浅谈企业档案工作的社会效益

于　涛

[摘 要] 本文从目前档案工作效益观存在片面追求档案工作的经济效益和局部效益出发,提出了要树立档案工作的全面效益观,就要全面考察档案工作的“投入”与“产出”关系;要把经济效益和社会效益结合起来;局部效益和整体效益结合起来;现实效益和长远效益结合起来。

[关键词] 焊管行业;档案工作;效益观

人类所进行的一切活动,都存在一个劳动消耗和劳动成果的关系问题,即效益问题。在不同的社会发展阶段,由于生产力的发展水平,社会分工的复杂程度以及经济制度和经济体制的不同,因而也就存在着不同的档案工作效益观。

一、目前档案工作效益观存在的问题

当前,档案工作效益观的问题主要表面在以下两个方面:

1、片面追求档案工作的经济效益

片面追求档案工作经济效益的主要表现之一,就是服务中的错位。近年来,人们十分强调档案工作要为经济建设服务,并提出“经济建设发展到哪里,档案工作就延伸到哪里。”这本是无可非议的,但令人关注的是在这个过程中出现的错位现象,过分强调和重视为经济建设服务,从而弱化和轻视为其它各项工作服务,这点显然与档案工作服务社会的宗旨不相等,档案工作服务社会的内容和范围是十分广泛的,它不仅要为经济建设服务,还要为社会政治、科学、文化、教育等方方面面服务。

2、片面追求档案工作的局部效益

在市场经济条件下,人们习惯于从某一部门本身的收益情况来衡量该部门的工作成绩的大小与社会地位的高低,这种衡量标准对于全方位参与市场竞争的营利性部门来说是完全适用的,但把这种衡量标准不恰当地移到档案部门和档案工作的评估上就行不通了,甚至会把档案工作引入歧途,档案工作衡量有服务性、公益性和非营利性,其效益只能在服务社会的过程中来实现,因此这种效益不可能直接体现于档案部门,而是包含在广大利用者的收益当中。

二、树立档案工作的全面效益观

在市场经济条件下,档案工作必然会比过去任何时候都更要追求高效益,但我们所追求的不应是受市场经济负面影响的那种片面效益,而应是一种受市场经济积极引导并能体现档案工作特点的全面效益。

1、全面考察档案工作的“投入”与“产出”关系

市场经济有一条基本规律,就是要求人们无论做什么事情,都要计成本,算得失。因此,档案工作者要适应市场经济的新环境,首先就要实现从单纯的档案效益观到档案工作效益观的转变。

长期以来,人们多从档案的价值和作用的角度去谈论档案的效益,而真正从投入和产出的比较关系来谈论档案工作效益者较为少见,这是导致档案工作只着眼于档案本身而不计较成本消耗和利用收益的一个重要思想根源,它的集中表现就是“重藏轻用”。现在,我们要从比较的角度来考察档案工作的效益问题,强调档案的有用性与档案工作的“盈利”性相统一,即重藏又重用,并且讲求从收集到利用的整个档案工作过程的高效益,应该说:这种效益观是符合档案和档案工作规律的,就是符合市场经济的原则精神的。

2、档案工作要把经济效益和社会效益结合起来

档案工作的服务内容和范围是非常广泛的,档案工作的效益也是多方面的,档案部门为社会提供档案服务,既可使其获得一定的经济效益,也可解决社会问题,促进社会进步起重要作用,具有社会效益。如:宝鸡石油钢管公司为纪念焊管建业五十周年庆典活动,编著了“辉煌五十年”一书。编写过程从档案室调阅了50年来2100卷的文秘档案,从中获得了十分珍贵的资料,了解到焊管发展的过程,将有力的支持编著工作。体现了档案管理工作为焊管事业的发展做出了应有的贡献。因此,任何片面地追求一种效益而忽视另一种效益的倾向都是欠妥的。

为了使档案工作的经济效益和社会效益在整体上达到有机的统一,经济部门的档案工作和其他部门的档案工作应同样受到重视,不能因为搞市场经济就重视经济部门的档案工作而另眼看待其他部门的档案工作。另外,档案服务要做到全面,尽可能地做到一视同仁,当然,在某个历史阶段为经济建设服务可以成为档案服务的重点或中心,但是这毕竟只是档案服务诸多内容中的一项,档案工作还要为社会政治、文化、科技、教育等各个方面服务。从经济建设需要有稳定的政治环境、经济发展需要依靠科技进行和提高劳动者素质的角度来讲,档案部门为政治、科技和教育服务的重要性,并不亚于直接为经济建设服务。

再从档案工作经济效益的特点来看,它与其它工作的经济效益有所不同,它只能在档案部门服务社会的过程中来实现。这表明,档案工作的经济效益,包含于社会效益当中,是一种社会性的经济效益,正因为如此,我们应该从社会的高度来重视和考察档案工作的经济效益,而不应用狭隘的纯经济的观点去看待它,从某种意义上说,讲求社会效益是档案工作经济效益的题中之义。

3、档案工作要把局部效益和整体效益结合起来。

档案工作的局部效益应该是指档案部门为具体的服务对象提供档案服务而使之获得的效益,由于在档案服务对象当中,既有重点,也是一般,既有“常客”,也有“稀客”,因此,档案部门多为一些重点的“常客”着想是允许的,讲求档案工作的局部效益,应多从这方面做文章,因为这种局部效益是构成整体效益的基础,但说到底,局部效益必须服从整体效益。

档案工作的整体效益,主要是通过“先入为主”和区别轻重缓急相结合这一服务原则来体现的,档案工作在通常的情况下对档案利用者基本上奉行一视同仁的原则,按次序提供档案服务,但在必要的时候也应有轻重缓急之分,即要先考虑需要者和发挥效益明显较大者。如东北输油管线“八三”会战期间,会战指挥部下达指令由宝鸡石油钢管厂承担东北三省紧急上建五套螺旋焊管生产线的“工艺设计”、“工序设备设计”、“工厂设计”的任务。设计人员在档案室大力配合下,将库管的技术文献全部提供给设计人员参阅,档案阅读室成了设计室,这些举动充分促进了焊管事业的发展。只有明确了整体效益原则,人们才能抛弃那种一味纠缠档案部门的收益情况和拘泥于本部门或本人的得益情况来评价档案工作的片面观点,去追求档案工作的整体效益。

4、档案工作要把现实效益和长远效益结合起来。

档案工作是一项造福子孙的事业,它既要为现实工作服务,更要面向未来着眼长远,为后代谋利,因为,期盼档案工作充分发挥其现实效益,这是档案部门和社会的共同愿望。

档案工作效益具有滞后性特点,这一特点不会因为现在推行市场经济而改变,因此,我们只能在尊重档案工作的特点和规律的前提下而能动行事,档案工作效益虽然是滞后的,但又是长效的,历史上保存下来的档案今天仍可继续发挥作用,而今天保存的档案将来还会发挥其作用。江泽民同志讲过:“档案工作有它的特点,就是平常不起眼,也不引人注目,但是,一旦当你需要时,如果平时工作没做好,临渴掘井就悔之晚矣!”正因为档案工作有这么一个特点,因此,不克服急于求成的心理,不着眼档案工作的长远效益,就无法正确认识档案工作,对于档案部门来说,平时做好工作是至关重要的,因为只有这样,才能在利用者需要的时候,提供及时而周到的服务,去充分实现其现实效益。

总之,市场经济强调以利益为导向,一切按经济原则办事,这一方面有利于强化档案工作的效益观念,但是另一方面也容易导致片面追求效益的短期功利行为,因此,经济体制多元化的条件下,档案工作不仅要讲求效益,而且要注意克服各种片面的效益观点,讲求全面的效益。

[作者简介]

于涛(1970-)女,助理馆员,档案与文秘专业毕业,从事档案管理工作十余年.