浅析如何加强医院收费票据的管理

邓小妹

(福建医科大学附属第一医院 福建福州 350005)

1 存在的问题

1.1 不相容岗位未分离

据不完统计,有些医院未设票据管理员和审核员,票据管理员负责票据的领购、保管、发放、监督回收整个过程,未体现不相容岗位相分离原则;有些未制定岗位职责,造成票据管理职责不明,内控管理工作不严,存在医院票据安全的隐患。

1.2 票据管理制度不健全

表现在医院未制定票据管理办法,没有做到由财务部门统一管理,有些票据管理员将购入和收回票据随意存放,发生霉变,存根联遗失;有些收费员责任心不强,离开岗位时,未及时收存票据,已使用票据未及时上交,未经相关科室负责人同意,随意作废、冲销票据等不规范现象时有发生。

1.3 监督力量薄弱

表现在有些单位对票据收发频繁、工作量大、管理难度大,监督检查需耗费大量资源时,往往不重视审核或采取抽查审核,没有相应监督方法。

1.4 未把好“源头”控制关和内部牵制

票据管理员未持有相关准购证和介绍信,单独向财税部门领购,票据种类和数量,在票据购(印)、核销过程中记录不全,无相互牵制,相互制约。

2 建议

2.1 加强岗位权限设置、明确职责

权限的设置应体现不相容岗位相分离原则,每个人不能单独操作,票据的领购、保管、发放、使用、审核、收回的全过程。每个事项必须由两个或两个以上人员相互制约。为保证业务的需要,票据管理员应根据票据使用情况及时购入票据并做好购入登记和妥善保管;同时根据电脑记录各收费员票据库存量、使用量合理确定领用量,并登记领用时间、票据起止号、数量、领用人签名等;收费员应根据自身业务量的需求领用票据,认真保管并按领用时间和编号使用票据,杜绝跳号使用票据,已用完的票据存根应按编号及时上缴;票据审核员应对医院相关收款票据逐张审核并签名以示负责并做好审核登记报表,审核结果要及时反馈、发现问题应及时汇报。

2.2 健全票据管理制度、明确考核管理

医院应根据《票据法》有关规定,结合医院具体业务,制定一套票据管理制度,做到有制度可依,有制度必依,违反制度必究。

(1)医院各类票据由财务科统一管理,明确各类票据使用范围,只能由经授权的人员领用。

(2)收费票据的购买、印刷、保管、领用、核销、遗失处理及归档必须符合收费票据和会计档案管理的规定。

(3)票据管理员根据票据购买先后顺序,按先进先出正确发放各种票据,同时做好电脑系统收费票据的起止号录入;各操作员根据自身业务量做好票据由本人领用签名、按规定使用、锁箱保存、及时上缴。打印票据时应注意与电脑核对当前票据号,以防使用错号。

(4)对作废和冲销票据未收回,随意作废和冲销或作废、冲销票据与电脑记录不符,票据遗失,存根遗失等情况应登报声明,并与奖惩制度挂钩,作为年终总结的一项考核指标。

(5)外单位或个人复印已使用票据存根,应出具相关证明,票据审核员方可办理复印并做好登记工作。

2.3 加强票据审核力度、有效实行监督办法

为确保医院收取的各种款项及时入账,医院各项收入的完整性,医院应安排专人负责票据审核,票据审核员负责对操作员使用收款票据的各种状态进行核对。

(1)每月初对出纳的往来和行政事业性票据的存根,逐张与记账凭证或财务软件的记账凭证记载的数据进行核对;作废票据一式三联是否齐全和加盖作废章。

(2)对门诊、住院收费票据审核时,借助医院信息系统,根据票据存根联逐张进行核对,审核中发现有跳号、作废、冲销时应查明原因,作废、冲销必须附有相关科主任和护士长说明原因并签名,作废票据的各联、冲销票据的原件是否保存齐全,手续是否完备,是否及时附到整本票据存根联中。

(3)票据审核员根据审核已收回的票据存根联,每月定期与收费员结账日报表总金额进行核对,核对每日报表的收款票据号是否衔接、系统有无漏统计、有无单机使用现象;并与财务科核对日结账报表已上缴金额和月末未结金额。

(4)对门诊信息系统故障启动应急方案时,应加强手工票据监督,票据的书写应清晰、工整、规范,编制手工收入日报表,做到表款相符,确保收款票据所收取的金额完整上缴医院账户。

票据审核员对已审核的票据应对电脑上进行审核销号和登记;对票据管理员购、领、存登记表与审核登记报表进行核对,并与库存票据进检查,以确保账实相符[1]。

2.4 做好源头控制和内部牵制

收费票据的购置环节是源头,从源头第一关实行票据控制,应由票据管理员同除审核员以外的财务人员前往购买,并做好票据购买记录;不相容职务的分离是内部牵制,从横向角度看,票据管理员购置、库存保管、发放登记,收费员票据使用质量,均受票据审核员监督检察;从纵向角度看,操作员票据使用状态(已使用、未使用、正使用)须受票据管理员的牵制,根据操作员的业务量做好票据发放手续。在不相容职务上,监督、牵制以确保票据记录、使用情况正确无误的一种内部控制制度。

加强医院收费票据管理,可以防止医院经营收入不正当流失,有利于票据管理工作规范化、制度化,进一步提高票据管理水平和保证资金安全都起到了促进作用。

[1]李精钟.医院票据管理存在的问题及建议[J].卫生经济经究,2007(11):53.