财务成本核算、效益分析后确定能否正常使用。

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